Shpenzimet "e zakonshme dhe të nevojshme" për biznesin tuaj janë në përgjithësi të zbritshme nga taksat
Mbajtja e gjurmës për të gjitha shpenzimet e biznesit tuaj do të shkojë shumë në uljen e detyrimeve tatimore.
Çfarë është një shpenzim i ligjshëm?
Përkufizimi themelor është se një shpenzim duhet të jetë "i zakonshëm dhe i nevojshëm" për tregtinë ose profesionin tuaj. Ky përkufizim vjen drejtpërdrejt nga kodi i taksave (Kodi i brendshëm i të ardhurave në seksionin 162, shih gjithashtu seksionet e Rregullores së Thesarit 1.162-1). "Një shpenzim i zakonshëm", thotë IRS në Publikimin 535, Shpenzimet e Biznesit, "është një gjë e zakonshme dhe e pranueshme në industrinë tuaj. Një shpenzim i nevojshëm është ai që është i dobishëm dhe i përshtatshëm për tregtinë ose biznesin tuaj".
Ne bëjmë pesë dallime kur analizojmë shpenzimet. Ne veçojmë shpenzimet personale nga shpenzimet e biznesit. Ne i ndajmë shpenzimet e biznesit në tri lloje të gjera: kostoja e mallrave të shitura, shpenzimet kapitale dhe shpenzimet e zbritshme. Disa shpenzime mund të jenë vetëm pjesërisht të zbritshme ose jo të zbritshme. Kështu, pesë dallimet janë:
- Shpenzimet personale
- Shpenzimet e biznesit
- Kostoja e mallrave të shitura
- Shpenzimet kapitale
- Shpenzimet e zbritshme
Ndarja e Shpenzimeve Personale
Problemet lindin kur një shpenzim mund të jetë pjesërisht personale dhe pjesërisht i lidhur me biznesin. Një shembull i zakonshëm: një freelancer mund të përdorë një dhomë në shtëpinë e saj si një zyrë. Në këtë situatë, ne do të masnim pamjet katrore të zyrës dhe të gjithë shtëpisë, dhe do të gjejmë përqindjen.
Kjo përqindje do të përdoret pastaj për të matur pjesën e biznesit të shpenzimeve të përbashkëta si qiraja, sigurimi dhe shërbimet publike. Pjesa e biznesit e këtyre shpenzimeve do të bëhej pjesë e zbritjes së zyrës së shtëpisë , ndërsa pjesa tjetër e shpenzimeve do të ishte personale në natyrë.
Rregulli i përgjithshëm: "Në përgjithësi, ju nuk mund të zbrisni shpenzimet personale, jetësore apo familjare. Megjithatë, nëse keni shpenzime për diçka që përdoret pjesërisht për biznes dhe pjesërisht për qëllime personale, ndani koston totale mes biznesit dhe pjesëve personale. Ju mund të zbritni pjesën e biznesit "(IRS, Publikimi 535, Shpenzimet e Biznesit, seksioni për shpenzimet personale kundrejt biznesit).
Këshillë për kontabilitet: mbani gjurmët e të gjitha shpenzimeve tuaja. Në këtë mënyrë ju mund të rishikoni shpenzimet tuaja dhe kërkoni llogaritarin tuaj nëse ndonjëri prej tyre mund të jetë i zbritshëm nga taksat.
Kostoja e mallrave të shitura
Kostoja e mallrave të shitura janë shpenzimet për inventarin dhe gjërat që lidhen me inventarin. Prodhuesit, shitësit me shumicë dhe shitësit me pakicë ndjekin koston e produkteve që prodhojnë ose blejnë për rishitje.
Rregulli i përgjithshëm: "Nëse biznesi juaj prodhon produkte ose i blen ato për rishitje, ju në përgjithësi duhet të vlerësoni inventarin në fillim dhe në fund të çdo viti tatimor për të përcaktuar koston tuaj të mallrave të shitura.
Disa nga shpenzimet tuaja të biznesit mund të përfshihen në çmimin e kostos së mallrave të shitura "(IRS, Publikimi 535, Shpenzimet e Biznesit, seksioni mbi koston e mallrave të shitura).
Për shpjegime të hollësishme, shih Publikimi 334, Udhëzuesi i Taksave për Biznesin e Vogël, kapitulli 6, Si të Ilustrohet Kostoja e Mallrave të Shitur. Shih gjithashtu seksionin e inventarëve të Publikimit 538, Periudhat e Kontabilitetit dhe Metodat.
Shpenzimet kapitale
Disa shpenzime regjistrohen si aktive dhe kostot e tyre mbulohen me kalimin e kohës përmes amortizimit. Shpenzime të tilla quhen asetet kapitale sepse kostot e tyre kapitalizohen si pasuri e biznesit dhe kostoja zbritet gjatë një periudhe kohore nëpërmjet amortizimit. Shembuj të shpenzimeve kapitale përfshijnë kompjuterë, mobilje, pajisje dhe pasuri të paluajtshme.
Rregulli i përgjithshëm: "Ju duhet të kapitalizoni tri lloje të kostove: kostot e fillimit të biznesit, asetet e biznesit dhe përmirësimet". (Publikimi 535).
Mbajtja e gjurmës së shpenzimeve të biznesit
Personalisht, përdor një softuer me kontabilitet të plotë për të gjurmuar të ardhurat dhe shpenzimet e mia. Por pastaj përsëri unë jam një kontabilist dhe të ndjehen rehat duke përdorur softuer të tillë si Quickbooks dhe Sage Peachtree. I highly recommend këto programe për bizneset e vogla. Përdorimi i një softueri të kontabilitetit të plotë do t'ju ndihmojë të monitoroni shëndetin e kompanisë suaj.
Programet e kontabilitetit me cilësi të plotë mund të kërkojnë njëfarë kohe. Dhe është e lehtë të merrni frustruar me të gjitha tiparet dhe shërbimet.
Si një bonus shtesë, programet më të mira të softuerëve tatimorë ju lejojnë të importoni të dhëna nga Quicken ose Money. Për të bërë sa më të qetë procesin e përgatitjes së taksave, sugjeroj që të shpenzoni pak kohë duke u siguruar që kategoritë tuaja të shpenzimeve të krijohen siç duhet. Ju mund të shtoni, fshini dhe modifikoni kategoritë në të gjitha programet e financave personale dhe të kontabilitetit. Duke pasur kategori intuitive, të lehtë për t'u kujtuar, do të keni mundësi të gjeneroni raporte kuptimplote. Dhe shumica e programeve do t'ju lejojnë t'i lidhni kategoritë me pikat e veçanta të linjës në format e taksave. Vendosja e kësaj mund të bëjë një rrugë të gjatë për të zvogëluar sasinë e kohës që kaloni duke përgatitur taksat tuaja.
Të gjitha programet e kontabilitetit të përmendura mund të gjenerojnë raporte fitimi dhe humbje (të quajtura pasqyra e të ardhurave nga kontabilistët). Këto raporte ndihmojnë të analizoni se si po bën biznesin tuaj të pavarur, nëse jeni fitimprurës dhe si po shpenzoni paratë tuaja. Nëse vendosni të punësoni një kontabilist tatimor, këto raporte duhet të përshpejtojnë përgatitjen e kthimeve tatimore.