Shumë hotele janë mbështetur në ofertat online të hotelit RFP (Request for Proposals), të tilla si Conventionplanit.com dhe sabrehotelrfp.com për të promovuar aftësitë e tyre të takimit dhe të konferencës. Ata gjithashtu kanë zhvilluar format e tyre të RFP online.
Megjithatë, shumë planifikues nuk ngurrojnë të dërgojnë hotelet e tyre të hotelit përmes motorëve të kërkimit të palëve të treta. Shumë planifikues preferojnë të paraqesin kërkesat e tyre për ofertat e hoteleve direkt në qendrat e hoteleve dhe konferencave.
Çfarë Informacioni përfshihet në një Hotel RFP?
Një mjet i madh për të ndihmuar planifikuesit të fillojnë të zhvillojnë format e tyre për ofertat e hoteleve dhe nevojat e tjera të ngjarjeve është ngjarja e pranuar nga praktikat e shkëmbimit të mjeteve nga Këshilli i Konventës.
Elementet bazë për një hotel RFP duhet të përfshijnë si në vijim:
- Informatat themelore të kontaktit të kërkuesit (emri, titulli, organizimi, adresa, telefon, email, etj)
- Datat e ngjarjes (ofroni të paktën dy opsione të ndryshme)
- Bllokon hapësirat e nevojshme (datat dhe numri i dhomave të ftuar)
- Kërkesat e dhomave të takimit (datat, madhësitë e dhomës, sasitë)
- Kërkesat për ushqim dhe pije
- Kërkesat e qasjes
- Kërkesat e transportit dhe marrjes
- Informata të tjera relevante
Duke përfituar nga mjetet RFP
Përveç kësaj, Shoqata e Biznesit Global Business (GBTA) u siguron anëtarëve të saj një mjet të gjerë RFP të hotelit që planifikuesit e ngjarjeve mund të dëshirojnë të marrin në konsideratë.
Elementet e RFP të hotelit GBTA përfshijnë si në vijim:
- Informacion mbi objektin e hotelit
- Informacioni i përmbledhjes së kërkesës së RFP
- Detajet e kontratës së dhomës së vizitorëve
- Madhësia e hapësirës totale të mbledhjes së një hoteli
- Numri total i dhomave të takimeve
- Madhësia e ballroom më e madhe e një hoteli apo dhomë takimi
- Lartësia e tavanit për ballroom më të madhe ose dhomë takimi
- A ka hoteli të ngrihet një hotel i rregullt?
- Sa njerëz do të strehojë sallën e bordit?
- A ka hoteli dedikuar hapësirës ekspozuese?
- Cila është madhësia e hapësirës së ekspozitës?
- Cila është distanca në qendrën e kongresit të zonës?
- Cili është emri i qendrës së konventës?
- Cila është përqindja e taksës mbi ushqimin dhe pije?
- Cila është shërbimi i banketit për qind?
- A paguhen taksat e shërbimit banket?
- A ofron hoteli shërbime audiovizuale në shtëpi (A / V)?
- A do të ofrojë hotel zbritje për shërbimet në shtëpi A / V?
- A do të lejojë hotelin klientët të sjellin jashtë shitësit A / V?
- Sa dhoma takimi përmbajnë internet pa tel me shpejtësi të lartë?
- Si munden dhomat e takimit të përmbajnë video konferenca?
- A ka një tarifë për përdorimin e shitësve të vet A / V?
- A pranon hoteli "kartat e mbledhjes" të korporatës për pagesë?
- A ofron hoteli tavolina takimesh?
Përveç kësaj, do të ishte e dobishme për të ndarë me shitjet e hoteleve llojin e ngjarjes që po pret. Kjo do t'u sigurojë atyre njohuri për objektivat që takimi juaj mund të ketë.
Lajmi i mirë për të punuar me hotele është se shumica duhet të kenë mjaft përvojë në vënien e ngjarjeve të ngjashme së bashku dhe një menaxher i madh i shitjeve ose hotelieri do të jetë në gjendje të ndajë më shumë detaje me ju rreth mënyrave për të ndihmuar planifikuesit e ngjarjeve të përmbushin qëllimet e tyre.