Ji Shefi
Shumica e ngjarjeve janë një përpjekje e përbashkët midis disa departamenteve të ndryshme, por në fund të ditës, duhet të ketë një udhëheqës për të mbikëqyrur të gjithë prodhimin. Çdo person në ekip duhet të përqëndrohet në specialitetin e tyre dhe të kuptojë rëndësinë e kufijve të tyre. Identifikoni veten si planifikues kryesor që nga fillimi i projektit. Shpjegoni bashkëpunëtorëve tuaj rëndësinë e rrjedhës së informacionit dhe ilustrojnë se çfarë ndodh kur protokollet injorohen. Meqë askush nuk dëshiron të jetë përgjegjës për krijimin e një çështjeje, shpjegoni rregullat për dialogun e brendshëm në ditën e parë.
Organizimi i Komiteteve
Qëllimi këtu është që të dyfishohen punëtorët përgjegjësitë e të cilave do të ndërpriten në një farë mënyre. Për shembull, departamenti i marketingut duhet të jetë në të njëjtin komision si skuadra audio vizuale për të siguruar që të gjitha grafikat dhe logot të shfaqen siç duhet. Krijimi i ekipeve që natyrisht duhet të punojnë së bashku do të eliminojnë shumë e-mail të tepërta që tentojnë të humbasin në riorganizim.
Zgjidhni një kontakt nga secili komision për t'ju raportuar mbrapa me zhvillimet e fundit.
afatet
Kohëzgjatja e njoftimit shumë më parë do të ulë nivelin e stresit për të gjithë të përfshirë. Ju mund të përforconi vlerën e afateve tuaja duke krijuar një diagramë rrjedhimi që ilustron mënyrën se si do të përdoret puna e secilit komitet për të sjellë gjithçka.
Punonjësit përgjithësisht përgjigjen më mirë kur e dinë se një departament tjetër po pret përgjigjen e tyre. Ndarja e këtij informacioni e mban procesin transparent dhe thekson përgjegjësinë pa përdorur veprim negativ.
Mbani të informuar drejtuesit
Një nga gabimet më të mëdha që mund të bëni është që të punoni prapa skenave derisa të jeni gati t'i paraqisni idetë udhëheqësve tuaj ekzekutivë. Rrallë, nëse ndonjëherë, do të ecni në zyrën e tyre dhe do të largoheni pa pasur nevojë të ndryshoni ndonjë aspekt të ngjarjes suaj. Ruajeni këtë frustrim duke u takuar në mënyrë proaktive me ta në intervale të rregullta gjatë procesit të planifikimit. Është shumë më e lehtë për të bërë ndryshime në mes të projektit tuaj në krahasim me rrotullimin në fund.
Kontaktoni shitësit tuaj
Një gabim i dukshëm i pafajshëm që mund të ndodhë është komunikimi dytësor me shitësit . Kjo ndodh kur një bashkë-punëtor merr iniciativën për të kontaktuar direkt me një shitës për të ndarë detajet e planifikimit që nuk jeni në dijeni. Rezultati i këtyre bisedave anësore mund të ketë një ndikim të madh në mënyrën se si ngjarja vjen së bashku. E vetmja mënyrë për të parandaluar këtë është që të kufizoni shitësin tuaj nga marrja e porosive nga punonjësit e tjerë. Ju mund të mendoni se kjo tingëllon e ashpër në fillim, por ju do të fle shumë më lehtë duke ditur të gjitha rrjedhat e informacionit nëpërmjet jush.
Përditësimet proaktive
Të jesh planifikuesi kryesor për një ngjarje kërkon që të shpërndash sa më shumë informacione që merr. Mbani një dokument master të planifikimit që përshkruan detajet e ngjarjes dhe dërgon përditësime javore për të gjithë anëtarët e komisionit tuaj. Mbani komunikimet tuaja të shkurtra dhe deri në pikën. Ju dëshironi që të gjithë të lexojnë shënimet në përditësimet tuaja të përditshme në javë, por nëse vazhdoni pa pushim, atëherë shpejt do ta humbni vëmendjen tuaj.
Menaxhimi i rrjedhës së informacionit të ngjarjeve tuaja kërkon të njëjtat procedura si komunikimet ndërdepartamentale. Mbani të gjithë të vetëdijshëm për përgjegjësitë e tyre dhe ndani përditësime të rëndësishme me të gjitha palët e përfshira. Dallimi kritik është se ju jeni CEO i projektit. Roli juaj është të menaxhoni të gjitha detajet që vijnë dhe t'i përkthejnë ato në një vizion të përbashkët që plotëson nevojat e secilit departament.
Themeli i suksesit është të sigurohet që të gjitha informatat rrjedhin në të njëjtin drejtim.