Udhëzuesi i planifikuesit të ngjarjeve për planifikimin e ngjarjeve të veçanta për ngritjen e fondeve

Mësimet e nxjerra në planifikimin dhe ekzekutimin e ngjarjeve të ditës së Nënës së Y-ME

Y-Me Gara për të Fuqizuar, Çikago, 2006. Mirësjellje e Y-ME Organizimi i Kancerit të Gjirit

Planifikuesit e ngjarjeve të veçanta - sidomos ata në botën jofitimprurëse - e dinë se organizimi i një ngjarjeje të mbledhjes së fondeve në natyrë është një ide e mrekullueshme. Këto lloje të ngjarjeve, si idetë e tjera të mbledhjes së fondeve nga komuniteti, kërkojnë që planifikimi për ngjarjen e vitit të ardhshëm fillon menjëherë pas përfundimit të ngjarjes së fondeve të këtij viti. Është e rëndësishme për të debrief ngjarjen dhe për të diskutuar se çfarë shkoi mirë dhe çfarë mund të përmirësohet, ndërsa ngjarja është ende e freskët në mendjet e ekipit.

Diskutimi i sukseseve dhe përmirësimeve siguron që këto veçori mund të përfshihen ose të përmirësohen për ngjarjen e vitit të ardhshëm. Një planifikim i tillë proaktiv gjithashtu shton vlerë për sponsorët. Dhe, në mënyrë të pashmangshme, të gjitha komunitetet e suksesshme ecin me shpresë të rriten dhe të zgjerohen nga viti në vit.

Është e rëndësishme të qëndrosh i përqendruar në objektivin kryesor për mbajtjen e ngjarjeve të tilla: mbledhjen e fondeve. Për ata planifikues të ngjarjeve që kanë mbajtur më parë një shëtitje në komunitet, një nga momentet më të rëndësishme për planifikimin ndodh pas mbarimit të ecjes. Në mënyrë që të mësojmë për shumë aspekte të planifikimit dhe ekzekutimit të një ecjeje të fondeve të komunitetit, do të marrim një vështrim prapa skenave në Eventin e Nënës, të organizuar nga Organizata Y-ME e Çikagos e Kancerit të Gjirit.

Y-ME Dita e Nënës Cancer Fundraiser Walk

Y-ME u themelua nga dy të mbijetuar të kancerit të gjirit në vitin 1979. Jo-fitim ishte më i njohur për programin e saj shumëgjuhësh National Breast Cancer Hotline për pacientët e kancerit të gjirit.

Programi fitoi famë si linja telefonike pa pagesë 24 orëshe në vend, të pajisur plotësisht nga të mbijetuarit e kancerit të gjirit, të cilët janë trajnuar këshilltarë bashkëmoshatarë. Por organizata gjithashtu organizoi një ecje vjetore të fondeve në Ditën e Nënës, e cila mbështeti programet dhe shërbimet e tyre. Kthehu Në vitin 2007, Y-ME ngriti më shumë se 7 milionë dollarë me rreth 43.000 rrethorë nga 12 qytete.

Deri në vitin 2008, morën pjesë 15 qytete. Për fat të keq, Y-ME i mbylli dyert e saj në vitin 2012, por trashëgimia e fondeve vjetore të saj mbetet një studim i rastit të madh për planifikuesit e ngjarjeve jofitimprurëse.

Pjesa më e madhe e suksesit të mbledhjes së fondeve nga Y-ME mund t'i atribuohet një qasjeje të organizuar për planifikimin dhe të mbajë një sy në objektivat më të rëndësishme së pari. Liz Klug, ish-drejtor i organizatave të ngjarjeve të veçanta, kishte këtë gjë për të thënë pas vitit rekord të tyre në vitin 2007: "Ne kemi një plan për pika të ndryshme në kohë gjatë procesit të planifikimit. Pra, ne do të ndërmarrim hapa për të promovuar ato pika më kritike në kohë për të siguruar që ne jemi të suksesshëm. Për shembull, në një qytet ku mund të organizojmë një ngjarje për herë të parë, duhet të përqendrohemi në sigurimin që kemi një vendndodhje dhe vendndodhje të madhe ku njerëzit do të duan të kthehen. Poshtë rrugës, ne mund të përqendrohemi në dyqanet e kafesë që do të heqim broshurat. "Le të hedhim një vështrim se si Klug dhe ekipi i planifikimit të eventeve Y-ME organizuan një ngjarje të tillë të suksesshme.

Planifikimi Hapi 1: Analiza e numrave

Organizimi i një shëtitje në komunitet apo ngjarje të ngjashme kërkon që të bashkohen disa qëllime të ndryshme përbërëse, por në fund të fundit shoqata ose bamirësia që pret ngjarjen është duke bërë kështu që të mbledhin para për shkakun e tyre.

Prandaj, hapi i parë në planifikimin e ngjarjes tjetër ndodh kur përfundon ngjarja aktuale dhe shumica e asaj pune rrethon "numrat".

