Megjithatë, ndërkohë që planifikimi i ngjarjeve është kritik nëse doni që ngjarja të shkojë pa probleme, gjithashtu doni rezultate nga të gjitha përpjekjet tuaja.
Kjo është arsyeja pse organizata juaj duhet të rekrutojë një "komitet pritës".
Cili është komiteti pritës?
Një "komitet pritës" është i ndryshëm nga një komitet tradicional i planifikimit të ngjarjeve. Në vend të njerëzve që planifikojnë, caktojnë ose krijojnë aktivisht për ngjarjet e ditës ose të mbrëmjes, komiteti pritës është një ekip që përdor rrjetet e tij për të siguruar që ngjarja të jetë një hit. Disa anëtarë të komitetit pritës mund të zgjedhin:
- Inkurajoni miqtë, familjen ose kolegët e tyre për të blerë bileta
- Mblidhni sende të ankandit nga bizneset lokale
- Bëni lidhjet e furnitorëve për çmimet e derës ose për të ngrënë
Natyrisht, ka mënyra të panumërta që një komitet pritës mund t'i bëjë ngjarjet tuaja bamirëse më mirë se kurrë . Mendoni për një komitet pritës si pritës aktual i një partie; dikush që fton mysafirët më të mirë, e di kush të thërrasë për ushqim ose dekor dhe mund t'ju lidhë me njerëz që e bëjnë ngjarjen një sukses të plotë.
Për shkak se një komitet pritës mund të rrisë fondet e marra në një ngjarje ose të marrë më shumë vëmendje nga media, gjetja dhe rekrutimi i individëve të duhur është jetik.
Kush duhet të zgjedhë për komitetin tuaj pritës
Një komision pritës i sinqertë nuk do të përfshijë tregtarët e paguar ose planifikuesit e ngjarjeve. Në vend të kësaj, ata duhet të jenë anëtarë shumë të angazhuar të ekipit tuaj ekzistues, bazës së donatorëve ose vullnetarëve me lidhje dhe gatishmërinë për të arritur.
Komiteti juaj pritës mund të variojë nga vetëm pak njerëz në dhjetëra.
Sa më shumë njerëz në komitetin tuaj, aq më shumë ndikim mund të bëjnë kolektivisht në suksesin e ngjarjes suaj.
Ju mund të gjeni anëtarë të komitetit pritës pothuajse kudo, duke përfshirë:
- Një anëtar i bordit ose kryetar brenda organizatës suaj
- Vullnetarë të cilët janë shumë të angazhuar në komunitet
- Një donator i cili ka lidhje me bizneset lokale
- Një donator ose anëtar i bordit i cili ka kontakte të gjera në donatorin tuaj ideal demografik
- Vullnetarë që njohin shitësit ose pronarët e vendit
- Personale vendore ose kombëtare të cilët shpesh mbrojnë çështjen tuaj
Sapo të keni vendosur individë që dëshironi të bashkoheni me komitetin tuaj pritës; është koha për t'i rekrutuar ato.
Si të Rekrutoni një Komitet Pritës
Kërkoni dhe lidhuni me individë të cilët do të bëjnë anëtarë të shkëlqyeshëm të komitetit pritës. Megjithatë, mos kërko vetëm që dikush të jetë në një komitet pritës. Një ftesë zyrtare është mënyra më e mirë për të rekrutuar anëtarët e komitetit.
Në një ftesë të komitetit pritës, është e rëndësishme të përfshihen:
- Informacione të plota rreth ngjarjes dhe organizatës suaj (data dhe vendndodhja)
- Informacion rreth qëllimit të ngjarjes (mbledhja e fondeve për një shkak të veçantë)
- Shembuj se si një anëtar i komitetit pritës mund të kontribuonte
- Një datë për t'u përgjigjur ose lidhur me ekipin tuaj
- Një "i avancuar" ju falënderoj për t'u bërë të ditur se jeni të ngazëllyer për t'i ftuar ata
- Emri / personi i kontaktit dhe informacionet e kontaktit
Sigurohuni që anëtarët potencialë të dinë se përfshirja e tyre do të njihet dhe vlerësohet dhe se ata mund të bëjnë një ndikim të rëndësishëm duke u bashkuar.
Nëse po pyesni se si të përpiloni ftesën e ftesës së komitetit pritës, ekzistojnë mjaft shembuj në faqet e internetit të tjerë jofitimprurëse. Nëse po kërkoni një model të lehtë për t'u përdorur, kopjoni dhe ngjisni shabllonin më poshtë dhe futni informacionin tuaj në secilën prej kllapave.
