Zyra e Kryebashkiakut të Ngjarjeve të Veçanta në Çikago dhe Shoqata e Restorantit Illinois punojnë së bashku për të planifikuar dhe ekzekutuar këtë festival vjetor të ushqimit .
Planifikimi i një Festivali të Ushqimit të Komunitetit
Nëse një festival i madh ushqimor si Shijoni i Çikagos ose një version më i vogël i njëjtë, festivalet e komunitetit të planifikimit është një përgjegjësi e rëndësishme për qeveritarët lokalë dhe planifikuesit e ngjarjeve komunale. Shija e Çikagos shërben si një studim i rastit të madh për çdo komunitet duke konsideruar një program të ngjashëm. Fushat primare funksionale të çdo festivali ushqimor të komunitetit do të përfshijnë:
- operacionet
- Shitësit e ushqimit
- Programim
- sponsorizimi
- Marketing / Marrëdhënie me Publikun
- Menaxhimi i Kontabilitetit / Kontratave
Ne do të gërmojmë më thellë në çdo fushë, por së pari, le të ndjehemi për afatin kohor dhe menaxhimin e përgjithshëm të një ngjarjeje të tillë duke përdorur planifikimin aktual të Shijes së Çikagos.
Afati i Planifikimit të Festivalit të Ushqimit të Komunitetit
Për këdo që i afrohet këtij lloji të ngjarjes për herë të parë ose atyre që konsiderojnë një zgjerim në një festival ekzistues, është e rëndësishme që të filloni të planifikoni të paktën një vit përpara ngjarjes suaj.
Për një shembull të prekshëm, Zyra e Kryebashkiakëve të Ngjarjeve Speciale ndjek orarin e përafërt të mëposhtëm për Shijen e Çikagos të çdo viti:
- 12 Muaj : Identifikoni vendndodhjen, datat dhe skicën e përafërt të hartës së festivalit. Përfshini agjencitë përkatëse të qytetit në çdo hap të rrugës
- 9 Muaj : Përditësoni hartën e festivalit dhe filloni zonën funksionale RFPs
- 6 Muaj : Konfirmoni shitësit, sponsorët, programimin dhe furnizuesit
- 4 Muaj : Finalizoni argëtimin dhe rivendosni zonën funksionale
- 3 Muaj : Prodhimi i materialeve të marketingut të festivalit
- 1 Javë : Menaxho ngarkesat e operacioneve
- 1 Ditë : Menaxho ngarkimin e shitësit
- Përfundimi i ngjarjes : Manage operations load-out
- 1 javë pas : Mbajeni mbledhjen përfundimtare dhe bëni rekomandime
Menaxhimi i Përgjithshëm i Festivalit të Komunitetit
Si një agjenci qeveritare, Zyra e Kryebashkiakëve të Ngjarjeve të Veçanta është përgjegjëse për Shijen e Çikagos dhe një listë të gjatë ngjarjesh të tjera përgjatë bregut të liqenit të Çikagos, festivaleve të lagjes dhe zonave të tjera. Shijoni është unik në Çikago sepse është një ngjarje e lirë, por të ardhurat nga Taste paguajnë për shumicën e të gjitha ngjarjeve të tjera të menaxhuara nga zyra.
Me përvojën e menaxhimit të festivalit ushqimor që daton në 1980, shumica e ekipeve funksionale në Zyrën e Kryebashkiakut të Ngjarjeve të Veçanta dhe Shoqatës së Restorantit Illinois kanë shumë përvojë në zonat e tyre. Kjo i lejon menaxhuesit të përgjithshëm që Shijen e Çikagos të përqëndrohet në përpjekjet e planifikimit dhe ekzekutimit të të gjitha palëve të përfshira dhe të mbajë ngjarjen në rrugën e duhur.
