Regjistrimi është pika e parë e kontaktit me mysafirët tuaj, dhe një proces i kontrollit të qetë mban nivelet e emocioneve të larta dhe vendos tonin për një ngjarje të madhe. Në anën e rrokullisjes, një eksperiencë e çorganizuar dhe kohë mund të largohet nga turma duke murmuritur gjithë rrugët deri sa të fillojë ngjarja juaj. Me aq shumë hipur në tabelën e regjistrimit, ju patjetër doni të merrni atë të drejtë herë të parë. Ndiqni këtë listë të plotë të domosdoshme për të siguruar që ju të merrni një fillim të mirë.
Më e madhe është më e mirë
Matematika e thjeshtë na tregon se turma të mëdha do të kërkojnë më shumë fuqi punëtore nëse doni të shmangni linjat e gjata. Unë rekomandoj një mjek për çdo njëqind mysafirë, dhe një flutur për çdo dyqind mysafirë. Sa i përket nevojave të tryezës , supozoni dy shoqërues për tavolinën e tetë këmbëve dhe shtoni një tabelë shtesë për këtë llogaritje për furnizimet dhe hapësirën e punës.
Qëndro i lidhur
Ju nuk dëshironi të kaloni nëpër sallat që kërkojnë një prizë elektrike ose lidhje interneti, prandaj sigurohuni që këto rreshta të futen në tavolinën tuaj paraprakisht. Ju gjithashtu do të dëshironi të sillni një laptop edhe nëse nuk planifikoni ta përdorni atë. Qasja në internet mund të jetë e dobishme nëse keni nevojë të kontrolloni email-et ose të ndihmoni të ftuarit e humbur të gjejnë rrugën e tyre për në dhe nga vendi. E fundit por jo më pak e rëndësishme, kontrolloni gjendjen e ndriçimit. Nëse korridori është ndezur pak, atëherë ju mund të dëshironi të shtoni disa dritare tavoline për të ndihmuar në leximin e listave tuaja.
Mos harroni programet e zyrës
Çdo projektues duhet të ketë një kuti për mbushjen e mbushur me zyra të domosdoshme si shiritat, gërshërët dhe një shumëllojshmëri markerësh.
Artikuj të tjerë të rëndësishëm për listën tuaj të paketimit përfshijnë nametags bosh, numrat e tabelave dhe shenjat e rezervuara për t'u përdorur sipas nevojës. Po, vendi juaj do të ketë qasje në shumicën e këtyre gjërave, por koha dhe frustrimi që kurseni duke i pasur ata pranë jush është e pavlefshme.
Përgjigjet e përshpejtuara
Një nga ndërhyrësit më të mëdhenj të "ritmit të regjistrimit" tuaj do të jetë breshëri i pyetjeve të thjeshta që vijnë nga vullnetarët dhe të pranishmit.
Ju mund të parandaloni këto kërkesa nga ngadalësimi i vijës së regjistrimit duke ngritur një tabelë ndihme. Ju do të habiteni se sa më efikase mund të ekzekutohet tabela e kontrollit kur ju keni një person të përkushtuar duke iu përgjigjur pyetjeve si "ku është banjo?"
Qëndro i hapur
Është thelbësore që të mbahen të paktën një person në tryezën e regjistrimit gjatë gjithë ngjarjes. Ju nuk doni një problem relativisht të vogël në mbledhje në diçka më të madhe, sepse askush nuk ishte në dispozicion për të ndihmuar. Kjo zakonisht ndodh kur të ftuarit janë të detyruar të shikojnë diku tjetër, kur ekipi juaj nuk mund të gjendet. Ajo merr vetëm një ndërprerje të dobët të banjës për të dërguar një pjesëmarrës të paduruar drejt zonës së kuzhinës për të kërkuar një sallatë pa qepë!
Mbajini miqtë tuaj të afërt
Ka disa numra të kontaktit që do të doni të merrni mirë para fillimit të ngjarjes. I pari është numri i celularit për koordinatorin tuaj të vendbanimit. Nuk do të ketë kohë për të pastruar ndërtesën kur peshqirët e letrës të mbarojnë në banjë, prandaj ky numër është absolutisht i domosdoshëm. Një numër tjetër i mirë për t'u marrë me çështjet që lidhen me ushqimin është ai i menaxherit të hotelerisë. Së fundmi, konfirmoni numrat më të mirë të urgjencës për policinë dhe departamentet e zjarrit. Disa hotele kanë stafin e tyre të sigurisë, të cilët shpesh janë pika më e mirë e kontaktit në këto situata.
Tabelat e regjistrimit duhet të ofrojnë më shumë se vetëm një shenjë mirëseardhëse dhe etiketë emri. Nga perspektiva e mysafirit, ata përfaqësojnë qendrën e shërbimit të klientit për ngjarjen tuaj. Por, për të arritur deri në këtë pritshmëri, duhet të jeni të përgatitur. Në fund të fundit, nëse mysafirët nuk mund ta bëjnë regjistrimin e kaluar, atëherë pjesa tjetër e përpjekjeve tuaja të planifikimit do të kalojë pa u vënë re.