Çmimi i Paketës së Takimit në Evropë është bërë më popullor në SHBA
Jo vetëm që kjo praktikë mund të jetë në përgjithësi më e efektshme për ata që janë të përfshirë në planifikimin e ngjarjes, por është duke e bërë menaxhimin dhe parashikimin e kostove që lidhen me vendin një proces shumë më të drejtpërdrejtë.
Në Shtetet e Bashkuara, nga ana tjetër, është ende shumë më e zakonshme për hotelet që të krijojnë pika të kostos së kostos së konferencës sipas një artikulli të bazuar në nevojat e hollësishme dhe të personalizuara të secilit takim ose ngjarje. Megjithëse praktika lejon që planifikuesi i ngjarjes të ketë kontroll më të madh mbi çdo detaj të ngjarjes, ai gjithashtu shpesh krijon rende ngjarjeje të ndërlikuara të banketit dhe më shumë vështirësi në menaxhimin e shpenzimeve dhe buxhetin e përgjithshëm të ngjarjes .
Edhe pse lojtarët kryesorë në industri vazhdojnë të ndryshojnë mënyrën se si bëjnë ata, modeli evropian dhe modeli amerikan ende tentojnë të pasqyrojnë këto dallime në qasjen e tyre ndaj konferencave dhe ngjarjeve të korporatave. Për një zhytje më të thellë, le të hedhim një vështrim në dy shembuj të paketave të korporatave dhe të konferencave: një nga ish Pallati i Fira në Barcelonë (shembulli evropian) dhe tjetri në Wynn Resorts në Las Vegas (shembulli amerikan).
Shembull për Konferencën Evropiane dhe Takimet e Takimeve
Normat e paketuara ditore janë të njohura në Mbretërinë e Bashkuar dhe kanë punuar në Evropën kontinentale. "Tregu i Britanisë së Madhe ishte i pari që kërkonte këtë lloj pakete dhe përpiqemi të përshtasim propozimet tona për të përmbushur nevojat e klientëve tanë", shpjegon ish-menaxheri i përgjithshëm i Pallatit të Fira në Barcelonë (tani Crowne Plaza Barcelona), një biznes hotel që është popullor në mesin e ngjarjeve të korporatave dhe planifikuesit takim që organizojnë takime ndërkombëtare.
European Hotel klientelë
Kthehu kur Plaza Crowne Plaza ishte ende vepron si Pallati Fira, rreth 20% e klientëve të hotelit ishin nga Spanja. Pjesa tjetër e klientelës vjetore erdhi nga Britania e Madhe (19%), SHBA (17%), Franca (7%), Italia (6%), Japonia (4%) dhe Gjermania (4%). Përveç kësaj, rreth gjysma e aktiviteteve të biznesit të organizuara aty ishin nga industria farmaceutike me pjesën tjetër, përfshirë teknologjinë, ushqimin dhe pije , bankat dhe klientët e industrisë së automobilave .
Kërkesa Evropiane për Paketimin e Paketave të Konferencës
Gjatë kësaj kohe, paketa ditore e takimit në Fira Palace përfshinte përdorimin e dhomës së takimit, pushimeve të kafesë, drekës, ekranit dhe më shumë. Pakoja (at) e disponueshme në thelb përfshinte gjithçka që një planifikues mund të duhej ta përfshinte në një takim.
Ndërsa industria evoluar, kërkesat për pako konferencash dhe takimi kanë vazhduar të ndryshojnë me kalimin e kohës. Fillimisht, planifikuesit e ngjarjeve të korporatave po kërkonin çmimin e sheshtë të konferencave për dhomat e takimit dhe ushqimin dhe pije. Me kalimin e kohës, këto kërkesa u zgjeruan për të përfshirë sende të tjera, të tilla si ekranet, qasja në Internet, tabelat e rrokullisjes dhe sistemet e zërit. Por kërkesa ishte ende për çmimet e paketuara, të sheshtë.
Për ata që kërkonin dhoma me mysafirë gjatë natës, ata gjithashtu kërkuan një normë të veçantë / të negociuar për strehim në normat e përgjithshme të ngjarjes së konferencës.
Ndërkohë që këto paketa do të mbulonin shumicën e nevojave të ngjarjes, planifikuesit do të negociojnë ende për kërkesat e tjera të ngjarjes, siç janë zona e ekspozitës, darka e gala, pritjet e koktejve dhe sendet e tjera të rendit të ditës.