Përveç anëtarëve të zyrës, drejtuesi i përgjithshëm punon me së paku 20 zyra dhe agjenci të ndryshme të qytetit, duke përfshirë (por jo kufizuar) në vijim:
- Departamenti i Policisë
- Departamenti i zjarrit
- Departamenti i Shëndetësisë
- Rrugët dhe kanalizimet
- Parku i Qarkut
- Zyra e Komunikimeve për Menaxhimin e Emergjencave
Një tjetër fushë e rëndësishme funksionale e Zyrës së Kryebashkiakëve të Ngjarjeve të Veçanta është menaxhimi i kontabilitetit / kontraktimit. Duke qenë një ngjarje e qeverisë, është proces i prokurimit shumë i strukturuar dhe të gjitha marrëveshjet duhet të ndjekin udhëzimet e qytetit.
Me një afat kohor të planifikimit të ngjarjeve dhe menaxhimit të përgjithshëm të ngjarjeve të siguruara, ne mund të shikojmë tani në secilën prej fushave primare funksionale të ngjarjes.
Duke qenë futur në historinë e ngjarjes së Shijes së Çikagos dhe duke përdorur planifikimin dhe ekzekutimin si një rast studimor, ne jemi gati të gërmojmë pak më thellë në secilën nga fushat funksionale primare të ngjarjes.
operacionet
Zona e operacioneve është përgjegjëse për përgatitjen e vendit, fazën dhe prodhimin, mbështetjen e ngjarjeve, sigurinë, dhe më shumë.
Operacionet kërkojnë shumë takime para ngjarjes dhe ekipi i operacioneve është i lidhur ngushtë me paraqitjen e hartës së ngjarjeve.
Kjo bën një ndryshim të madh për të përfshirë të gjitha agjencitë e qytetit në fillim të procesit, sipas menaxherit të operacioneve për Shijen e Çikagos. Ekipi i operacioneve menaxhon proceset për:
- Ngarkesa para-ngjarje (setup)
- Operacionet gjatë ngjarjes
- Ngarkimi i pas-ngjarjes (i shkëputur)
Këto procese përfshijnë mbylljen e rrugëve, ndërtimin e çadrave, operatorët e kamionëve, marangozët, elektricistët, pajisjet dhe stafin e mirëmbajtjes, sigurinë, logjistikën për kamionët furnizues, rimorkiot e menaxhimit dhe më shumë. Konsideroni se çfarë ekipi juaj i operacioneve do të merret me veten dhe çfarë do të kontraktojnë për ngjarjen tuaj. Cilat agjenci të tjera do të duhet të punojë ekipi juaj? Kontaktoni ata sa më shpejt të jetë e mundur.
Restorante / Shitësit
Duke pasur parasysh kompleksitetin dhe madhësinë e festivaleve ushqimore si Shijen e Çikagos, Shoqata e Restorantit Illinois merr drejtimin në menaxhimin e shitësve të ushqimit që marrin pjesë në ngjarjen vjetore. Për Shijen e Çikagos 2015, ngjarja u bashkua me 60 prodhues të ushqimit, duke përfshirë 19 restorante të reja që përfaqësonin shumë nga lagjet e dallueshme të Çikagos. Sigurisht, në Çikago, sende të caktuara do të gjenden gjithmonë në shitësit e ushqimit të zgjedhur për ngjarjen, duke përfshirë pizza, brinjë, akullore dhe qumështor. Festivali i ushqimit në komunitet ka të ngjarë të ketë edhe ushqimet e saj tradicionale.
Është një vend i lakmuar për t'u zgjedhur si një shitës i restoranteve që merr pjesë në këtë festival të ushqimit dhe kriteret kërkojnë që pjesëmarrësit të jenë restorante lokale që pasqyrojnë lagjet e Çikagos. Përveç kësaj, ata duhet të jenë në gjendje të trajtojnë volumin dhe të kenë një status krejtësisht të pastër me qytetin. Restorantet pjesëmarrëse i nënshtrohen kurseve dhe kontrolleve të mëposhtme:
- Plotësoni kursin e Certifikimit të Kanalizimit të Festivalit Veror të Shoqatës së Restoranteve të Illinois
- Departamenti i Shëndetit Publik në Çikago viziton kabinat tri herë në ditë
- Menaxhoni rrjedhën e inventarit në mes të kabinave të tyre dhe kamionëve frigoriferikë
Kur është fjala për ngjarjen tuaj të komunitetit, mendoni se cilat kritere mund të kërkoni nga shitësit e ushqimit dhe sa ju dëshironi të keni. Viti i parë mund të jetë i vështirë, por me suksesin e çdo viti, ka të ngjarë që të keni më shumë pjesëmarrës të gatshëm.
