Një letër e re për mirëpritjen e klientit është një pjesë e vlefshme e blerjes së klientëve të rinj , veçanërisht nëse biznesi juaj është ai që fokusohet në marrëdhëniet personale. Marrja e kohës për të shkruar një letër të re për mirëpritjen e klientit ka disa përfitime, duke përfshirë:
- Tregon klientëve tuaj se e vlerësoni biznesin e tyre
- Zyrtarisht prezanton kompaninë tuaj tek klientët e rinj
- Siguro klientët e rinj se ata kanë marrë vendimin e duhur në zgjedhjen e kompanisë suaj
- Ofron informacione të rëndësishme për kontakt
Ky tutorial hap pas hapi do të kalojë përmes një formati të ri letre të mirëpritur të klientit dhe pjesët që përfshinë, kështu që mund ta përdorni si një shabllon në biznesin tuaj.
01 - Letër me shkrim
Letra e re e mirëpritur e klientit duhet të printohet në letërnjoftimin tuaj të kompanisë, ose të paktën të përfshijë informacionin e kontaktit tuaj.
Duke pasur letërnjoftim profesional me etiketimin e kompanisë suaj është një mënyrë e shkëlqyeshme për të përforcuar markën tuaj përmes letrave tuaja të mirëpritur dhe të gjithë komunikimit të klientit. Por në qoftë se ju nuk keni letër me shkronja për letrën tuaj të re të mirëpritur të klientit, duhet të përfshini:
- Emri i Kompanise
- Adresa e kthimit
- Numër telefoni
- Adresa e emailit
Ju gjithashtu mund të dëshironi të përfshini një numër faksi, faqe interneti të kompanisë dhe çdo metodë tjetër të kontaktit që keni në dispozicion.
02 - Adresa e Data dhe Marrësit
Fillimi i letrës tuaj të re të mirëpritur të klientit duhet të përfshijë datën e letrës dhe adresën postare të marrësit tuaj, të gjithë të shtrirë në të majtë.
Kutia e adresës së marrësit zakonisht duhet të përfshijë:
- Emri i plotë (me prefiks)
- titull
- kompani
- Adresa e postimit
03 - Përshëndetje
Në këtë seksion të letrës tuaj të re të mirëpritur të klientit, ju zakonisht do të përshëndesni marrësin tuaj me emër, e ndjekur nga një zorrë e trashë.
Nëse e përshëndetni marrësin me emrin e tij ose të saj (dmth., Jane), ose më shumë formalisht, një prefiks dhe mbiemri (dmth., I dashur znj. Doe), do të varet nga marrëdhënia juaj me klientin.
04 - Mesazhi i Mirëseardhjes
Dënimi i hapjes së një letre të re të mirëseardhjes së konsumatorit vjen pas përshëndetjes, dhe duhet të përfshijë një mesazh të mirëpritur tek klienti.
Këtu është një shembull i një fjalie hyrëse në një letër të re mirëpritjeje të klientit:
"Në emër të të gjithë stafit Smith Consulting, do të doja të përfitoj nga ky rast për t'ju mirëpritur si klient i ri. Ne jemi të kënaqur që kemi me ju."
05 - Hyrje në Kompani
Trupi i letrës tuaj të re të mirëpritur të klientit duhet të përfshijë një hyrje në kompaninë tuaj, si dhe përsëritje të aftësive tuaja.
Këtu është një shembull i një prezantimi të kompanisë:
"Në Smith Consulting, ne jemi krenar duke u ofruar klientëve tanë shërbim të përgjegjshëm, kompetent dhe të shkëlqyeshëm. Konsumatorët tanë janë pjesa më e rëndësishme e biznesit tonë dhe ne punojmë pa u lodhur për të siguruar kënaqësinë tuaj të plotë, tani dhe për aq kohë sa jeni klient . "
Në këtë seksion, ju gjithashtu do të donit të prezantoheni, dhe le të kuptojë klienti se çfarë roli do të luani në marrëdhëniet e tij me kompaninë tuaj.
Këtu është një shembull i një prezantimi personal:
"Gjithashtu jam i lumtur t'ju informoj se unë do të jem pika juaj kryesore e kontaktit në kompani dhe ju inkurajoj që të kontaktoni në çdo kohë me pyetjet, komentet dhe reagimet tuaja".
06 - Informacioni i Kontaktit
Një nga pjesët më të rëndësishme të një letre të re të mirëpritur të klientit është seksioni që përfshin metoda të ndryshme të kontaktimit me ju, të gjitha në një vend. Ky seksion i letrës tuaj të mirëseardhjes duhet të tregojë qartë se si dhe kur klienti juaj mund të kontaktojë me ju kur ai ose ajo ka pyetje apo çështje të tjera.
07 - Siguri
Kjo pjesë e fundit e letrës tuaj të re të mirëpritur të klientit duhet të falënderoj përsëri konsumatorin për biznesin e tij ose të saj, pastaj të përforconi se jeni të lumtur t'i mirëprisni si klient dhe të jeni gati për të bërë atë që duhet për t'u siguruar që ata janë të kënaqur.
Ideja është që të mbyllni letrën me një shënim pozitiv dhe ta lini klientin tuaj të re të ndjehet mirëpritur, vlerësuar dhe i rëndësishëm.
Këtu është një shembull i fjalisë së fundit të letrës tuaj të re të mirëpritur të klientit:
"Jane, faleminderit përsëri për dhënien e besimit Smith Consulting me nevojat tuaja më të rëndësishme të biznesit. Ne jemi të nderuar që t'ju shërbejmë".
08 - Mbyllja
Mbyllja e letrës së re të mirëpritur të klientit përfshin një mirënjohje (sinqerisht, përshëndetje, mirëdashje, të vërtetën tuaj etj.), Nënshkrimin tuaj të shkruar, emrin dhe titullin tuaj.
Është e rëndësishme të përfshini gjithmonë nënshkrimin tuaj aktual dhe jo një nënshkrim të kompjuterizuar për të personalizuar letrën. Nënshkrimi juaj duhet të shkojë në mes të faljes dhe emrit tënd, kështu që do të dëshironi të lini atje disa hapësira shtesë.