Mirëmbajtja e biznesit të postës zanore Përshëndetje
Përshëndetjet për postë zanore janë gjëra të thjeshta dhe në një biznes mund të duken të parëndësishme. Megjithatë, një përshëndetje me zë mail merr shumë lojë me klientët dhe bashkëpunëtorët - mendoni se sa shpesh nuk jeni në gjendje të merrni një telefonatë, sepse jeni në një linjë tjetër, larg nga tavolina juaj ose nga zyra. Mendoni se sa shpesh keni dëgjuar një përshëndetje me postë zanore kur telefononi kolegë, kolegë dhe kontakte të tjera të biznesit.
Përshëndetjet për postë zanore vendosin një ton për mënyrën se si telefonuesit do të të perceptojnë ju dhe kompaninë tuaj dhe janë mënyra delikate dhe të lehta për të nxitur marrëdhënie pozitive afariste. Mesazhet optimiste që janë të shkurtra dhe deri në pikën janë më të mirat. Dhe mos nxitoni mesazhin tuaj. Jini efikas por të relaksuar dhe merrni kohën tuaj.
01 - Një Përshëndetje e Shkurtër dhe e Lartë
02 - Emri juaj
Vendosni qartë emrin tuaj të plotë dhe shqipto çdo rrokje, kështu që telefonuesi e di se ata kanë arritur personin që priten dhe kështu ata duan të shkruajnë emrin tuaj nëse dëshirojnë. Nëse keni një emër të gjatë, ngadalësoni kështu që thirrësi juaj mund ta dëgjojë atë.
03 - Emri juaj i kompanisë dhe / ose emri i Departamentit
Duke deklaruar emrin e kompanisë suaj dhe departamenti juaj do t'i lejojë telefonuesit të dijë se ata kanë arritur vendin e duhur - veçanërisht nëse ata kanë kaluar nëpër një seri të nxituesve të automatizuar ose një drejtori të sistemit telefonik të punonjësve ose departamenteve. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për përshëndetjet e jashtme të postës zanore . Mund të anashkalohet për thirrje të brendshme.
04 - Deklaroni se nuk jeni në gjendje të merrni thirrjen
Një deklaratë e shkurtër (disa njerëz si një falje në deklaratë) se nuk jeni në gjendje të merrni thirrjen e tyre është standard dhe lëviz thirrësi shpejt nëpërmjet të informacionit mbi kur ju mund të ktheheni tek ata dhe të gjitha të rëndësishme mesazh bip.
05 - Ftesa për të lënë një mesazh
Fto thirrësit që t'ju lërë një mesazh të detajuar.
06 - Kur do të ktheheni në thirrjen e tyre
Nëse politika juaj është që të kthehen thirrjet deri në fund të ditës, tregoni telefonuesit tuaj. Nëse nuk ekziston një politikë, ofroni telefonuesit një vlerësim të asaj se kur do të ktheheni. Nëse jeni larg nga zyra për një javë, le ta dinë edhe këtë.
07 - Siguro një Kontakt për Ndihmë të Menjëhershme
Askush nuk i pëlqen të bllokohet në "burgun e postës zanore", duke pritur për një përgjigje pa ndonjë mundësi tjetër. Nëse ka dikush, telefonuesi mund të kontaktojë për ndihmë të menjëhershme, të japë udhëzime se si ta kontaktojë atë person.
08 - Mbani gjatësi përshëndetëse të shkurtër
Mbajeni të shkurtër: maksimumi prej 20 deri në 25 sekonda. Njerëzit janë të zënë dhe nuk më pëlqen të harxhojnë kohë.
09 - Shmangni dhënien e shumë informatave
Ofroni telefonuesit tuaj vetëm me informacionin që ata kanë nevojë për t'ju lënë një mesazh ose të merrni kontakt me ju.