Marrja e dosjeve të donatorëve në radhë
Kur e dini kur ka ardhur koha dhe pastaj çfarë bëni? Disa profesionistë jofitimprurës dhanë këto përgjigje kur u kërkoja atyre të përfundonin këtë fjali: "E dija se ishte koha për të marrë një sistem të ri të menaxhimit të donatorëve kur ...."
- Ajo që kishim nuk mund të raportonte të dhënat në mënyrën se si duhej.
- Qeni hëngri kartat e mia të indeksit.
- Doja të dija gjëra për donatorët e mi, dhe u desh një kohë absurde e stafit për të gjetur përgjigjen.
- Sistemi "i fundit" u largua me të në kokën e tyre.
- I vetmi person që kishte një shënim se si ta përdorte sistemin (një bazë e të dhënave e vjetër Access) po tërhiqej.
- Kompjuteri i një vullnetari u rrëzua dhe ne humbëm gjithçka.
A janë këto arsye të vërteta për fitimprurjen tuaj?
Megjithatë, të vendosni se keni nevojë për një sistem të ri është, megjithatë, pjesa e lehtë. Ka një botë të informatave konfuze rreth sistemeve konkurruese atje, dhe asnjë mënyrë e lehtë për ta vënë atë të gjithë së bashku.
U ktheva në "Raportet e Konsumatorëve" të teknologjisë jofitimprurëse për të gjetur përgjigjet. Idealware është një organizatë jofitimprurëse që u ndihmon organizatave jofitimprurëse të bëjnë vendime të zgjuara softuerike duke kryer kërkime të paanshme dhe pastaj duke e përkthyer atë në raporte, artikuj dhe trajnim të lehtë për t'u kuptuar.
Andrea Berry, drejtoreshë e partneriteteve dhe të mësuarit në Idealware, sugjeron këto hapa për zgjedhjen e një sistemi të ri të menaxhimit të donatorëve.
Shifni nëse keni nevojë vërtet për një sistem të ri.
Berry thotë për të filluar duke vlerësuar pse nuk ju pëlqen sistemi juaj. Problemi mund të mos jetë ajo që ju mendoni, dhe nuk është e lehtë të kaloni softuerin. Duhen kohë, përpjekje dhe para.
Berry tha, "Nuk ka sistem plumbash argjendi atje, prandaj sigurohuni që sistemi juaj i tanishëm në të vërtetë është i pamjaftueshëm.
Për shembull, mund të mësosh më shumë për sistemin që ke, në vend që të kalosh plotësisht në një sistem të ri. "
Bëni kohën që të përcaktoni se çfarë problemi është me të vërtetë. A mund të jetë një nga këto?
- Keni nevojë për më shumë trajnim. Ndoshta sistemi juaj aktual ka karakteristika që nuk i kuptoni ose nuk i dini si ta përdorni. Pyesni shitësin tuaj nëse ka mundësi të trajnimit, si videot ose burimet në internet, të cilat mund t'i qaseni.
- Keni nevojë për më shumë mbështetje. Cilat janë opsionet mbështetëse për sistemin tuaj aktual? A ka përkrahje të disponueshme dhe të përballueshme? A i kupton shitësi problemet tuaja dhe përpiqet të ndihmojë, ose flasin ata me ju? A kanë një zgjidhje për problemin tuaj të veçantë?
- Ju nuk i kuptoni të gjitha aftësitë e sistemit tuaj aktual. A e dini me të vërtetë se nuk bën atë që dëshiron? A ka dokumentacion në dispozicion? Disa shitës po punojnë shumë për të ofruar më shumë ndihmë, si për shembull videot, forumet ku mund të bëni pyetje dhe literaturë të shkruar për jo-techies.
- Sistemi juaj është shumë i dobët ose shumë i fuqishëm. Madhësia e një sistemi për procesin tuaj dhe buxheti juaj është një hap vendimtar.
- Sistemi juaj është shumë i shtrenjtë. A po paguani për më shumë funksione se sa keni nevojë? Berry thotë: "Kur flisni me një shitës, mbani mend se kjo është një shitje ... natyra është që të 'shitet'. Kuptimi i nevojave tuaja do t'ju ndihmojë të mos jeni të hutuar nga sindroma e objektit me shkëlqim.
- Sistemi yt është i vjetëruar. Ndoshta sistemi juaj nuk ka veçori të reja. Mbani në mend, duhet të përditësohet rregullisht automatikisht ose nga vetë ose shitësi juaj. Vetëm të jeni të vetëdijshëm se si sistemi juaj mbetet i përditësuar.
- Sistemi juaj nuk mbështetet më nga shitësi. Berry thotë se kjo nuk është e zakonshme, por ndodh, veçanërisht nëse një shitës më i vogël është blerë nga një ndërmarrje më e madhe.
Idealware ofron një libër pune, Një Udhëzues për Konsumatorët për Sistemet e Menaxhimit të Donatorëve me kosto të ulët që do t'ju ndihmojnë t'ju udhëheqin përmes këtij procesi të vetëvlerësimit.
Identifikoni një ekip të palëve të interesuara.
Kështu që ju keni vendosur të kaloni. Çfarë është më pas?
Berry tha: "Ajo që ne e shohim gjatë gjithë kohës është që drejtori i zhvillimit vendos të marrë një sistem të ri por nuk konsultohet me departamentin e marketingut, ose drejtorin ekzekutiv ose koordinatorin vullnetar , të gjithë ata që do të përdorin sistemin".
