Deri tani, ka gjasa të keni parasysh nëse duhet të punësoheni dhe të paguani një anëtar tjetër të stafit për të ndihmuar në punën tuaj. Para se të shkruani një përshkrim të punës dhe të filloni intervistimin, merrni kohë për të shqyrtuar nëse mund të arrini disa ose shumicën e funksioneve që një Asistent Administrativ ose Sekretar Ekzekutiv mund të përdorë duke përdorur teknologjinë.
Ajo që e ndan këtë punë zyre nga punët e tjera më shumë klerike dhe rutinë është niveli i përgjegjësisë dhe konfidencialitetit të lidhur me këtë pozicion. Përveç funksioneve themelore të zyrës, Asistentja Administrative ose Sekretari Ekzekutiv është gjithashtu përgjegjës për shkrimin / përgatitjen e raporteve, organizimin / planifikimin e takimeve, rishikimin e korrespondencës hyrëse për të përcaktuar rëndësinë e tij, përgatitjen e agjendave për takime të rëndësishme, marrjen e aranzhimeve të udhëtimit dhe plotësimin e boshllëqeve për të bërë gjithçka që është e nevojshme, si paraqitja për t'ju ndihmuar të organizoni dhe për këtë arsye të fokusoheni në detyrat tuaja të punës.
Titulli dhe paga për këtë individ përcaktojnë se sa i lartë do të jetë roli i tyre:
- Asistente Administrative në Nivelin Hyrës
- Asistent i administratorit
- Asistente e Lartë Administrative
- Sekretari Ekzekutiv
- Sekretar i lartë ekzekutiv
- Menaxher zyre
- Menaxheri i Lartë i Zyrës
Ndërsa rritet madhësia e një kompanie, rritet nevoja për një person që është shumë i organizuar dhe mund të kryejë një larmi të madhe të detyrave.
Kjo është veçanërisht e nevojshme për drejtuesit që e udhëheqin kompaninë në mënyrë që të ruajnë një nivel të lartë konfidencialiteti dhe integriteti për biznesin që po zhvillohet. Prandaj, ky është një pozicion kritik në kompani dhe një që duhet të kërkojë një përshkrim të kujdesshëm të punës dhe procesin e punësimit.
Detyra e parë në dorë është përgatitja e përshkrimit të punës për punësimin e ri bazuar në fushat e punës që ju, menaxherin e punësimit, besoj se mund të adresohet më së miri nga dikush tjetër në mënyrë që ju të vazhdoni me rritjen dhe menaxhimin e kompanisë . Ekzistojnë versione të ndryshme të përshkrimit të vendeve të punës si kjo, por në fund të fundit vetëm ju e dini se çfarë do t'ju duhet dhe për këtë arsye do të nevojitet një nivel personalizimi për të krijuar një përshkrim të punës me të cilin jeni të kënaqur dhe që adreson preferencat tuaja personale.
Pas krijimit të një përshkrimi të punës, gjeni një vend për të reklamuar punën siç është Indeed.com ose Monster. Ka qenë përvoja ime që kandidatët menjëherë do të fillojnë të aplikojnë për pozicionin nëse e keni formuluar atë në mënyrë të përshtatshme dhe keni përshkruar llojin e mjedisit të punës ku ata do të punojnë. Pra, të jetë i sigurt se përshkrimi i punës që është krijuar nuk e bën punën jointeresant.
Duhet të jetë i shkruar mirë dhe tërheqës për të tërhequr kandidatët e duhur.
Pasi të keni kandidatët tuaj të lartë, hapi tjetër është t'i intervistoni ato, dhe në mënyrë ideale kjo është një intervistë ballë për ballë sepse ky kandidat, nëse do të punësoheni do të keni një shkallë të lartë të kohës së fytyrave me ju dhe është më mirë të dini nëse ka një përshtatje sa më shpejt të jetë e mundur. Përdorni këto pyetje intervistimi për të udhëhequr procesin.
Gjetja e ndihmësit të duhur administrativ ose sekretarit ekzekutiv mund të bëjë të gjitha ndryshimet në ditën tuaj të punës dhe në një masë të madhe, se sa i suksesshëm do të jetë kur të keni kohë për t'u përqëndruar në dhe për të menaxhuar biznesin tuaj.
Përshkrime të tjera të vendeve të punës:
Pritësisti:
Sekretari Mjekësor ose Asistent Ekzekutiv:
Arkëtari :