Hapat për të gjetur vendin e ngjarjes së përsosur
Duke supozuar se ju keni identifikuar tashmë llojin e ngjarjes që po planifikoni dhe qëllimin e tij, duhet të konsideroni shumë faktorë të tjerë kur filloni procesin e përzgjedhjes së vendit të ngjarjes.
Në vijim, ky udhërrëfyes do t'ju ndihmojë të udhëheqni përmes hapave në zgjedhjen e hapësirës së përsosur të ngjarjes.
Identifikoni audiencën tuaj të synuar dhe njohni listën tuaj të vizitorëve
Kur planifikoni vendin për një ngjarje, një nga informacionet më të rëndësishme që ju duhet të dini është se kush do të jetë mysafirët tuaj dhe sa shumë prisni të merrni pjesë. Ndërsa lloji i ngjarjes me siguri do të informojë zgjedhjen e vendit, një nga faktorët më të mëdha kufizues për një hapësirë të ngjarjes është kapaciteti i saj. Sigurohuni që të dini së paku një vlerësim të saktë (mund të jetë një varg) i numrit të mysafirëve, pasi kjo do të kufizojë menjëherë opsionin tuaj të vendit. Ju gjithashtu duhet të konsideroni audiencën tuaj. Sigurohuni që vendi të pasqyrojë jo vetëm ngjarjen, por edhe shijet dhe pritjet e mysafirëve.
Identifikoni datat e ngjarjes
Kontrolloni kalendarin tuaj sepse koha do të ndikojë në shumë vendime, duke përfshirë vendndodhjen tuaj të zgjedhur. Pas listës tuaj të ftuar, data e ngjarjes suaj do të jetë faktori tjetër kufizues.
Në varësi të llojit të ngjarjes që po planifikoni, ju mund të gjeni që ose duhet të jeni fleksibil me datën e ngjarjes tuaj për të marrë vendndodhjen që dëshironi ose do të duhet të jeni fleksibël me zgjedhjen tuaj të vendit në mënyrë që të merrni datën që dëshironi. Duhet të filloni planifikimin e vendndodhjes duke e ditur se ku jeni ose klienti janë fleksibël.
Këtu janë disa pyetje që duhen marrë parasysh:
- Kur janë të ftuarit tuaj më të mundshëm në dispozicion për të marrë pjesë në bazë të orareve të tyre?
- Cilat vende kanë hapësira të përshtatshme dhe të disponueshme për ato kohë?
- Kur është koha më e mirë për ekipin tuaj të menaxhimit që ta mbajë ngjarjen?
Llogariteni buxhetin tuaj
Me një buxhet të hapur, kushdo mund të planifikojë një ngjarje të madhe dhe të ketë një zgjedhje të pafund zgjedhjesh për vendin. Por, më shumë se ka gjasa, burimet tuaja financiare janë të kufizuara dhe duhet të jeni të vetëdijshëm që nga fillimi i asaj që kufizimet tuaja financiare janë - edhe nëse buxheti juaj i ngjarjes është i thjeshtë një vlerësim ballpark ose sërë. Një planifikues ngjarje gjithmonë mund të planifikojë një ngjarje të madhe brenda një buxheti të arsyeshëm.
- A ndodhen vendet brenda parametrave të buxhetit tuaj për shpenzimet hapësinore, teknike dhe hoteliere?
- A keni negociuar një normë të favorshme për shërbimet dhe keni demonstruar vlerën e rolit tuaj?
- A keni lejuar fleksibilitetin në buxhetin tuaj në rastet kur shpenzimet e artikullit të linjës tejkalojnë planin?
Qëllimi nga vende të ndryshme
Pasi numrat e listave të mysafirëve dhe datat e mundshme të ngjarjes të ngushtohen, është e rëndësishme të identifikohen vendet ku mund të mbahet ngjarja. Hotelet dhe evenimentet ose qendrat e konferencave janë disa prej hapësirave më të njohura të ngjarjeve për ngjarjet e korporatave dhe pritjet e dasmave, por ato nuk janë opsionet e vetme.
Kjo është një kohë për të qenë krijues në të menduarit tuaj. Konsideroni sa vijon:
- Bazuar në temën e takimit tuaj, cilat tre vende më të mira vijnë në mendje?
- Ku do të ftuarit tuaj të preferojnë të marrin pjesë në këtë takim?
