Aplikoni për një Numër të Identifikimit të Punëdhënësit (EIN)
EIN juaj është një numër unik i caktuar posaçërisht për biznesin tuaj për qëllime IRS. Ky numër identifikon biznesin tuaj kur raporton informacion mbi punonjësit tuaj në agjencitë federale dhe shtetërore. Shembuj të këtij informacioni përfshijnë të ardhurat totale dhe taksat e paguara në emër të tyre. Ju mund të dëgjoni EIN referuar si një formular SS-4 ose një ID Tax - këto janë të njëjta me EIN.
Aplikoni për EIN tuaj përmes IRS drejtpërdrejt. Mënyra më e përshtatshme për të përfunduar këtë transaksion është nëpërmjet një aplikacioni online. Megjithatë, aplikacionet gjithashtu pranohen me faks dhe postë.
Kontrolloni Shtetin dhe Rregulloret Lokale për Kërkesa Shtesë EIN
Megjithëse shumë shtete dhe lokalitete pranojnë EIN tuaj federal për identifikim, disa kërkojnë numra të veçantë për qëllime tatimore. Shembujt përfshijnë New York, Massachusetts dhe Karolinën e Jugut. Ju mund të përcaktoni rregulloret e qytetit tuaj dhe / ose shteteve duke vizituar faqen e internetit të biznesit të vogël të shtetit përkatës.
Kuptojnë Diferencën midis Kontraktuesit të Pavarur dhe Punonjësit
Nëse punoni kontraktorë ose punonjës të pavarur ndikon dukshëm në mënyrën se si paguhen të ardhurat, Medicare, Sigurimet Shoqërore dhe taksat e papunësisë, prandaj është me rëndësi të kuptojmë dallimin në mes të të dyjave.
Testi bazë mbështetet në tre pyetjet e mëposhtme:
- A kontrollon punëdhënësi kur, ku dhe si përfundon puna? Nëse po, punonjësi ndoshta është një punonjës.
- A kontrollon punëdhënësi aspektet financiare të punës? Për shembull, a janë shpenzimet e rimbursuara? A siguron punëdhënësi mjete të lidhura me punën, siç janë kompjuterët? Nëse po, punonjësi ndoshta është një punonjës.
- A është marrëdhënia në vazhdim, apo është punonjësi i punësuar për një projekt të caktuar pa pritje të punësimit të vazhdueshëm? A ofron punëdhënësi përfitime, të tilla si sigurimi shëndetësor dhe koha e paguar, tek punonjësi? Nëse marrëdhënia është në vazhdim dhe / ose nëse ofrohen përfitime, punonjësi ndoshta është punonjës.
Marrja e formularëve të kërkuar të punonjësve
Pasi që dokumentet tuaja të jenë në rregull, jeni gati të punësoni punonjësit tuaj. Sigurohuni që të mbledhni informacionin e taksave dhe listës së pagave brenda ditëve të para të punësimit për të siguruar që ata të marrin pagën e parë të pagave në kohën e duhur. Ju mund të dëshironi të inkurajoni përdorimin e depozitave direkte të punonjësve për pagesa më të shpejta.
Secili punonjës duhet të plotësojë Formularin e Mbajtjes së Tatimit në të Ardhurat Federale W-4, i cili ju lejon të llogarisni mbajtjen në burim të saktë të tatimit. Punonjësit duhet gjithashtu të plotësojnë një formular I-9 për të verifikuar se janë lejuar ligjërisht të punojnë në Shtetet e Bashkuara.
Zgjidhni periudhën tuaj të pagimit
Sa më pak periudha të paguani, aq më lehtë është të kompletoni listën e pagave. Megjithatë, disa shtete kërkojnë që punonjësit të paguhen sipas një orari të caktuar, për shembull, javore ose dyjavore. Nëse dëshironi të drejtoni listën e pagave më rrallë se një herë në javë, kontaktoni Departamentin e Punës të Shtetit për të përcaktuar nëse afati juaj i pagës propozohet në përputhje me rregulloret e shtetit.
