Seminari është ndoshta ngjarja më e zakonshme që planifikuesit do të organizojnë. Dhe shumica e seminareve janë planifikuar ose si një ditë ½ ose një ditë të plotë. Për ata që janë të interesuar në krijimin e një liste kontrolli për planifikimin e një seminari , në vijim ofron një strukturë të nivelit të lartë për planifikimin dhe ekzekutimin e një seminari.
Dhe për ata që po planifikojnë një konferencë multi-ditore ose multi-sesion, konsiderojnë marrjen e një qasjeje të ngjashme. Megjithatë, lista juaj e planifikimit të seminarit thjesht do të jetë më e gjatë.
01 - Konfirmo Qëllimin e Ngjarjes
- Kush është audienca?
- Cila është tema e seminarit?
- Ku duhet të gjendet?
- Pse do të marrin pjesë njerëzit?
- Cila është axhenda e seminarit?
02 - Rishikimi i Apex Event Specifikimet Guide
Këshilli i Konventës së Industrisë ka krijuar një sërë mjetesh që duhet të konsiderohen si një burim i shkëlqyeshëm i praktikave më të mira që do të ndihmojnë në ngjarjen ose planifikuesin e takimeve për të ndjekur detajet për planifikimin e ngjarjeve. Me mjete të lira për shkarkim, ai do të ndihmojë çdo planifikues ngjarje për të krijuar një listë me detajet relevante. Kjo përfshin, por nuk kufizohet vetëm në:
- Profili i ngjarjes (data, koha, vendndodhja, kontaktet, etj)
- Organizuesi i ngjarjes / informacioni i kontaktit pritës
- Informatat e kontaktit të furnitorit
- Profili i pjesëmarrësit
- Hapësira e nevojshme
- Ushqim dhe pije
- Kërkesat A / V
- Funksioni / konfigurimi i dhomës
03 - Krijo një profil të ngjarjes
Sapo një projektues të ketë disa nga pyetjet themelore rreth ngjarjes së mbuluar, është koha për të hulumtuar vendet e mundshme për takimin. Është e rëndësishme të punoni ngushtë me organizatorin / organizatorin e ngjarjes për të përcaktuar llojin e vendit dhe ku seminari mund të jetë më i përshtatshmi për organizatorin dhe mysafirin (lista e ideve mund të jetë e pafundme):
- Hotel lokale
- Objekti lokal i konferencës
- Hapësira private e restorantit
- Muzeu i klubit privat / galeria e artit
04 - Nevojat e Seminarit të Përmbledhur dhe Propozimet e Vendeve të Kërkuara.
Shumica e vendeve janë të lumtur të japin një vlerësim për një seminar të mundshëm. Kontakti i ushqimit apo shitjes do të ketë nevojë për informacionet e mëposhtme të BEO :
- Datë të mundshme për ngjarjen
- Numri i të pranishmëve
- Stili i konfigurimit të dhomës (klasa, u-formë, etj)
- Koha e ngjarjes (llogari për konfigurimin / shembjen)
- Kërkesat për ushqim dhe pije
- A / V nevojat (duke përfshirë ekranet, mics, etj)
- Vendosja e dhomës
Këshillë: Jepni me qira një teknik A / V që të jetë i dedikuar për ngjarjen tuaj nga hoteli.
05 - Konfirmoni dhe / ose Zhvilloni axhendën
Është shumë e rëndësishme për planifikuesin e ngjarjes që të punojë ngushtë me organizatorin / organizatorin e ngjarjes sepse agjenda e ngjarjes shpesh do të ndryshojë nga biseda fillestare deri në ditën aktuale të ngjarjes. Planifikuesi i ngjarjes duhet të jetë i gatshëm të rregullojë planin dhe të punojë ngushtë me vendin për të siguruar që çdo gjë të funksionojë normalisht.
06 - Konfirmo marrëveshjen BEO
Pasi projektuesi e njeh numrin e pjesëmarrësve dhe kërkesat logjistike për seminarin, ai ose ajo duhet të sigurojnë hapësirën e ngjarjes dhe kërkesat përkatëse. Shumica e marrëveshjeve duhet t'i lejojnë planifikuesit një mundësi për të reduktuar / rritur kërkesat për ushqim dhe pije deri në një numër të caktuar ditësh para ngjarjes. Megjithatë, shumë marrëveshje do të kapin sa shumë do të lejojnë një grup të reduktojë sasitë, prandaj vlerësoni mirë.
07 - Krijo komunikime dhe materiale ngjarjeje
Ky është një artikull që disa planifikues mund të jenë të përfshirë me të, ndërsa të tjerët mund të mos. Në thelb, disa planifikues takimesh do të jenë përgjegjës për secilën nga këto që vijojnë:
- Krijimi i ftesave për ngjarje
- Axhenda e shtypjes dhe materiale të tjera
- Sigurimi i dhuratave / lotarëve të pjesëmarrësve
- Prodhimi i emrave të emrit
- Shenjat e ngjarjes së transportit dhe shfaqjet
08 - Punoni ngushtë me Host Event për të finalizuar Logjistikës
Para ngjarjes, ka disa hapa të rëndësishëm që një planifikues takim përfundon para ngjarjes. Kjo përfshin konfirmimin e mëposhtme:
- Folës të ngjarjeve
- Kërkesat e Ngjarjes A / V
- Numri i pjesëmarrësve në ngjarje
- Rolet dhe përgjegjësitë e pritësit
- Nevojat e materialeve të ngjarjeve (kontrolloni disa herë)
09 - Konfigurimi i ngjarjes
Sigurohuni që të lejoni kohë në orarin BEO për konfigurimin e ngjarjeve dhe rekomandohet të arrini përafërsisht dy orë para ngjarjes.
Këshillë: Nëse seminari është planifikuar në mëngjes, kërkoni nga shitësi i kontaktit për të lejuar grupin tuaj të krijojë një natë më parë (por mos i lënë ndonjë gjë të vlefshme në faqen publike).
Të gjitha materialet e ngjarjes, fletëpalosjet, shenjat, shfaqjet, dhuratat, tabelat e regjistrimit , shënjat e emrit dhe më shumë duhet të jenë gati për ngjarjen.
Paralajmërim: Nxituesit ndonjëherë ndryshojnë diapozitivën natën më parë dhe ofrojnë prezantime të reja që duhet të shtohen në pikën e energjisë 10 minuta para ngjarjes.
10 - Ekzekutimi i ngjarjeve
Pasi ta keni përgatitur, është koha për seminarin. Prisni sa vijon:
- Disa pjesëmarrës do të vijnë gjithmonë herët.
- Disa pjesëmarrës do të vijnë gjithmonë vonë.
- Ka shpesh një lloj gabimi teknik.