- Cila do të jetë më e përshtatshme për mysafirët tuaj?
- Përpos një hoteli, cilat vende të papritura mund të rrisin normën RSVP?
Gjeni llojin e duhur të hapësirës së ngjarjes
Vendi që zgjidhni duhet të ketë hapësirë të përshtatshme për llojin e ngjarjes që po planifikoni. A do të kërkojë ngjarja juaj një kat valle? Do të keni nevojë për një sistem PA? Po në lidhje me podiumin e një folësi ose ekranin e një projektori? Çfarë lloj instalimi në tryezë keni nevojë? Përveç shqyrtimit të këtyre lloj pyetjesh, këtu janë disa nga pyetjet më të mira të planifikimit të vendit për t'u pyetur:
- A i plotëson vendi i ngjarjes kriteret e veçanta të programit apo ngjarjes suaj?
- A mund të strehojë vendi për prodhimin, argëtimin, A / V, zërin dhe nevojat e tjera teknike?
- A e reflekton gjendja e objektit standardet e larta të organizatës suaj?
Merrni parasysh Shërbimet dhe Kufizimet e Vendndodhjes
Përveç gjetjes së llojit të duhur të hapësirës së ngjarjes, do të doni të shikoni në llojet e shërbimeve të tjera të ofruara nga vendi dhe të vendosni vlerën e tyre në ngjarjen tuaj. Disa vende gjithashtu do të kenë listën e preferuar të shitësve nga të cilat duhet të punoni për të gjetur shitës ose furnizues për shërbime të tjera. Vende të tjera kanë kufizime për dekor ose aspekte të tjera të vetë ngjarjes. Disa pyetje për të kërkuar përfshijnë:
- A ofron kjo vendndodhje mundësi të mira parkimi apo shërbëtor?
- A ofron kjo vendndodhje siguri?
- A ofron këtë vendndodhje shërbime shtesë si furnizim ushqimi, aranzhime me lule, qiratë prej liri dhe tabela etj?
- A ka ky vend një organizim dhe pastrim të ekuipazhit?
- A kufizon kjo vendndodhje me shitësit e tjerë me të cilët punoni?
- A ka ky vend minimumi i ushqimit dhe pijeve?
Merrni parasysh Reputacionin e Vendit
Reputacioni i një vendi për shërbim është kritik. Kjo është shpesh dallimi midis mbajtjes së një ngjarjeje të mirë dhe prodhimit të një ngjarjeje të mrekullueshme. Mënyra se si një vend menaxhon objektet, stafin dhe klientët e tij do të mbahet mend gjithmonë. Për të marrë një kuptim për vlerën e reputacionit të një vendi, shqyrto këto pyetje:
- Cila është qëndrimi i menaxherit të konferencës, menaxherit të hotelierisë apo shefit ekzekutiv?
- A do të trajtojë ju si një klient VIP ose si një nga programet e shumëfishta?
- Sa fleksibilitet është vendi i gatshëm të shtrihet tek ju?
- A kanë dëshmi apo komente në dispozicion?
- A ofron vendi ngjarjet nga ngjarje të ngjashme me tuajën?
Programoni një Vizitë në Vend
Përveç nëse logjistika dhe koha absolutisht e parandalojnë atë, çdo planifikues ngjarje duhet të kryejë një inspektim vendesh para se të kontraktojë ndonjë vendtakim. Fotografitë mund të jenë jashtëzakonisht të dobishme, por ka shumë aspekte që mund të vlerësohen vetëm personalisht. Kërkoni një turne në vend, duke përfshirë çdo gjë nga parkimi në hyrje dhe hapësira e ngjarjes në banjo. Ju do të jetë i kënaqur që keni bërë!
Përfshirja e preferencave të klientit
Në fund të ditës, planifikuesit e ngjarjeve duhet të paraqesin rekomandimet e tyre për vendin tek klienti i tyre (qofshin këta klientë të brendshëm si drejtuesit e kompanisë ose menaxhimi ose klienti i jashtëm) dhe të marrin miratimet. Pyetja e vetme për të pyetur veten në lidhje me klientin gjatë fazës së planifikimit të vendit është a do të pranojë klienti rekomandimet e mia? Për të qenë në gjendje t'i përgjigjeni kësaj pyetjeje me ndonjë besim, duhet të siguroheni që të kuptoni pritjet dhe preferencat e klientit që nga fillimi.