Është e vështirë të planifikosh një buxhet për ngjarjet nëse nuk ke një ide të mirë se cilat shpenzime do të pësoni. Kjo duket mjaft e qartë, por shpenzimet që lidhen me planifikimin e ngjarjeve mund të vijnë nga një numër vendesh të ndryshme. Vetëm kur mendoni se i keni identifikuar të gjitha kategoritë tuaja të shpenzimeve, një tjetër shfaqet për t'ju dërguar përsëri në tabelën e vizatimit. Për të parandaluar që kjo të ndodhë me ju, unë kam bashkuar këtë skicë të shpenzimeve të planifikimit të ngjarjeve për të mbajtur parasysh kur po krijoni buxhetin tuaj.
Shpenzimet në vend
Këtu përfshihen kostot dhe tarifat që zakonisht paguhen nga vendi i ngjarjes . Kjo është shpesh kategoria më e shtrenjtë, por është edhe më e lehtë të parashikohet pasi që do të merrni një vlerësim formal të kostos për të shqyrtuar paraprakisht. Me këtë thënë, mos harroni të faktorizuar në kostot variabile që ndryshojnë me numrat tuaj të frekuentimit. Catering është një shembull i mirë për këtë si shpenzimet e ushqimit tuaj do të rritet me çdo shtesë në listën tuaj.
Shpenzimet e vendit
- Dhomë me qira
- Depozitë të sigurisë
- Mbulimi i sigurimeve
- Parkim
Ushqimi dhe Catering
- Ushqimi
- pije
- Taksat e Punës Bartender / Server
- Tarifat Tatimore dhe Shërbimi / Gratuity
Audio / Visual
- microphones
- Ekranet dhe Projektorët
- Hyrje në internet
- Pajisjet tjera të specializuara
Furnizuesit e palëve të treta
Kjo kategori përfaqëson të gjitha sendet dhe shërbimet e ofruara nga shitësit jashtë vendit të pritjes. Secili do të faturojë ju në mënyrë të pavarur, kështu që është e rëndësishme të mbani tabs të ngushtë për të gjithë ju jeni duke punuar me të.
Përdorimi i një spreadsheet do t'ju ndihmojë të organizoni kontaktet tuaja të shitësit së bashku me kostot që lidhen me shërbimet e tyre.
Rentals Event
- Linens, Tabela skaj, dhe Mbulon Kryetar
- Tenda, Stage, dhe Argetime Amusement
- Artikuj fizikë që nuk ofrohen nga vendi i ngjarjes
- Punës dhe dorëzimit për Setup / Teardown
Furnizuesit e dekor
- Ndriçimi i theksit
- Lule dhe qendra
- Balloons
argëtim
- Muzikantë ose DJ
- Tarifat e Kryetarit
- Kontratat Riders (ushqim, banim, transport)
Shpenzimet e prodhimit
Prodhimi përfshin të gjithë stafin dhe burimet e nevojshme për të planifikuar dhe ekzekutuar ngjarjen. Këto shpenzime fillojnë në momentin që ngjarja është ëndërruar dhe vazhdon përmes dokumenteve pas ngjarjes. Shkurtimisht, kjo kategori përfaqëson koston e organizimit të ngjarjes, tërheqjen e pjesëmarrësve dhe menaxhimin e elementeve administrative.
Marketingu dhe Regjistrimi
- Print dhe Dizajn Puna
- reklamat
- ftesat
- Menaxhimi i Regjistrimit
Planifikimi dhe Organizimi
- Tarifat e Planifikimit të Ngjarjeve
- Punonjësit me kohë të pjesshme dhe të përkohshme
- Zyra e Furnizimeve
- Shpenzimet e Komunikimit
- Shpenzimet e udhëtimit
Shpenzime administrative
- Detyrat e punonjësve me pagesë
- Kostot e Kontabilitetit
- Tarifat ligjore
- Tarifat e Konsulentit
Pagesat e shpenzimeve dhe fondet e emergjencës
Nuk ka numër magjik për atë që duhet t'i lini mënjanë për shpenzimet e paplanifikuara, por patjetër duhet të prisni ato të papritura. Disa planifikues të ngjarjeve sugjerojnë buxhetin prej pesë deri në dhjetë përqind mbi shpenzimet e parashikuara, ndërsa të tjerët zgjedhin një numër të rrumbullakët për të punuar. Ngjarjet më të mëdha duhet, natyrisht, të ndajë më shumë, sepse një mbikëqyrje që faturohet për person mund të shkojë në mijëra dollarë.
Qëllimi i këtij skicimi është t'ju informojë për llojet e ndryshme të shpenzimeve të planifikimit të ngjarjeve që mund të ndodhin. Çdo ngjarje është unike , kështu që tuajat mund të përfshijnë më shumë ose më pak nga artikujt e listuar këtu. Gjëja e rëndësishme është të dimë ku do të vijnë kostot tuaja. Mbikëqyrja e shpenzimeve të lidhura me një shitës ose kategori të caktuar mund të shkaktojë kërdi në buxhetin tuaj, por skenari më i keq është harruar plotësisht për një shpenzim derisa të mbërrijë ligji.