Programim
Shija e Çikagos është një ngjarje e përgjithshme e komunitetit. Kjo do të thotë se ndërsa "ushqimi" është ajo që tërheq turmat, janë aktivitetet e tjera që i mbajnë njerëzit atje. Gjatë viteve, ekipi i programimit ka përfshirë shumë nga elementet në vijim në programin e përgjithshëm:
- Koncerte falas në faza të shumëfishta (artistë kombëtarë dhe lokalë)
- Gatim demonstratave pavijon me kuzhinier të lartë dhe autorë kuzhinierësh
- Fshati familjar duke përfshirë një skenë fëmijësh
- Tendë mjedisore për arsimin "jeshil"
- Sport pavijon me këshilla palestër
- Pavioni ndërkombëtar (pazar)
- 2 milje në këmbë
- Furnizuesit e ushqimit
- Budweiser Clydesdales dhe shoqëruesit e tyre dalmat
- Rides për argëtim
- Programi për fishekzjarre
- Ceremonia e hapjes
Shqyrto se cilat programe dhe aktivitete të tjera mund të përfshiheni në festivalin tuaj ushqimor.
sponsorizimi
Shija e Çikagos përfshin disa kategori për sponsorizime , që është një burim kryesor i financimit dhe mbështetjes në natyrë. Tregtarët e korporatave dhe planifikuesit e ngjarjeve të korporatave kanë tendencë të marrin pjesë në ngjarje të komunitetit si Shijoni për të përforcuar markën e tyre dhe për të fituar ekspozimin.
Mikpritja është një element që disa nga sponsorët përfshijnë në paketat e tyre, duke u lejuar atyre sponsorëve të marrin qasje të favorshme në disa zona të uljes dhe tenda private për të organizuar ngjarjet e klientëve të tyre.
Llojet e sponsorit në Shijen përfshinin:
- Komunikimet celulare
- Zinxhiri i dyqaneve ushqimore
- Kompanitë e pijeve
- Dyqanet me pakicë dhe bankat
- Airline dhe hotele
- Media
- automakers
- Furnizuesit e ushqimit
- restorante
- Organizatat e kujdesit shëndetësor dhe shëndetësor
- Qarku i Qytetit dhe Transporti Publik
Konsideroni se çfarë sponsorizues të korporatave lokale mund të jenë të interesuar në financimin e ngjarjes tënde të komunitetit dhe të mendoni se cilat lloje të paketave dhe përfitimeve që mund t'u jepni atyre sponsorëve.
Marketing / Marrëdhënie me Publikun
Marketistët që punojnë në Shijen e Çikagos janë në një pozitë të lakmueshme, sepse është lloji i ngjarjes që tërheq automatikisht vëmendjen e medias në Çikago dhe gjetkë. Më mirë akoma, sponsorët e medias gjithashtu ndihmojnë në promovimin e shijes. Kjo do të thotë se Zyra e Kryebashkiakëve të Ngjarjeve të Veçanta nuk duhet të shpenzojë shumë në format tradicionale të reklamimit për të përhapur fjalën dhe për të promovuar ngjarjen .
Tregtarët e promovojnë këtë ngjarje duke shkruar njoftime të dedikuara për shtyp në çdo fushë të ngjarjes, duke ruajtur faqen e internetit të ngjarjes dhe duke prodhuar broshurën e ngjarjes. Këto artikuj kërkojnë të punojnë ngushtë me të gjitha fushat e tjera funksionale për të dokumentuar caktimin dhe ndryshimin e përmbajtjes si ato ndodhin.
Në fillim, mund të jetë e vështirë për festat e ushqimit në komunitet që të fitojnë llojin e ekspozimit të ngjarjeve të mëdha dhe të njohura si Shijoni i Çikagos. Por konsideroni se cilat do të jenë mediat që ju mund të kontaktoni për shtyp të lirë dhe të planifikoni për ato materiale marketingu, ekipi juaj i marketingut do të trajtojë si një faqe interneti, fletushka dhe broshura.