Mos bëni gabimet e këtyre procesverbaleve të takimit të Bordit!

Të gjitha shtetet kërkojnë që korporatat të marrin dhe shpërndajnë minuta të takimeve, dhe të gjitha shtetet kërkojnë që bordet e drejtorëve të mbajnë procesverbale. Por nuk ka rregulla specifike se çfarë duhet të përfshihen në procesverbalin e mbledhjes së bordit dhe si t'i marrin këto minuta. Sigurisht që ka gabime që mund të bëni në marrjen e minutave që mund ta bëjnë jetën më të vështirë të bordit tuaj të korporatës .

Pse të mbahen procesverbalet e takimit të Bordit të Korporatës

Ka në fakt disa arsye për marrjen dhe regjistrimin e procesverbaleve të mbledhjeve tuaja të korporatave.

Arsyeja e parë dhe më e rëndësishme për të marrë minuta të takimeve është të keni një rekord të asaj që keni vendosur. Unë kam ulur në takimet e bordeve ku askush nuk mund të mbani mend një vendim të bërë nga bordi disa muaj më parë. Duke pasur diçka me shkrim për biznesin tuaj,

Arsyeja e dytë për procesverbalin e bordit të korporatës është për qëllime të mirëbesimit dhe përgjegjësisë. Anëtarët e Bordit janë në një pozicion besimi. Ata po marrin vendime në lidhje me paratë e investuara nga aksionerët e korporatave dhe ata duhet të jenë në gjendje të dëshmojnë se kanë vepruar me mençuri, në interesin më të mirë të korporatës dhe pa konflikte interesi . Mbajtja e procesverbalit të bordit ndihmon bordi të provojë se ata kanë vepruar në mirëbesim dhe për të shmangur përgjegjësinë personale për veprimet e tyre.

Arsyeja e tretë është për qëllime tatimore. Një korporatë është një njësi e veçantë nga aksionerët individualë. Për të qenë i sigurt se po e mbani atë ndarje, procesverbali i takimeve të bordit siguron një rekord.

Pa ta, IRS ose agjencitë shtetërore mund të mohojnë statusin e taksave të biznesit. Një korporatë që nuk tregon se po vepron si një entitet i ndarë nga pronarët mund të krijojë një situatë të vështirë tatimore.

Ekziston një ekuilibër për bizneset që të përpiqen për të siguruar që anëtarët e bordit të kryejnë detyrën e tyre dhe të mbrohen, kundër takimeve të gjata dhe të pakta të bordeve që humbin kohën e anëtarit.

Ne do të adresojmë atë ekuilibër në këtë artikull.

Tani që kemi diskutuar arsyet për marrjen e takimeve të bordit, këtu janë disa gabime që bëjnë bizneset dhe disa mendime se si t'i korrigjohen ato.

Mos krijimi dhe shpërndarja e një axhende përpara mbledhjes

Një tjetër gabim i madh i bërë nga korporatat në mbledhjet e tyre të Bordit nuk është vendosja e një axhende përpara takimit dhe mos shpërndarja e rendit të ditës, dhe dokumentet përkatëse para takimit. Rendi i ditës duhet të përfshijë shuma specifike kohore për çdo çështje në rendin e ditës. Të kesh një axhendë specifike jo vetëm që e bën mbledhjen më të qetë, por lejon që bordi (dhe kushdo që lexon minuta më vonë) e di rëndësinë relative të secilit artikull në axhendë.

Kjo nuk do të thotë se diçka nuk mund të vihet në axhendë nëse është e rëndësishme dhe urgjente, por artikujt mund të shtohen në rend të ditës me votim. Dhe shumë që është urgjente duhet të trajtohen nga drejtuesit, jo nga bordi.

Zhdukja e pjesëve të rëndësishme të procesverbalit të mbledhjes së Bordit

Modeli për procesverbalin e mbledhjes së bordit duhet të përfshijë:

Minuta e takimeve është shumë e veçantë

Ndoshta bordet më të mëdha të gabimeve bëjnë që të kërkohet informacion i detajuar mbi diskutimet (nganjëherë argumente) dhe proceset. Takimet duhet të pasqyrojnë rezultatet e vendimeve, jo se kush tha atë në diskutim. Le të themi që bordi juaj është duke votuar për një propozim për të shitur një linjë të re të produkteve.