Pro dhe kundër të qasjes evropiane
Është e qartë se qasja kryesisht europiane në planifikimin e konferencës dhe çmimi mund të jetë e dobishme për planifikuesit e ngjarjeve për disa arsye, duke përfshirë perceptimin e kursimeve të kostos, parashikueshmërinë e kostove dhe lehtësinë e prezantimit dhe miratimit të klientit.
Kjo tha, një qasje e tillë sigurisht vendos një barrë në rritje në hotel për të parashikuar nevojat e klientëve të saj ndërsa menaxhon në vijën e vet fundore. "Nga këndvështrimi ynë, është shumë më e lehtë për të bërë ngjarje" à la carte ", faktikisht operacioni është shumë më i komplikuar, por përfitimi për ne është kënaqësia e klientit", thotë ish-menaxheri i përgjithshëm i Pallatit të Fira.
Shembull për Konferencën Amerikane dhe Paketën e Takimeve
Ndërsa tregu evropian është relativisht i pjekur me pranimin dhe përdorimin e paketave të konferencave ose takimeve, më shumë hotele në SHBA mund të fillojnë të marrin në konsideratë ndryshimin e mënyrës së paketimit dhe konferencave të çmimeve dhe takimeve. Kjo është veçanërisht e rëndësishme tani kur planifikuesit e ngjarjeve u kërkohet të bëjnë vendime takimi në afate më të shkurtra gjithnjë e më shpesh.
Në maj të vitit 2009, Wynn Las Vegas mori iniciativën për të futur tre lloje të asaj që ata i quajnë konferenca gjithpërfshirëse dhe takime të paketave për tregun e takimeve të vogla, që do të thotë ata me më pak se 80 pjesëmarrës. Sot ata ende janë duke ofruar ato paketa. Ato përfshijnë:
- Paketa Delegate për Konferencën e Ditëve të Plotë
- Paketa e Delegatit të Konferencës së Gjysmë Ditëve "AM"
- Paketa e Delegatit të Konferencës së Gjysmë Ditës "PM"
Ashtu si planifikuesit e ngjarjeve evropiane kanë ardhur në pritje, opsionet e paketuara të Wynn-it kanë çmim për një tarifë për delegat (dmth. Pjesëmarrës), duke përfshirë sallën e takimeve, ushqimin dhe pije, snacks për pushimet, dhe projektorin LCD dhe ekranin.
Ideja për Wynn për të zhvilluar opsionet e paketës së saj të konferencës u rrit nga qasja e tregut evropian. Në fakt, André Link, ish-menaxheri i shitjeve Wynn, më parë erdhi nga Evropa. "Për pjesën më të madhe në Evropë kjo është mënyra e vetme që ne kemi shitur takime ... Ishte shumë e rrallë që ne përgatitëm à la carte propozime që listonin kostot e F & B, qiraja e dhomave, akuzat AV, etj." Shpjegon Link.
Një ndryshim në industrinë amerikane të ngjarjeve dhe konferencave
Me fillimin e programit të tyre të paketave të takimeve të vogla, Wynn Resorts parashikoi se tarifat e paketuara të konferencës do të ishin më popullore me klientët e tyre të korporatave, sepse shumica e takimeve të shoqatave janë më të mëdha. Ata kishin të drejtë. Që atëherë, disa zinxhirë hotelierësh amerikanë të profilit të lartë kanë filluar të ofrojnë paketa korporative dhe konferenca që reflektojnë më mirë modelin europian nëse planifikojnë ngjarje korporative.
Për të qenë të sigurtë, tarifat e mbledhjeve dhe konferencave nuk do të përmbushin nevojat e çdo evenimenti. Në fakt, shumica e planifikuesve pranojnë se do të heqin dorë nga disa preferenca të detajuara për programin e tyre ose do të kërkojnë vendin për të përshtatur paketën për të përfshirë elemente shtesë. Ekziston gjithmonë kujdes për të mbështetur në normat e paketave nëse planifikuesit parashikojnë që programet e tyre mund të zgjasin më shumë se sa parashikohej fillimisht, gjë që mund të shkaktojë tarifa shtesë. Por, për ata planifikues takimesh dhe ngjarjesh që kërkojnë me kujdes buxhetin e tyre, këto paketa takimi dhe konferenca ofrojnë parashikueshmëri të qartë për buxhetin e konferencës.