Sistemet e telefonit të biznesit të diskutuar këtu janë për zyrat me dhjetë persona ose më shumë.
Çfarë karakteristika do t'ju nevojitet
Karakteristikat që sjellin vlerë për biznesin tuaj dhe lidhni biznesin tuaj me botën do të rrisin koston totale të sistemit telefonik.
Një shitës i sistemit të telefonit do të përpiqet t'ju shesë të gjitha këmbanat dhe bilbilet (kjo është puna e tyre), por ju duhet të shikoni në secilën veçori dhe të vendosni nëse do të shtojë vlerën e biznesit tuaj ose t'ju kursejë para.
Karakteristikat themelore
Këtu janë disa nga karakteristikat më të zakonshme që janë në dispozicion në një sistem telefonik të biznesit. Çdo markë është e ndryshme, prandaj pyesni shitësin për një listë të plotë opsionesh.
Ndihmësi automatik zakonisht merr vendin e një recepsionist duke paraqitur telefonuesit me një listë mundësish për të drejtuar thirrjen e tyre (p.sh. "Shtypni 3 për të folur me dikë në Sales"). Gjithashtu mund të lejojë që telefonuesit të thërrasin në mënyrë të drejtpërdrejtë zgjatjen e një partie.
- Funksionet e konferencës lejojnë dy ose më shumë zgjatime që lidhen për të ndarë në një bisedë. Zakonisht, parazgjedhja është dy. Nëse keni nevojë për më shumë se dy, pyetni se cili është numri maksimal i pjesëmarrësve. Disa sisteme lejojnë lejimin e zgjerimeve të brendshme. Nëse keni nevojë për thirrje konferencash të jashtme, pyesni edhe për këtë.
- Drejtoria automatike i lejon telefonuesit të kërkojnë zgjatjen e një punonjësi duke futur shkronjat e para të emrit të tyre.
- Voice Mail lejon që mesazhet të mbeten për punonjësit që nuk janë të disponueshëm ose në telefon. Disa sisteme mund të dërgojnë mesazhe zanore në një e-mail të një punonjësi dhe të lejojnë pajisje të ndara të postës elektronike të palëve të treta për t'u ndërfaqur me pajisjet e tyre. Në varësi të çmimeve, kjo mund t'ju kursejë para.
- Call Hold është aftësia për të vënë një thirrje në pritje ndërkohë që përdoruesi merr pjesë në çështje të tjera. Zakonisht i përfshirë në sistem.
- Përcjellja e thirrjes i jep përdoruesit mundësinë për të përcjellë përkohësisht të gjitha telefonatat në një zgjatje tjetër ose për të zë postë.
- Speed Dial ruan numrat e telefonave të përdorura shpesh dhe lejon përdoruesin të telefonojë atë me një buton pushimi ose dy. Është një kursimtar i dobishëm për numrat e thirrur shpesh.
- Redial lejon numrin e fundit të thirrur për t'u rizbuluar me prekjen e një butoni.
- Paging lejon një përdorues të flasë mbi një sistem të adresave publike për të thirrur për një punonjës ose për të dhënë njoftime.
- Muzika në pritje u jep telefonuesve tuaj diçka për të dëgjuar, ndërsa ata janë në pritje. Mund të jetë muzikë ose mesazhe të paracaktuara që reklamojnë kompaninë tuaj.
- Back Up Power do të sigurojë një burim alternativ të energjisë elektrike për 10 deri në 60 minuta në rast të një ndërprerjeje të energjisë.
Veçoritë e avancuara
Tiparet e avancuara do të shtojnë kosto të konsiderueshme në sistemin total dhe do të shtojnë një kosto të vazhdueshme gjatë jetës së sistemit. Megjithatë, kjo mund të kompensohet nga shërbimi ndaj klientit dhe avantazhet që i sjellin ato.
- Funksioni i Largimit të Vendit lejon lidhje të thjeshta me punonjësit jashtë zyrave ose zyrat e vogla të largëta thjesht duke telefonuar një zgjatje të brendshme.
- "Gjeni Me / Me Ndiqni" i lejon perdoruesit te dergojne telefonin e tyre me kerkese ne nje telefon tjeter, telefonin celular, telefon ne shtepi, sekretar, etj.
- Integrimi i telefonit kompjuterik (CTI) lejon sistemin e telefonit të ndërveprojë me një sistem kompjuterik. Shembujt përfshijnë aftësinë që një përdorues të klikojë në një numër telefoni në ekran dhe të ketë sistemin telefonik automatikisht të thirrni numrin (reduktimin e numrave të gabuar dhe kursimin e kohës); ose kalimin e numrit të telefonit të një klienti në një kompjuter kur ata telefonojnë për të tërhequr llogarinë e klientit dhe për ta shfaqur atë në ekran për punonjësin përpara se të përgjigjen në telefon. Ky opsion është shumë i kushtueshëm.
Sa i madh sistemi duhet të jetë
Pyetja tjetër që duhet të përgjigjesh është se ku doni telefonat. Lista e mëposhtme identifikon vendet e zakonshme që dëshironi të gjeni një zgjatje telefonike:
- recepsionist
- Çdo zyrë
- Makinë faksi
- Terminalet e kartës së kreditit, portet e të dhënave
- Dhoma e konferencave
- Dyqani / kat depo
- Hapësira publike (salla e pritjes, korridoret, rrugët e hyrjes, etj)
Tjetra, do të duhet të përcaktoni se sa telefonata të njëkohshme do të vijnë dhe dalin nga zyra. Shuma totale e thirrjeve hyrëse dhe dalëse në çdo moment të caktuar është numri i rreshtave (ose trungjeve) që do t'ju nevojiten.