Është mirë të konsultoheni me të gjithë ata që do ta përdorin sistemin. Kur ju jeni tiparet e brainstorming që keni nevojë, le të thonë të gjithë. Sigurohuni që të gjithë ata që do të përdorin ose do të ndikohen nga sistemi janë të përfaqësuar. Dikush në departamentin e dhuratave kryesore duhet patjetër të jetë i pranishëm si duhet një individ i cili kryeson përpjekjet për mbledhjen e fondeve.
Kuptoni proceset tuaja aktuale.
Bëni një listë të detajuar të proceseve për mbledhjen e fondeve, standardizoni ato dhe vlerësoni gjithçka që bëni me bazat e të dhënave tuaja. Pyetni organizatën tuaj:
- Pse ta bëjmë këtë në këtë mënyrë?
- A duhet të vazhdojmë të bëjmë gjëra në këtë mënyrë?
Berry tha, "Standardizimi ju jep fleksibilitet në zgjedhjen e një sistemi ... sistemet më pak të shtrenjta nuk lejojnë fleksibilitet të madh, kështu që sa më pak 'çuditësi', aq më mirë. Shikoni praktikat më të mira në terren dhe shmangni procedurat unike".
Eliminimi i teprimeve para se të investoni. Sa herë futni një adresë, për shembull? Mos mbani taktika quirky që janë përhapur gjatë viteve dhe në vend të kësaj përqëndrohen në atë që organizata juaj aktualisht ka nevojë.
Për shembull, do të dëshironi të vendosni një standard për hyrjen e numrit të telefonit. Do të regjistroni numra si (555)555-5555 ose 555-555-5555? Këto janë të gjitha detajet thelbësore për të menduar.
Prioritizoni listën tuaj të dëshiruar të veçorive .
Merrni të gjithë së bashku që do të përdorin sistemin ose që do të marrin raporte nga ai. Brainstorm gjithçka që mund të dëshironi, dhe më pas renditini këto karakteristika. Përcaktoni atë që keni absolutisht nevojë, pa të cilën sistemi është i padobishëm. Të bësh këtë së pari do të të mbajë nga shkaku në një nivel kompleksiteti që mund të shkatërrojë buxhetin tuaj.
Berry rekomandon krijimin e një liste me tre nivele:
- Çfarë keni nevojë apo tjetër sistemi është i padobishëm?
- Çfarë do të ishte mirë të kesh, por nuk është një ndërprerës i marrëveshjes?
- Çfarë do të dëshironit nëse paraja nuk ishte opsion?
Tiparet popullore shpesh përfshijnë:
- Ndjekja e angazhimeve të donatorëve
- Fushat e personalizuara dhe shënimet
- Kultivimi i donatorëve
- Caktimin e aftësive
- Raportet mbi tendencat popullore
- Menaxhimi i anëtarësisë
Bonus: Merrni një vështrim në Udhëzuesin e Salsa për CRM-të për të përcaktuar karakteristikat e duhura për organizatën tuaj.
Bëni kërkimin tuaj.
Përdorni Idealware. Ata kanë bërë kërkime të nevojshme për ju. Raportet e Idealware kanë ngushtuar fushën, sistemet e mbledhura që janë sisteme të dedikuara të menaxhimit të donatorëve dhe pastaj kanë tërhequr dhjetë sistemet më të mira dhe kanë dhënë një listë të veçorive.
Shikoni Udhëzuesin e Konsumatorëve për Sistemet e Menaxhimit të Donatorëve me Kosto të Ulët.
Duke përdorur raportin, bëni një listë të shkurtër të tre ose katër sistemeve të zbatueshme.
Organizoni demonstrimet e shitësit.
Disa shitës do të vijnë tek ju, ose ju mund të shkoni tek ata. Por shumë demo transmetohen në internet me ndihmën e një vegle për ndarjen e uebit. Ndonjëherë mund të shkarkoni edhe një version të provës.
Sigurohuni të përdorni shembuj të vërtetë për të parë se si secili sistem do të punojë për nevojat tuaja. Një ndihmë e madhe është Gjashtë Udhëzime Idealware për Vazhdimin e Demo Vendor.
Rendisni sistemet kundrejt listës suaj të dëshirave-dashuroj vs. nevojat thelbësore dhe kosto të lartë kundrejt përballueshme-dhe zgjidhni sistemin e duhur për ju.
Ju mund të blini sistemin tuaj të ri me një kartë krediti online, por sistemet më të mëdha mund të kenë një kontratë që duhet përpunuar dhe nënshkruar.
Berry thotë, "Ndonjëherë mund të filloni menjëherë të përdorni sistemin tuaj të ri, ndërsa sistemet e tjera duhet të personalizohen. DonorPerfect Online është i njohur mirë për përshtatjen e një sistemi para se të filloni, ndërsa sistemet e tjera, të tilla si GiftWorks, -do. Disa sisteme do të kenë nevojë për një konsulent për t'u ngritur. "
Mbani në mend se do të përdorni CRM tuaj për të përmirësuar më shumë marrëdhëniet e donatorëve, por mund ta përdorni edhe për të përmirësuar strategjitë tuaja për mbledhjen e fondeve.
Dan Quirk është menaxheri i marketingut në Salsa Labs, kompania e fondeve për mbledhjen e fondeve për nonprofits në fokus të rritjes. Fokusi i marketingut i Dan-it për krijimin e përmbajtjeve, optimizimin e konvertimit dhe teknologjinë moderne të marketingut ndihmon atë në trajnimin e ekipeve zhvillimore jofitimprurëse për praktikat më të mira dixhitale për mbledhjen e fondeve.