Për fat të mirë për planifikuesit e ngjarjeve, ka mjete të shumta në dispozicion për të ndihmuar në regjistrimin e ngjarjeve . Zgjedhjet përfshijnë platforma të thjeshta që merren me bazat e regjistrimit të ngjarjeve dhe ato që janë më të avancuara, duke ofruar aplikacione shumëfunksionale. Disa programe të regjistrimit të ngjarjes procesojnë pagesat e ngjarjeve. Disa gjithashtu sigurojnë rimbursime automatike nëse një regjistrim anulohet. Pakot e tjera krijojnë etiketat e emrave të regjistrit. Mjetet e regjistrimit të ngjarjeve mund gjithashtu të mundësojnë integrimin me një konferencë ose faqe interneti të kompanisë si dhe të lidheni me platformat e tyre të mediave sociale .
Për fat të keq, me kaq shumë opsione, procesi i zgjedhjes së mjetit të regjistrimit të ngjarjeve për biznesin tuaj mund të jetë e pakalueshme, për të thënë më së paku. Këtu është e thjeshtë për të ndjekur udhëzuesin për zgjedhjen e mjeteve të regjistrimit të ngjarjeve që më së miri i shërbejnë biznesit tuaj të planifikimit të ngjarjeve.
Zgjedhja e programeve të regjistrimit të ngjarjeve: Ku të filloni?
Kur zgjedhni mjete për regjistrimin e ngjarjeve, është më mirë të filloni me përcaktimin e nevojave dhe dëshirave tuaja.
Mendoni përmes prioriteteve tuaja të regjistrimit dhe biznesit tuaj të planifikimit të ngjarjeve. Pyesni veten këto pyetje:
- A janë nevojat tuaja të thjeshta dhe kërkojnë vetëm përpunimin e regjistrimeve dhe pagesave?
- A po ofroni sesione të shumta brenda ngjarjes kryesore që kërkojnë regjistrime shtesë?
- A keni nevojë për të menaxhuar rezervimet e hoteleve apo aranzhimet e udhëtimit?
- A po përkrahni një uebsajt të konferencës?
- A do të siguroni etiketat e emrit, koordinimin e kërkesave audio-vizuale ose mbajtjen e sesioneve të veçanta të tërheqjes?
- A keni arritur më shumë se një ngjarje në të njëjtën kohë?
- A është ngjarja juaj një ngjarje vjetore ose një ngjarje një herë?
Përgjigjet për këto pyetje do t'ju ndihmojnë të gjeni softuerin e regjistrimit të ngjarjeve që i përshtatet më së miri nevojave tuaja.
Veglat e regjistrimit të ngjarjeve
Me kaq shumë zgjedhje në softuerin e regjistrimit të ngjarjeve, është e lehtë të kapeni në veçoritë e ndritura dhe mjetet e fundit pavarësisht nëse ata punojnë për ngjarjen tuaj ose nëse ato do të shfrytëzohen fare. Mos u joshur nga më i fundit dhe më i madhi. Në vend të kësaj, bëni një listë të atyre karakteristikave që aktualisht punësoni në procesin e regjistrimit të ngjarjes dhe shtoni ato që dëshironi të përfshini për të përmirësuar procesin. Disa karakteristika që janë në dispozicion përfshijnë si në vijim:
- Regjistrimi i Event Online
- Regjistrimi Event Onsite
- Regjistrimi i Grupit Pjesëmarrës
- Vëzhguesi vetë-marrës
- Përpunimi i Pagesave të Eventit
- Menaxhimi i Pjesëmarrësve dhe Raportet
- Krijimi dhe menaxhimi i distinktivit të pjesëmarrësve
- Regjistrimi për Sesionet Individuale
- Format e Zhvillimit
- Menaxhimi i Dhomave të Hoteleve
- Menaxhimi i Marketingut
- Mediat sociale
- Sondazhet dhe Feedback Feedback
Jo të gjitha mjetet e regjistrimit të ngjarjeve janë të kushtueshme
Shumë mjete të regjistrimit të ngjarjeve ofrojnë funksione standarde me një çmim të arsyeshëm, të cilat janë të përshtatshme për menaxhimin e ngjarjeve të drejtpërdrejta.
