Cilat janë mundësitë për ngritjen e një sistemi lëvizës për biznesin tim?
Forcat e punës të kompanisë po bëhen gjithnjë e më të lëvizshme, me më shumë punonjës që ngasin për biznes në baza ditore.
Ju keni dy alternativa për biznesin tuaj : një program i flotës së automjeteve në pronësi të kompanisë, ose një program rimbursimi për punonjësit që ngasin makinat e tyre.
Një program i flotës (makina në pronësi të kompanisë) është një mundësi tërheqëse për punëdhënësit të cilët duhet të sigurojnë transport për funksione të veçanta, si kamionë të shërbimit, furgona, automjete të ofrimit, ose ato me pajisje të tjera. Programi i flotës jep kontrollin e biznesit tuaj dhe mbikëqyrjen e gjërave si sigurimi dhe mirëmbajtja e automjeteve dhe aftësia për të zgjedhur tiparet e automjetit që kompania i gjen të rëndësishme. Këto përfshijnë karakteristika të tilla si markë e korporatave, elementët e sigurisë dhe telematike për të fituar 24/7 njohuri se ku automjetet e tyre janë të vendosura dhe po nxiten.
Një program rimbursimi për punonjësit që ngasin makinat e tyre përdoret nga kompani që nuk kërkojnë automjete specialiteti ose kamionë për punonjësit e tyre, siç janë shitjet dhe bizneset e shërbimit.
Rimbursimi siguron fleksibilitet dhe zgjedhje për punëtorët, kërkon më pak administrim të brendshëm dhe nuk kërkon kosto upfront ose kullimin e kapitalit.
Çfarë është e rëndësishme kur vendosni se cili sistem duhet të përdoret?
Pavarësisht modelit - flotës ose rimbursimit - ju duhet të rimbursoni punonjësit si duhet për përdorimin e biznesit të lidhur me automjetet e tyre, ose të përballen me pasojat, siç janë auditimet e kushtueshme të IRS, ose më keq, padi për klasë .
Për një program të flotës, pyesni veten për qëllimin parësor të programit - si një përfitim i punonjësit (përfitim) ose për të siguruar nevojat e transportit të biznesit tuaj. Nëse qëllimi juaj kryesor është të ofroni një mjet biznesi, ai duhet të ju lejojë të reduktoni shpenzimet e flotës duke mbuluar kostot që lidhen me përdorimin personal të punonjësve të automjeteve.
Me një program rimbursimi, ju mund të zgjidhni ose një pagesë të sheshtë makine, cent-per-milje program, ose norma standarde kilometrazhin IRS për të rimbursuar punëtorët e tyre. Por të tre këto opsione mund të shkaktojnë që kompanitë të humbasin mijëra dollarë për punonjës çdo vit, sepse nuk llogarisin me saktësi shpenzimet e çdo shoferi individual, siç janë çmimet e ndryshme të gazit dhe numri i kilometrave të shtyrë.
Çfarë është FAVR dhe pse është alternativa më e mirë për rimbursimin e kilometrazhit?
FAVR është një procedurë e të ardhurave nga IRS që rimburson punonjësit pa taksa për kostot fikse dhe të ndryshueshme që lidhen me makinën për biznes. Shpenzimet fikse mund të përfshijnë tarifat e sigurimit, licencës dhe regjistrimeve, ndërsa shpenzimet e ndryshueshme përfshijnë karburantin dhe mirëmbajtjen.
FAVR është zgjidhja më e saktë e rimbursimit sepse ajo siguron një rimbursim të përshtatur për çdo punonjës të lëvizshëm bazuar në kostot lokale të personit dhe kilometrazhin e biznesit, të cilat mund të ndryshojnë muaj në muaj.
Por regjistrimi i saktë i të gjitha kostove fikse dhe variabile mund të jetë kompleks për t'u administruar - cila është arsyeja pse shumica e punëdhënësve nuk e përdorin atë.
Shumë punëdhënës zgjedhin vend për lehtësime të thjeshta të makinave të sheshta si një qasje "me një madhësi të përshtatshme" ($ 500 në muaj për punonjës, për shembull). Por kjo metodë nuk merr parasysh faktin se nuk ka dy udhëtime biznesi janë të njëjta, kështu që nuk duhet të rimbursohen dy të punësuar të njëjtën shumë. Një rimbursim i programit cent për milje është më i drejtë, por ende jo i saktë.
Pse norma e kilometrazhit standard IRS nuk është alternativa më e mirë?
Shumica e kompanive përdorin shkallën e largësisë së biznesit të IRS për të llogaritur se çfarë duhet të paguhet çdo punonjës individual. Por norma e IRS-së nuk është një normë e kërkuar e rimbursimit, sepse ajo bazohet në kostot mesatare kombëtare të drejtimit të automjetit gjatë vitit të kaluar.
Norma e IRS është një pikë-në-kohë mesatare e kostove duke përdorur të dhënat e viteve të mëparshme, jo një normë reale rimbursim. Punonjësit mund të shpenzojnë më shumë në udhëtime se sa po rimbursohen, ose mund të rimbursohen nëse çmimet e gazit kanë rënë - dhe nuk do të bëhen rregullime në atë që po paguhen, sepse ajo bazohej në numrat e vitit të kaluar.
Çfarë bëjnë kompanitë më të gabuara kur vjen puna te kompensimet e makinave të sheshta kundrejt rimbursimit?