Konfigurimet e zakonshme janë 3, 8, 12, 16, 24 ose 48 rreshta. Sistemet më të mëdha kanë lojëra elektronike të zgjerimit, kështu që mund të shtoni më shumë rreshta në një datë të mëvonshme. Mos harroni të tregoni për rritjen e ardhshme (25% nuk është e pazakontë). E rëndësishme: nëse e nënvlerësoni këtë, telefonuesit do të marrin një sinjal të zënë nëse të gjitha linjat janë në përdorim.
Gjetja e një tregtari të sistemit të telefonit
Gjetja e një tregtari nuk është e vështirë. Së pari, mund të kërkoni në Web për "Pajisjet dhe Furnizimet Telefonike" për të gjetur një tregtar pranë jush.
Tregtia tregtare dhe teknologjia e zyrës janë gjithashtu vende të mira për të filluar. Jo vetëm që do të jeni në gjendje të takoni shitësit dhe të mbështesin njerëzit, por ju mund të provoni edhe një sistem.
Së fundi, mënyra më e mirë është të pyesni përreth. Pyesni njerëzit që njihni se kush ka një biznes me një zyrë. Ju gjithashtu mund të merrni vlerësimin e tyre për cilësinë e pajisjeve dhe nivelin e shërbimit që është ofruar.
Llogaritja e Kostoja Totale
Kostoja totale e sistemit do të përbëhet nga komponentët e mëposhtëm:
- Njësia / Sistemi bazë është njësia që kontrollon të gjithë infrastrukturën telefonike. Kostoja varet nga numri i veçorive që keni, numri i telefonave që mund të trajtojë dhe numri i linjave që vijnë nga kompania telefonike.
Celularë / Sete Shkollore janë njësitë që ulen në tavolina ose bashkëngjiten në mur. Ata vijnë në disa stile, aftësi dhe çmime të ndryshme. Çmimet mund të shkojnë nga $ 70 në $ 1,000. Shembujt përfshijnë: Baza (më e lirë), Mid-level, Executive / High-End, Setet e pritës (më të shtrenjtë) dhe Njësitë e Tabelave të Konferencës. Mundësi të tjera përfshijnë kufje pa duar dhe lidhje me valë. Shumica e celularëve janë të pronarit dhe do të punojnë vetëm me një sistem bazë nga ai prodhues. Nëse po zëvendësoni një sistem telefoni ekzistues, kostoja e të gjitha aparateve të reja (nëse ndryshoni markat) mund të bëjë një përmirësim në modelin e ardhshëm më të lartë, zgjidhja e vetme e përballueshme që keni.
- Instalimet janë enët e gjakut të organizatës dhe nuk duhet të margjinalizohen. Nëse po ndërton një zyrë, instaloni instalime shtesë dhe enë në çdo zonë që mendoni se mund të keni nevojë për një telefon në të ardhmen. Kostoja do të jetë një pjesë e kostos nëse duhet të ktheheni më vonë dhe të shënoni vrima në tavanet dhe muret. Nëse e instaloni atë në një ndërtesë me instalime elektrike ekzistuese, treguesi duhet të kontrollojë instalimet elektrike për pajtueshmërinë para se të nënshkruani kontratën.
- Instalimi dhe Konfigurimi Fillestar do të jetë pjesa më e harxhuar kohore e projektit. Sistemet e telefonit nuk punojnë drejt-out-of-the-box dhe ka shumë të ngjarë që do të duhet të instalohen dhe fillimisht të konfigurohen nga një teknik i trajnuar. Në mënyrë që të ngriheni dhe të vraponi sa më shpejt që të jetë e mundur, sigurohuni që kjo të përfshihet në kontratë. Mundësi të tjera që mund të negociohen janë mirëmbajtja, modifikimet e ardhshme dhe trajnimi për punonjësit tuaj.
Marrja e Vendimit Përfundimtar
Vendimi përfundimtar varet mbi shpatullat tuaja. Shitësit e sistemit të telefonit mund të jenë agresivë, por mos harroni se ju jeni "klient" dhe jeni përgjegjës. Në mënyrë që të merrni çmimin më të mirë për sistemin që dëshironi, dorëzoni kërkesat tuaja në disa kompani dhe lërini ofertën për projektin. Sigurohuni që të merrni një propozim të detajuar që mbulon të gjitha fushat e përshkruara më sipër.
Ju nuk do të merrni një krahasim të mollëve me mollë, andaj kërkoni që kostot e veçorive të renditen veç e veç (ose të detajuara, nëse përfshihen si një paketë karakteristikash). Kjo do t'ju lejojë të përcaktoni se çfarë po shkakton dallimet në çmime. Nëse ende nuk jeni të sigurt për një udhëheqës të qartë, kërkoni të shihni një demo në një faqe të klientit ekzistues. Së fundi, krahasoni propozimet dhe zgjidhni atë që plotëson nevojat tuaja, lejon rritjen dhe, çka është më e rëndësishmja, ndiheni më të rehatshëm.