Këto programe përfshijnë forma themelore të regjistrimit që mund të lidhen me faqen tuaj te internetit. Ata mund të mbledhin informacionin e regjistrimit, duke përfshirë informacionin e kartës së kreditit, për të regjistruar dhe përpunuar pagesat me kartë krediti. Përveç kësaj, listat e regjistrimit të pjesëmarrësve mund të përpilohen ose të eksportohen. Në varësi të llojit të ngjarjeve që planifikoni dhe frekuencës së ngjarjeve, këto mjete të thjeshta mund të jenë një përshtatje e mirë duke siguruar pikërisht atë që ju nevojitet pa u lodhur me të gjitha llojet e veçorive shtesë që nuk janë të dobishme për ju.
Mjetet e regjistrimit të ngjarjeve me shumë mundësi ofrojnë aftësi shtesë
Nëse puna juaj e planifikimit të ngjarjeve po planifikon konferenca të mëdha, atëherë mjetet e regjistrimit të ngjarjeve që ofrojnë funksionalitete shtesë përtej bazave mund të jenë pikërisht ajo që ju nevojitet. Zgjidhjet përfshijnë ato që përpunojnë regjistrimin e ngjarjeve dhe kombinojnë atë veçori me aftësinë për të ndjekur dhe raportuar detaje të ndryshme për një ngjarje më të madhe dhe më komplekse.
Nëse pjesëmarrësit e ngjarjeve do të regjistrohen në konferencë dhe pastaj do të nënshkruajnë për punëtori specifike brenda një seance të caktuar, ka mjete për të mundësuar atë funksion.
Disa softëare do të lejojnë përpunimin e pjesëmarrësve të shumëfishtë nga një organizatë me një burim pagesash, si dhe do të ofrojnë struktura të ndryshme të çmimeve bazuar në uljet e grupeve ose tarifat e regjistrimit të hershëm. Nëse keni nevojë për raporte të personalizuara, atëherë kërkoni një paketë regjistrimi të ngjarjes që do të gjenerojë automatikisht raporte duke përpiluar listat e frekuentimit bazuar në seminaret individuale ose parametrat e tjerë që ju zgjidhni. Konferencat në mënyrë tipike bëjnë thirrje për numra të shtypur, kështu që ta vendosni atë në listën tuaj "duhet të keni" në mënyrë që këto të krijohen automatikisht si pjesë e procesit të regjistrimit të ngjarjes dhe të kërkojnë përshtatjen për të pasqyruar nëse pjesëmarrësi është i regjistruar për tërë konferencën, pjesë të javës ose vetëm një ditë të caktuar.
Mjetet për Integrimin e Regjistrimit
Për ata planifikues të ngjarjeve që kryejnë ngjarje të shumta, integrimi i të dhënave të regjistrimit në bazën e të dhënave ekzistuese mund të jetë një funksion kritik për organizatën tuaj. Konsideroni metodat aktuale për shtimin e regjistruesve në bazën tuaj të të dhënave dhe identifikimin e fushave të përmirësimit. Është e rëndësishme të mendoni nëpër mënyra të ndryshme se ky informacion mund të integrohet me informacionin ekzistues, siç janë individët që kanë dhënë vullnetarë apo dhuruar. Shumica e aplikacioneve të regjistrimit të ngjarjeve sigurojnë aftësinë për të eksportuar të dhënat manualisht. Megjithatë, kjo metodë kërkon kohë, pasi kërkon importimin manual të informacionit në bazën tuaj të të dhënave përsëri. Eksploroni paketa që mund të plotësojnë jo vetëm kërkesat e regjistrimit të ngjarjes tuaj, por edhe të mbështesin nevojat tuaja të përbërësve të menaxhimit.
Merrni një Test Drive para se të blini
Pasi të keni ngushtuar zgjedhjen tuaj të softuerit të regjistrimit të ngjarjeve, përcaktoni nëse ofrojnë një periudhë prove të lirë. Kjo do t'ju japë mundësinë që jo vetëm të testoni veçoritë, por të shihni nëse ka funksionalitetin që ju kërkoni dhe nëse është një përshtatje e mirë për ngjarjen tuaj. Është gjithashtu një mundësi për të përjetuar nivelin e shërbimit të klientit kur ju përgjigjeni pyetjeve tuaja ose duke punuar për të zgjidhur një problem që keni.