Shpërblimet e makinave të sheshta thjesht nuk janë të drejta kur bëhet fjalë për rimbursimin e punonjësve që jetojnë në vende të ndryshme. Për shembull, një punonjës mund të jetojë në një zonë ku çmimet e gazit janë 12 cent më lirë se çmimet në qytetin e ardhshëm ku jeton një punonjës tjetër. Gjithashtu, kostot fikse të udhëtimit të biznesit , siç është çmimi i primeve të sigurimit të automjeteve dhe taksave, dallojnë në mënyrë të konsiderueshme nga lokacioni.
Shpenzimet e tjera të vozitjes ndryshojnë gjithashtu. Për shembull, primet e sigurimit të automjeteve ndryshojnë shumë nga shteti, nga 825 dollarë në Charlotte të Karolinës së Veriut në 3.150 $ në Detroit të Miçiganit. Taksat për të njëjtën veturë $ 21,000 kushtojnë $ 249 në Nevada, por mund të kushtojnë më shumë se $ 1,689 në Rhode Island. Shpenzimet vjetore të riparimit nuk janë të njëjta në çdo shtet, qoftë mesatarisht 393 dollarë në New Jersey, por vetëm 270 dollarë në Vermont. Pagimi i normës së njëjtë fikse për punonjësit që jetojnë në vende të ndryshme injoron plotësisht këto ndryshime.
Për shkak se kompensimet e makinave trajtohen si kompensim, ata gjithashtu janë të tatueshëm për të dy punëdhënësit që paguan taksat FICA ( taksat sociale dhe taksat Medicare), dhe punonjësi i cili paguan të dyja taksat e FICA dhe të ardhurave. Kjo do të thotë se kompania paguan shumën e kompensimit të makinave plus kontributin e taksës FICA, ndërsa punonjësi merr në shtëpi shumën e lejimit të automjetit, më pak taksa mbi të ardhurat dhe kontributin e tyre FICA. Në një mënyrë rimbursimi pa taksa, si FAVR, punonjësi "merr në shtëpi" pikërisht shumën që rimburson punëdhënësi.
Cilat gabime bëjnë kompanitë në akuzën për përdorim personal të një automjeti të flotës?
Disa punëdhënës i lejojnë punonjësit e tyre të përdorin automjetet e flotës në pronësi të kompanisë si një përfitim për përdorimin e tyre personal të vozitjes. Por, ju do të habiteni se sa kompani nuk e kuptojnë se kjo përdorim personal është i tatueshëm për punonjësin. Kompanitë gjithashtu nuk kanë një mënyrë të mirë për të llogaritur shumën që çdo shofer duhet të ngarkohet për këtë përfitim të tatueshëm.
Shpesh organizatat thjesht ngarkojnë një shumë të sheshtë për të mbuluar përdorimin personal të të gjithë shoferëve të tyre, pavarësisht se sa milje personale drejtojnë. Kjo mund të shërbejë si një avantazh i madh monetar për punonjësit që përdorin automjetet e flotës mjaft për përdorim personal. Por punonjësit që drejtojnë automjetet e flotës në mënyrë rigoroze për përdorim të biznesit dhe mbajnë makinat e tyre për përdorim personal jashtë kushteve të punës mund të jenë të panevojshme.
Çfarë ndodh nëse një biznes nuk rimburson saktësisht punonjësit e saj?
Shpërblimi i pasaktë i punëtorëve për shpenzimet e lidhura me biznesin kushton shumë kompani mijëra dollarë çdo vit (rreth 3,000 dollarë për çdo punonjës në vit, siç llogaritet nga Motus). Megjithatë, kjo nuk është asgjë në krahasim me shpenzimet e padive për veprime në klasë. Në vitet e fundit, punëtorët kanë paditur me sukses punëdhënësit e tyre për sa më shumë se 7 milionë dollarë dollarë për të kompensuar praktikat e padrejtë të rimbursimit. Në shtetin e Kalifornisë, këto padi janë duke u bërë shpejt rregulli, jo përjashtim, sepse seksioni i Kodit të Punës Kalifornisë 2802 është veçanërisht i rreptë.
Kodi i Kalifornisë siguron që "Një punëdhënës duhet të dëmshpërblejë punonjësin e tij ose të saj për të gjitha shpenzimet e nevojshme ose humbjet e shkaktuara nga punonjësi në pasojë të drejtpërdrejtë të kryerjes së detyrave të tij / saj." Kjo u interpretua zakonisht nga punëdhënësit si të kufizuar për kostot e pajisjeve apo mjeteve të përdorura në punë, por tani po përdoret gjithnjë e më shumë në rastet e rimbursimit të kilometrave (Radio Shack dhe Lodrat "R" Us shembull).
Programet e flotës gjithashtu vijnë me grupin e vet të sfidave kur është fjala për akuzimin e saktë të punonjësve për përdorim personal të këtyre automjeteve. Përdorimi personal i automjeteve të kompanisë duhet të dokumentohet në mënyrë adekuate dhe punonjësit të ngarkohen për përdorim personal. Nën-raportuar kilometrazhin personale vë kompanitë në rrezik të auditimeve të kushtueshme IRS dhe mund të kushtojë kompanisë në chargebacks humbur.
Cilat janë disa burime që mund të ndihmojnë biznesin tim?
Biznesi juaj mund të përdorë të njëjtën teknologji që është duke fuqizuar vendin e ri të punës digjitale për të ndjekur shpenzimet e kilometrave të biznesit të tyre. