Këshilla themelore për planifikimin e ngjarjeve për të shmangur një ngjarje të veçantë katastrofike
Por kur është fjala për planifikimin e ngjarjeve, një menaxher kompetent i ngjarjeve gjithmonë do të shikojë për të zbutur Ligjin e Murphy duke njohur potencialin që gjërat të shkojnë në haywire dhe planifikimin në përputhje me rrethanat.
Si një menaxher ngjarje, është përgjegjësia juaj për të siguruar që ngjarja e veçantë e klientit tuaj të shkojë pa probleme dhe me aq pak hitches sa njerëzisht të jetë e mundur.
Në botën reale nuk është e mundur të mbulohen të gjitha mundësitë, por së paku duhet të jeni të vetëdijshëm për gabimet kritike të planifikimit të ngjarjeve që çdo menaxher i ngjarjeve duhet të shmangë.
Paralajmërimi është i parapërgatitur, prandaj të shqyrtojmë pesë këshilla thelbësore që mund t'ju ndihmojnë të shmangni një fatkeqësi të pamatur në ngjarjen tuaj të ardhshme të planifikuar.
- Komunikimi i keq - ky është ndoshta gabimi më i zakonshëm i bërë nga planifikuesit e ngjarjeve të papërvojë dhe është një që duhet shmangur me çdo kusht. Komunikimi i keq (si në komunikimin e gabuar ose pa komunikim) mund të spell fatkeqësi. Komunikimi i keq shpesh është rezultat i mungesës së vëmendjes ndaj detajeve, veçanërisht kur bëhet fjalë për listën e kontrollit të ngjarjes tuaj. Është absolutisht e rëndësishme që ju të komunikoni në mënyrë efektive me ekipin tuaj të ngjarjeve të brendshme dhe me furnizuesit tuaj. Ndërsa ju nuk doni të mikromanazhoni të gjithë, ju duhet të dini se kush bën çfarë dhe kur të sigurojë që të gjithë të përfshirëin e di se çfarë pritet prej tyre dhe të mbajnë orarin e tyre të caktuar.
- Planifikimi i papërshtatshëm ose i zhdukur - ekziston një shans i mirë që të paktën disa gjëra do të shkojnë keq në ditët dhe orët që çojnë në ngjarjen tuaj. Më keq akoma, disa gjëra do të ndodhin keq gjatë ngjarjes suaj të veçantë. Kjo është normale dhe pritet. Një planifikues profesionist ngjarje mendon përpara, identifikon se çfarë mund të shkojë keq, dhe ka një plan të mirë të emergjencës në vend. Për shembull, çfarë ndodh nëse sistemi juaj i regjistrimit nuk funksionon në ditën e ngjarjes? Po sikur të dalësh jashtë ushqimit sepse shfaqen njerëz ekstra? Çka nëse folësi kryesor nuk shfaqet ose mbërrin vonë? Nëse ndodh ndonjë nga këto gjëra, a do të mund të përballonit? Me fjalë të tjera, a do të kishit një plan B?
- Transporti i papërshtatshëm - a jeni absolutisht i sigurt se transporti që keni organizuar për të marrë delegatët dhe prezantuesit në dhe nga ngjarja juaj është adekuate? Kontrolloni gjatë javëve që çojnë në ngjarjen tuaj dhe në ditën e ngjarjes, që të gjitha kërkesat e transportit përmbushen në mënyrë adekuate. Ju duhet të mendoni për sa i përket kontingjencës. Çfarë ndodh nëse një makinë prishet në mëngjesin e ngjarjes suaj? A keni në dispozicion transportin alternativ për ju?
- Mungesa e sinjalistikës së qartë - Asgjë nuk është më zhgënjyese për ata që ndjekin një ngjarje të veçantë sesa të ngatërrohet se ku do të mbahet prezantimi i ardhshëm. Shmangni këtë duke u siguruar që të shfaqni sinjale të përshtatshme që janë të lehta për t'u lexuar dhe kuptuar. Është më mirë për të shkuar jashtë bordit dhe të ketë sinjale shumë më tepër se pjesëmarrësit e rrezikut që humbasin dhe vazhdimisht kërkojnë udhëzime.
- Stafi joadekuat në dorë - në ditën e ngjarjes suaj të veçantë ju ka të ngjarë të keni të bëni me një numër të madh pjesëmarrësish. Mos bëni gabim duke u mbështetur tek vetëm një ose dy individë për t'u marrë me pyetje ose shqetësime të delegatëve. Sigurohuni që të keni një numër të mirë të pjesëmarrësve dhe, mbi të gjitha, të siguroheni se në mes të ekipit tuaj të planifikimit të ngjarjeve dhe personelit të ofruar nga shitësit, ju në mënyrë adekuate ju organizoni ngjarjen tuaj.
Përveç të menduarit dhe planifikimit përpara rreth asaj se çfarë mund të shkojë keq, për të siguruar një ngjarje të qetë dhe të suksesshme, politika më e mirë është gjithnjë të kontrollojë dhe kontrollojë dyfish.