Ligji Federal kërkon që ju të mbani shënimet e Paycheck dhe dokumentacionin tjetër
Cilat janë shënimet e Paycheck për të mbajtur punëdhënësit?
Normalisht, normalisht do të mbani shumicën e regjistrimeve të kërkuara nga ligji vetëm gjatë zhvillimit të biznesit, kështu që pajtimi nuk duhet të marrë shumë në rrugën e hapave shtesë ose punës.
Shqyrtoni të dhënat që tashmë keni për t'u siguruar që jeni në përputhje me kërkesat e IRS dhe FLSA.
Regjistrimet mund të ruhen në çdo formë, duke përfshirë edhe elektronikisht. Duhet mbajtur për të gjithë punonjësit pa përjashtim dhe për ato që mbulohen nga kërkesat minimale të pagave:
- Informacion personal, duke përfshirë emrin e punonjësit, adresën e shtëpisë, okupimin, seksin dhe datën e lindjes nëse ai është nën moshën 19 vjeç
- Orari dhe dita kur nis puna e tij
- Totali i orëve të punuara çdo ditë pune dhe çdo javë pune
- Të ardhurat totale të përditshme ose javore të drejtpërdrejta
- Norma e rregullt e pagesës për çdo javë kur punohet jashtë orarit
- Pagesa totale jashtë orarit për javën e punës
- Pagat totale paguhen çdo periudhe pagese
- Data e pagesës dhe pagesa e mbuluar.
Punonjësit jo të përjashtuar duhet të paguhen së paku paga minimale dhe të marrin jashtë orarit për çdo orë pune mbi 40 në javë. Një punonjës mund të lirohet nëse paguhet më së paku 455 dollarë në javë në bazë të pagës dhe nëse kryen disa detyra të punës, në mënyrë tipike administrative, ekzekutive ose menaxhimi.
Pagesa e drejtë është ajo që fitohen gjatë 40 orëve të para në një javë pune.
Regjistrimet e kërkuara për punonjësit e përjashtuar dallojnë nga ato për punëtorët që nuk janë të liruar, dhe kërkohet informacion i veçantë për punonjësit e ekonomisë familjare, për punonjësit që punojnë me aranzhime të pazakonta pagash, për punonjësit të cilëve u ofrohen strehim ose objekte të tjera dhe për punonjësit që marrin arsimim korrektues.
Nëse ndonjë nga punëtorët tuaj bie në këto kategori, konsultohuni me një avokat.
Format që duhet të mbash
Përveç shënimeve të pagave, ju duhet të mbani disa dokumente të tjera në dosje për çdo punonjës.
- Një kopje e nënshkruar e formës së tij W-4 që tregon mbajtjen në burim të federatës. Kjo formë mund të ndryshohet shumë herë kështu që sigurohuni që të mbani formën më të fundit në krye.
- Një kopje e çdo forme në të cilën një punonjës ka autorizuar zbritjet e pagave, duke përfshirë përfitimet dhe donacionet speciale si United Way ose organizata të tjera bamirëse
- Një kopje e formularit fillestar të aplikimit të punonjësit dhe çdo dokument mbështetës, si një CV ose transkripte.
- Regjistrime mbi ndryshimet në nivelet e pagave, duke përfshirë promovimet apo uljet, dhe arsyet për këto veprime.
Cila është mënyra më e mirë për të mbajtur shënimet e Paycheck?
Të dhënat e Paycheck, duke përfshirë ato që dokumentojnë të gjitha orët e punës, ndryshimet në statusin e pagave dhe normat e pagave, duhet të mbahen në një skedar të veçantë.
Ju gjithashtu duhet të mbani shënime për të gjitha ndryshimet e bëra në pagesën e punonjësve dhe përfitimet, duke përfshirë pëlqimet e punonjësve. Ju duhet të keni një pëlqim me shkrim në dosje për ndonjë zbritje nga paga e një punonjësi me përjashtim të taksave dhe garniturave FICA .
Susan Heathfield, eksperte e burimeve njerëzore, ka informacion më të detajuar se çfarë duhet të mbahen në dosjen e personelit të punonjësit.
Kush lejohet të shohë të dhënat e punonjësve?
Shumica e bizneseve mbajnë të dhënat e punonjësve në një zonë të kufizuar dhe lejojnë qasje vetëm tek individët të cilët mund të kenë nevojë të shohin të dhënat për shkak të rangimit ose pozicionit të tyre të punës. Të dhënat e punonjësve nuk duhet të largohen kurrë nga dhoma e regjistrimit. Nëse keni më shumë se disa punonjës, mund të dëshironi të krijoni një politikë të qasjes në dosjen e personelit, kështu që punonjësit e burimeve njerëzore dinë t'i përgjigjen kërkesave.
- Punonjësit duhet të lejohen të shohin të dhënat e tyre. Ju mund të dëshironi të keni dikë që të qëndrojë në dhomë me një punonjës, ndërsa ai është duke parë rekordin e tij.
- Caktoni cilët punonjës të kompanisë mund të shohin të dhënat e punonjësve. Qasja zakonisht kufizohet tek punonjësit në departamentin e burimeve njerëzore dhe drejtuesit dhe drejtuesit mbi një nivel të caktuar.
- Auditorëve të ndryshëm federalë dhe shtetërorë mund t'u lejohet qasje në të dhënat e punonjësve për qëllime të auditimit. Ju mund të kërkoni një urdhër para se të lejoni një auditor qasje në të dhënat e punonjësve.
- Prokurorët që përfaqësojnë punonjësit në padi mund të kenë qasje në raste të veçanta. Një zyrtar i nivelit të lartë ose avokati i kompanisë duhet të verifikojë kërkesën e avokatit para se të lejohen regjistrimet.