Si planifikuesit e suksesshëm të ngjarjeve qëndrojnë të organizuar

Mësoni çelësat për të qëndruar të organizuar

Nëse jeni një planifikues i ngjarjeve të korporatave ose një personi administrativ, bazat e planifikimit të ngjarjeve kërkojnë që të keni aftësi të forta organizative, të komunikimit dhe të dokumentacionit. Pavarësisht nga niveli juaj i përvojës, edhe një entuziast mikpritës mund të vërë në një aktivitet të mahnitshëm biznesi me pak kreativitet dhe shumë organizim përgjatë rrugës. Por kur është fjala për planifikimin e ngjarjeve, veçanërisht për planifikuesit e ngjeshur të ngjarjeve me më shumë se një ngjarje në librat e tyre, qëndrimi i organizuar mund të jetë një pengesë më e madhe sesa shumica e kuptojnë.

Si Organizatorët e Ngjarjeve qëndrojnë të organizuar

Organizata është një nga shumë çelësat e suksesit për shumicën e planifikuesve të ngjarjeve. Jo vetëm që zotërimi i aftësive organizative të çojë në stres më pak, por gjithashtu mund të rrisë kreativitetin tuaj si një planifikues ngjarje, duke ju lejuar të shihni një pamje më të madhe dhe të mendoni jashtë kutisë duke e ditur se keni një trajtim të fortë mbi detajet. Këtu janë disa mënyra që planifikuesit e ngjarjeve të suksesshme të qëndrojnë të organizuar.

Krijo lidhësit e ngjarjeve

Krijimi i ngjarjeve për ngjarje dhe ngjarje është ndoshta mënyra më efikase për të qëndruar e organizuar për planifikimin e seminareve, konferencave, trajnimeve të brendshme, takimeve ekzekutive dhe të gjitha llojeve të ngjarjeve. Ndërsa shumë planifikues të ngjarjeve po lëvizin drejt mjeteve më elektronike dhe digjitale të organizimit, lidhësit fizikë mund të shërbejnë si vendi për ngjarjet më të rëndësishme dhe detajet e programit. Mbajtja e kopjeve të dokumenteve, shënimeve dhe detajeve të tjera mund të jetë një mbrojtës i jetës gjatë jetës së një ngjarjeje.

Në mënyrë ideale, çdo ngjarje dhe / ose program duhet të ketë kordonin e vet. Varësisht nga kompleksiteti i ngjarjes suaj, lidhësi yt mund të përfshijë disa seksione, duke përfshirë:

• Itinerari / Agenda
• Kontaktet kryesore
• pjesëmarrësit
• Communications
• kontratat
• Urdhërat për ngjarjet në banket
• argëtim
• Lista e Lodging / Rooming
• Arrivals / Nisjet
• aktivitetet

• Dhuratat
• buxhet
• i përzier

Me planifikimin e ngjarjes suaj të përditësuar rregullisht, do ta shpërndani lehtë informacionin me kolegët dhe klientët tuaj të brendshëm, edhe nëse nuk ju japin shumë kohë për t'u përgatitur.

Shfrytëzoni programet e planifikimit të ngjarjeve ose ruajtjen e dokumenteve online

Ndërsa lidhësit e ngjarjes tuaj duhet të përfshijnë të gjitha detajet më të rëndësishme të secilës ngjarje në kopje të shtypur, pjesa tjetër e shënimeve, ideve dhe korrespondencës suaj duhet gjithashtu të mbahen të organizuara dhe së bashku. Sot, shumë planifikues të ngjarjeve përdorin programet e planifikimit dhe menaxhimit të ngjarjeve, por shumë më tepër po kërkojnë mundësi për ruajtjen e skedarëve online për të mbajtur të organizuar.

Mjetet në internet si Google Drive dhe Dropbox mund të sigurojnë një vend të organizuar për të gjitha llojet e dokumenteve elektronike nga fletët e punës në fatura. Këto mjete ju lejojnë të ngarkoni, ruani dhe organizoni dokumente në skedarë dhe dosje në internet ku mund të arrihen lehtësisht nga askund. Ju mund të hapni dokumente në laptop, smartphone ose tabletë. Ju gjithashtu mund të bashkëngjitni lehtë këto skedarë në email ose të ndani dokumentin me kolegët, shitësit dhe klientët. Mund të jetë zgjidhja perfekte e organizimit për planifikuesit e ngjarjeve që janë gjithmonë në lëvizje.

Linja Bottom Organizative

Në fund, si ju organizoni dokumentet, shënimet dhe korrespondencën tuaj varet nga ju.

Çdo planifikues ngjarje ka një sistem tjetër që punon për ta dhe ngjarjet e tyre. Faktori më i rëndësishëm duhet të jetë gjithmonë qasja dhe gatishmëria e informacionit. Pra, sigurohuni që çdo sistem që përdorni, ju mund të gjeni shpejt dhe me lehtësi informacionin që kërkoni.