Procesverbali i takimit duhet të thotë: "Lëvizje për të shtuar një linjë të re të erëzave. Lëvizja e mbështetur dhe e miratuar, me kaq dhe ndryshe". Nëse grupi kishte një diskutim, ju duhet të shënoni gjatësinë e diskutimit dhe ta përmbledhni atë, por nuk keni nevojë të shkoni në detaje rreth diskutimit.

Procesverbalet që nuk janë të mjaftueshme specifike

Në anën tjetër të spektrit, disa minuta nuk janë specifike të mjaftueshme për të siguruar informacion dhe për t'i mbajtur anëtarët nga problemet. Nëse vendimi nuk ishte i njëzëshëm, një regjistër prej të cilëve anëtarë të bordit u shpërndanë, e cila abstenoi (dhe vërejti nëse abstenimi ishte për shkak të konfliktit të mundshëm të interesit).

Ndërsa ju nuk keni për të regjistruar goditje-nga-goditje e çdo diskutimi, ose që tha atë. Por duhet të ketë informata të mjaftueshme në procesverbal për të pasqyruar frymën e diskutimit.

Mbledhjet e Bordit Shumë të Gjatë

Askush nuk i pëlqen takimet e gjata, por ka disa mënyra për të shkurtuar takimin dhe procesverbalet. Ju mund të dëshironi të kurseni kohën e mbledhjes së bordit duke krijuar një axhendë të pëlqimit. Në thelb, kjo axhendë është një listë e çështjeve që mund të trajtohen shpejt pa diskutim. Lista mund të përfshijë minuta nga takimi i mëparshëm, financat dhe raportet nga komitetet ose CEO.

Agjenda e miratimit, raportet dhe informacione të tjera, duhet të shpërndahen përpara mbledhjes në mënyrë që anëtarët të kenë mundësi të lexojnë ato. Pastaj, në mbledhje, axhenda e pëlqimit është pjesë e procesit të takimit. Çdo anëtar i bordit mund të ngrejë një pyetje apo shqetësim për axhendën e pëlqimit, por nëse nuk ka çështje, të gjithë axhendën e pëlqimit mund të votohet në një kohë.

Lloji i gabuar i vendimeve

Bordi i korporatave merr vendime për politikën e përgjithshme. Vendimet e përditshme bëhen nga drejtuesit e korporatës bazuar në atë politikë. Ndonjëherë bordet tejkalojnë dhe përpiqen të marrin vendime që i lënë më mirë menaxhmentit.

Mos miratimi i procesverbalit

Është joshëse, në ngutjen dhe ngutjen e mbledhjeve të bordeve, të harrojmë që të miratojmë procesverbalin. Por është e rëndësishme të siguroheni që procesverbali të reflektojë saktësisht letrën dhe frymën e takimit. Procesverbalet konsiderohen "draft" derisa të miratohen.

Mos mbajtja e shënimeve të procesverbalit të mbledhjes

Pas gjithë telashe që ju shkoni në mënyrë që të mbani minuta të mira për korporatën tuaj, mos harroni të mbani minuta tuaj të takimit të korporatave diku të sigurt dhe të arritshëm. Vendosni një proces për të mbajtur minuta në një libër të të dhënave të korporatave, ose "në re", në një skedar të mbrojtur me fjalëkalim.

Duke harruar të pranoni rolin e sekretarit të korporatës

Shumica e detyrave që kanë të bëjnë me procesverbalet e korporatave vijnë nën domenin e sekretarit të korporatës. Të qenit një sekretar i mirë korporativ është një art, dhe këta individë shpesh nuk pranohen mjaftueshëm. Thuaj "faleminderit" për këtë person rregullisht.

Nuk përfshihet një avokat si këshilltar i Bordit të Drejtorëve

Informacioni në këtë artikull nuk ka për qëllim të jetë këshilla tatimore ose ligjore, dhe autori nuk është avokat. Nëse korporata juaj është private ose publike (me aksione të tregtuara publikisht), duhet të keni një avokat që ju këshillon se si të merrni minuta të korporatave dhe të merrni pjesë në mbledhjet e rëndësishme të bordit për të siguruar që ju dhe bordi juaj të mbrohen.