Kërkesat e Biznesit Dokumentet për Projekte Biznesi
Le të marrim një shembull: Një kompani (ne do t'i quajmë ata ZXYW LLC) ka vendosur të transferojë funksionet e saj të kontabilitetit në një qendër shërbimi të përbashkët në SHBA. Ata po fillojnë një proces të gjetjes së një lokacioni, ngritjen e shërbimeve, punësimin dhe menaxhimin e të punësuar.
Është një ndërmarrje e komplikuar dhe do të duhet shumë muaj për të kryer. Ata fillojnë me një ekip që përgatit një dokument të kërkesave të biznesit.
Cili është dokumenti i kërkesave të biznesit?
Qëllimi i një dokumenti të kërkesave të biznesit është të japë një pamje të plotë të një projekti ose plani të ri biznesi , kështu që gjithkush është i qartë për atë se çfarë duhet bërë dhe kur.
Një dokument i kërkesave të biznesit (BRD) mund të konsiderohet në dy faza. Në fazën e parë të një projekti, është një dokument që përcakton të gjitha kërkesat për projektin, duke përfshirë kostot, detajet mbi zbatimin, përfitimet e parashikuara, momentet dhe afatin kohor për implementim.
Në fazën e dytë, BRD në fakt mund të bëhet një kontratë ndërmjet dy palëve, duke formuar formalisht kërkesat e kompanisë së punësimit (ZXYW LLC në këtë rast) dhe kontraktori që bën punën. Ju do të shihni më shumë rreth gjuhës së kontratës më poshtë.
Si është një dokument i kërkesave të biznesit që ndryshon nga një plan biznesi?
Ndërsa të dy dokumentet mund të përmbajnë të njëjtin lloj seksionesh (për shembull një përmbledhje ekzekutive), qëllimi është i ndryshëm.
Është krijuar një plan biznesi për të udhëhequr një biznes të ri ose ekzistues, por më shpesh qëllimi i tij është t'i paraqesë një huadhënësi për financimin e fillimit ose zgjerimit.
Plani i biznesit përmban informacione të përgjithshme rreth kompanisë dhe planet dhe strategjitë e saj për të qenë në gjendje të gjenerojnë të ardhura për të paguar kredinë.
Pasqyrat financiare janë një pjesë thelbësore e planit të biznesit, ndërsa dokumentet financiare në BRD mund të jenë mjaft të ndryshme, të përqendruara në një projekt specifik.
Si është dokument i kërkesave të biznesit të ndryshme nga një kërkesë për propozim?
Dallimi midis dy dokumenteve është i vogël, por i rëndësishëm. Në mënyrë tipike, një kërkesë për propozim (RFP) është krijuar me qëllim të kërkimit të propozimeve nga shitësit të ndryshëm. në shembullin e ZYXW, një RFP i dërgohet kompanive të mundshme që ofrojnë shërbime të jashtme, për të kërkuar oferta.
Një BRD, nga ana tjetër, është e përgatitur për një shitës të veçantë ose partner sipërmarrje të përbashkët i cili tashmë është përzgjedhur nga kompania e punësimit. BRD përmban më shumë detaje dhe më shumë specifikime dhe afate për t'u plotësuar përgjatë rrugës dhe në fund të projektit.
Kur krijohet një KPK, ajo vjen me afatin dhe kërkesat për dorëzimin e ofertave. Ofertat vlerësohen pas afatit të fundit.
Çfarë duhet të përfshihet në një dokument të kërkesave të biznesit?
Në disa mënyra një dokument i kërkesave të biznesit është i ngjashëm me llojet e tjera të propozimeve të biznesit. BRD duhet të përfshijë:
1 . Një deklaratë përmbledhëse , ndonjëherë e quajtur një përmbledhje ekzekutive , e cila përshkruan kërkesat e projektit në përgjithësi.
Deklarata përmbledhëse zakonisht shkruhet pasi BRD është e plotë.
2. Objektivat e projektit. Këto objektiva duhet të jenë në format SMART ; specifike, të matshme, të arritshme, realiste dhe të lidhura me kohë.
3 . Sfondi dhe një deklaratë e nevojave ose arsyetimi për projektin. Kjo është një pjesë e rëndësishme e dokumentit, prandaj mos e leni jashtë. Shpjegimi se pse projekti është i nevojshëm është një nxitës kryesor i projektit, dhe suksesi i tij do të varet nga sa mirë e plotëson nevojën.
4. Fushëveprimi i projektit - çfarë duhet të përfshihet dhe çfarë nuk duhet të përfshihet. Në shembullin e kompanisë ZXYW më sipër, kompania bëri të qartë se fushëveprimi nuk do të përfshinte punësimin e menaxhmentit të lartë - ata individë do të siguroheshin nga kompania.
5. Pasqyrat financiare. Pasqyrat financiare janë thelbësore për një pamje të përgjithshme të efektit të projektit në bilancin dhe të ardhurat e kompanisë gjatë një periudhe të caktuar kohore.
Natyrisht, se si kompania do të financojë projektin është e rëndësishme për të diskutuar edhe këtu.
6. Kërkesat dhe tiparet funksionale. Ky është vendi për të dhënë detaje, duke përfshirë diagramet, tabelat e organizimit dhe afatet kohore.
7. Nevojat e personelit. Kush duhet të punësohet dhe kur. Cilat kategori punonjësish do të nevojiten dhe si do të paguhen. Kush i paguan ata dhe kur. Meqenëse ZXYW po krijon një strukturë të bazuar në njerëz, kjo është një pjesë e rëndësishme e BRD-së së tyre.
8. Afati, afati kohor dhe afatet. Fazat e projektit duhet të detajohen në këtë seksion, për t'u siguruar që të gjitha palët të kuptojnë se çfarë kërkohet dhe kur. në projektin ZXYW, faza e parë ishte zgjedhja e një vendi, duke përfshirë eksplorimin e disa qyteteve potenciale.
9. Supozimet. Kjo pjesë e dokumentit shpesh anashkalohet. Shqyrtimi i supozimeve ndihmon në evitimin e problemeve më vonë. Për shembull, në kontratën e mësipërme, kompania donte të merrte me qira, jo blerje , hapësirën e zyrës.
10. Kostoja dhe Benefit. Një analizë kosto-përfitim është një listë e hollësishme e të gjitha shpenzimeve të projektit dhe kursimet nga projekti duhet të përfshihen.
Çfarë bën Kërkesat e Biznesit Dokumentoni një Kontratë?
Siç u përmend më lart, në fazën fillestare BRD është një propozim. Ju mund të keni vënë re se diçka mungonte nga lista e seksioneve të mësipërme - pagesa për shërbimet e kryera. Pa një deklaratë të pagesave për kontraktorin dhe kohën e këtyre pagesave, nuk ka asnjë kontratë.
Para se dy partitë të nënshkruajnë dokumentin, duhet të shtohet gjuha standarde e kontratës , me ndihmën e një avokati, duke përfshirë
- Premton të paguajë dhe premton të ofrojë shërbime
- Konventa kufizuese , duke mos lejuar që kontraktuesi të marrë sekretet tregtare të kompanisë ose t'i ndajë me të tjerët.
- Çfarë ndodh nëse njëra palë nuk i përmbush detyrimet e saj të kërkuara (domethënë, shkel kontratën)
- Klauzolat e sigurimeve dhe zhdëmtimit (mbajnë të padëmshme)
- Dispozitat gjyqësore dhe të arbitrazhit
- Dhe, sigurisht, nënshkrimet nga zyrtarët e duhur të kompanisë dhe kontraktuesit.