[Data]
I dashur [Insert Emri]:
Unë po ju shkruaj t'jua njoftoj për një ngjarje emocionuese që [Emri i Organizatës] po planifikon për [Muajin] në [Fut Qytetin].
Në [Muaj + Viti (nëse ndryshe nga ai aktual)], [Organizata] po sjell [Emri i ngjarjes] në [Qytet] për të rritur ndërgjegjësimin rreth çështjes / problemit social / problem adresave të organizatës suaj dhe për të ndërtuar përkrahje për [ programet / Inicijativa / përpjekjet].
[Shto informata relevante rreth ngjarjes / qëllimit / temës].
Ngjarja do të mbahet në [Qytet] në [Vendndodhje Event (nëse keni)] në [data dhe ora].
[Emri], do të donim ndihmën tënde për ta bërë këtë ngjarje - dhe të tjerët ashtu si ai - një sukses. Nëse dëshironi të jeni pjesë e kësaj ngjarje, si dhe ngjarjet e ardhshme, do të ishim mirënjohës nëse do ta pranonit këtë ftesë zyrtare për të qenë pjesë e komitetit tonë pritës.
Ka disa mënyra të thjeshta për t'u përfshirë:
- Ndani emrin tuaj, ose emrin e organizatës suaj, si anëtar i komitetit tonë pritës
- Fto shokët, miqtë dhe fqinjët për të blerë një [tryezë / biletë] për ngjarjen tonë (s)
- Bashkohu me ne për këtë ngjarje
- [Vendosni kërkesë specifike bazuar në qëndrimin e personit, lidhjet.]
Ne gjithashtu do ta donim atë nëse do ta konsideronit mbajtjen e tavolinës suaj dhe do të ftosh miqtë dhe kolegët në një mbrëmje argëtimi. Mbështetja juaj bujare do të na ndihmojë të përhapim fjalën për [shkak] dhe me të vërtetë të bëjmë një ndikim.
Një anëtar i [Organizatës] do t'ju kontaktojë brenda [Vendos kornizës kohore] për të diskutuar detajet e komitetit tonë pritës dhe për të diskutuar përfshirjen tuaj, nëse jeni të interesuar.
Ne presim me padurim të punojmë me ju për të bërë një sukses në [Emrin e Ngjarjes] dhe në ngjarjet e ardhshme! Faleminderit për konsideratën dhe mbështetjen tuaj bujare.
sinqerisht,
[Emri juaj]
[Pozicioni në Organizatë]
[Emri i Organizatës]
[Numri i kontaktit]
Pasi ta keni rekrutuar komitetin tuaj pritës
Pasi të keni ftuar anëtarët e zgjedhur të komisionit, do të merrni disa letra pranimi ose thirrje. Megjithatë, para se të futeni në detajet e ngjarjes ose çfarë do që dëshironi t'i bëni, planifikoni një takim të shkurtër me komitetin. Pa kërkuar asgjë prej tyre, le ta:
- Njihuni me njëri-tjetrin
- Diskutoni se si ata janë të përfshirë në organizatën tuaj
- Shqyrtoni materialet ose prezantimet në lidhje me çështjen / punën tuaj
- Ide idesh për mënyrën se si do të donin të kontribuonin
Prej atje, ju mund t'i njoftoni ata për qëllimet tuaja për mbledhjen e fondeve, dhe si do t'i dëshironit t'i shihnin ata të punonin së bashku (duke ftuar kontakte ose duke u kërkuar për sendet e ankandit). Ata gjithashtu mund të ndahen në "nën-komisione" nëse keni një grup të madh
Natyrisht, nuk është detyrë e komitetit pritës të planifikojë dhe ekzekutojë ngjarjen tuaj. Një komitet pritës duhet të punojë me vullnetarët tuaj ose me komisionin e planifikimit të ngjarjeve për të shitur bileta, të siguroheni që sponsorizimet e reja të ngjarjes të kërkohen, artikujt e ankandit janë të bollshme dhe se natën do të jetë një hit për të pranishmit.
Duke njohur përpjekjet e komitetit tuaj të pritësit
Kur përfundimi i ngjarjes, anëtarët e komitetit tuaj pritës duhet të jenë disa nga njerëzit e parë që ju falënderoni, si në ngjarje ashtu edhe me një falënderim të shkruar një ditë më pas. Sa më shumë që të angazhoni komitetin tuaj pritës, aq më shumë do të jenë të gatshëm të presin në të ardhmen.
Gjeni njerëzit brenda organizatës ose komunitetit tuaj që mund t'ju ndihmojnë të organizoni ngjarjen tuaj të ardhshme. Ata mund të bëjnë një ndryshim të madh në shumën e parave që ju ngrini dhe programeve që mund të mbështetni.