Krijo proceset e lidhura me pagën
Para se të jeni në gjendje të jepni çeqe të sakta, do t'ju duhet një metodë për të ndjekur orarin e punonjësve. Ka shumë mjete të disponueshme për këtë qëllim, nga fletët bazë të identifikimit në platforma që ndjekin aktivitetin e punonjësve në telefona ose kompjutera. Është gjithashtu e rëndësishme të vendosni politika për kohën e paguar nëse planifikoni ta ofroni atë, pagesën jashtë orarit dhe çdo përfitim tjetër.
Nga ana tjetër, duhet të keni një proces në vend për të siguruar që zbritjet për përfitimet, taksat dhe të ngjashme u paguhen shitësve dhe agjencive të përshtatshme në emër të punonjësve tuaj.
Zgjidh një Platformë Payroll
Nëse planifikoni të trajtoni listën e pagave në shtëpi, sigurohuni që ju ose kontraktori juaj të jeni të kënaqur me nuancat e kësaj detyre. Ekzistojnë disa platforma të kualitetit të listës së pagave të disponueshme për t'i bërë gjërat më të lehtë. Megjithatë, shumica e bizneseve të vogla preferojnë shërbime të kontraktuara të kontraktuara, pasi këta profesionistë kanë njohuri dhe përvojë për të prodhuar listën e pagave me saktësi dhe me kohë.
Prodhoni listën tuaj të pagave
Pasi që ju ose kontrolluesi juaj të keni hyrë në të dhënat personale të punonjësve në sistemin tuaj të pagave, jeni gati për të prodhuar drejtimin tuaj të parë të listës së pagave. Duke përdorur mjetet e matjes që keni në vend për punëtorët orë (jo të përjashtuar), futni ose raportoni numrin e orëve për secilën. Punëtorët me pagesë (të përjashtuar) nuk duhet të raportojnë orët e tyre. Ato paguhen të njëjtën sasi çdo javë.
Shënim: Nëse jeni duke bërë punë që kushton në llogaritë tuaja, ju ende do të dëshironi që punonjësit e pagave të ndjekin orët e tyre. Ajo nuk do të ndikojë në pagën e tyre javore, por ju do të dëshironi të jeni në gjendje që me kohë të shpërndani kohën në punë për të kuptuar shpenzimet. Konsideroni përdorimin e një programi për ndjekjen e kohës që sinkronizohet me programin e kontabilitetit të librit të përgjithshëm për të prodhuar këto raporte. Shumë prej tyre do të kenë një sinkronizim me listën tuaj të pagave, kështu që ju mund t'i përdorni ato për punonjësit e pagave dhe të orëve njësoj.
Mbajini Regjistrimet e Kërkuara
Disa shënime lidhur me listën e pagave duhet të mbahen për qëllimet e IRS. Si rregull i përgjithshëm, ju duhet të mbani të gjitha shënimet për individët që janë të punësuar në mënyrë aktive, pavarësisht nga kohëzgjatja e mandatit të tyre. Shumë shënime duhet të mbahen për një periudhë të caktuar pas përfundimit të punësimit. Për shembull, të dhënat e tatimit mbi punësimin duhet të mbahen për të paktën katër vjet. Udhëzime të veçanta janë në dispozicion përmes IRS.
Llogaritni dhe Paguani taksat federale dhe shtetërore të pagave
Së fundi, ju si një punëdhënës janë përgjegjës për të bërë pagesa të taksave për pagat dhe për të prodhuar raporte të caktuara. Në përgjithësi, raportet duhet të bëhen çdo tre muaj ose çdo vit. Shfrytëzoni burimet në dispozicion përmes IRS dhe zyrës tatimore të shtetit për të siguruar që të gjitha taksat dhe raportet të trajtohen në mënyrë të përshtatshme.
Të sakta, listat e pagave në kohë janë një nga përgjegjësitë më të rëndësishme të biznesit tuaj. Së pari, gabimet e pagave janë një mënyrë e pagabueshme për të mërzitur punonjësit. Së dyti, gabimet tatimore mund të rezultojnë me gjoba dhe dënime të rëndësishme. Konsideroni me kujdes se si do të trajtohet lista juaj e pagave për të siguruar që ju të shmangni kurthet më të shpeshta.