"Shikuam nga afër numrat pas përfundimit të ngjarjes," shpjegon Liz Klug, "Ne krahasuam se si e bëmë këtë vit kundrejt vitit të mëparshëm. Shikuam përvojën e pjesëmarrësve. Ne vlerësuam kategoritë tona të sponsorizimit. Ne iu përgjigjëm çdo e-mail të menjëhershëm rreth ngjarjeve. "Planifikuesit e ngjarjeve gjithashtu do të marrin hapa të menjëhershëm për të siguruar që të gjithë ata që janë të përfshirë në ngjarjen e këtij viti do të vazhdojnë vitin e ardhshëm.

Klug gjithashtu gërmoi në detaje. Në vlerësimet e saj, ajo shikoi gjithçka nga numri i vullnetarëve që morën pjesë në vëllimin e t-shirts të shpërndara. Ajo pastaj do të pyeste nëse ajo kishte nevojë për më shumë ose më pak për vitin e ardhshëm.

Planifikimi kohor

Për ata që organizojnë një ecje të mbledhjes së fondeve për komunitetin, është e rëndësishme të dini se cilat hapa duhet të trajtohen në kohë të ndryshme.

Shumica e organizatave jofitimprurëse nuk kanë luksin e shumë stafit dhe anëtarëve të komitetit vullnetarë për të përzënë suksesin e ngjarjes. Por planifikuesit pranojnë se ata duhet të sigurohen që ata të punojnë ngushtë me një zyrë të kryetarit të bashkisë dhe me departamentin e punëve publike për të marrë ngjarjen në kalendarin publik.

Klug sugjeron që hapi i parë pas analizimit të numrave të vitit të kaluar të jetë të përqendrohet në rekrutimin e korporatave. Nëse ngjarja nuk është një program i ri, është e rëndësishme për të fituar mbështetjen e korporatës për ngjarjen e vitit të ardhshëm menjëherë pas përfundimit të këtij viti. "Ne u përqendruam në rinovimin e sponsorizimeve kur kemi dorëzuar raportin përfundimtar të ngjarjes," thotë Klug. Ajo gjithashtu ofron theksimet vijuese për planifikuesit e interesuar në organizimin e një shëtitje në komunitet si një ngjarje për mbledhjen e fondeve:

Y-ME gjithashtu do të punësojë një firmë logjistike jashtë për të trajtuar shumë nga kërkesat e saj logjistike. Por një nga më të dobishmit po zbatonte një sistem regjistrimi online.

Suksesi i sistemit të regjistrimit online

Y-ME mësoi shpejt për rëndësinë e përdorimit të web-it për regjistrimin në internet dhe që atëherë ka mbështetur fuqimisht përdorimin e teknologjisë për regjistrimin online dhe mbledhjen e fondeve.

Ata investuan në një sistem të menaxhimit të marrëdhënieve në internet për të shërbyer si faqja e tyre e racave në 2003. Ky lloj sistemi shërben si një faqe personale për vullnetarët për të bërë apele të personalizuara për donacione dhe përfshirje të tjera. Ajo kap informacionin në një bazë të dhënash të vetme dhe shërben si një mjet për të ecur kapitenët e ekipit për të inkurajuar anëtarët e tyre.

Pjesëmarrësit në internet u rritën nga 4.000 në 11.594. Donacionet në internet u rritën nga 5.000 në 19.650. Ekipi i Y-ME besonte se ai kontribuoi në arritjen e një qëllimi prej 2.35 milionë dollarësh dhe si bonus, teknologjia zvogëloi kostot administrative me rreth 20.000 dollarë.

Një sistem i tillë mund të shërbejë gjithashtu si një mjet i rëndësishëm i komunikimit që lejon një organizatë që të ndjekë dhe vazhdojë të përfshijë përbërës përtej ditës së racës.

Dita e Ditës së Gara

Shëtitjet në komunitet janë planifikuar më së shumti në mëngjes. Në varësi të kompleksitetit të shenjave dhe vendndodhjes, krijimi i ngjarjes zakonisht mund të fillojë sa më shpejt që një javë para ngjarjes, ku aktiviteti më i madh ndodh disa ditë përpara ecjes.

Kur Y-ME do të planifikonte për ngjarjen e tyre vjetore për mbledhjen e fondeve, ekipi do të përpiqej zakonisht të kufizonte zonën ku ata mbanin shëtitje në mënyrë që të mos kërkonte një sasi të konsiderueshme të kohës së burimeve për të kryer detyra të caktuara operative si mbyllja e rrugëve. Ecja e tyre në përgjithësi ishte jo-konkurruese, kështu që ndihmon gjithashtu që ata të mos kenë nevojë të marrin në konsideratë kërkesat e nevojshme për një ambient garash më konkurrues.

Orari për ditën e garës zakonisht rrjedh si vijon:

Këshilla për Planifikimin e Ecjes ose Drejtimit të Komunitetit

Për ato organizata të interesuara për të mbajtur një komunitet të ecin ose të kandidojë për herë të parë, Klug ofron disa sugjerime që do të ndihmojnë në sigurimin e një ngjarjeje të suksesshme .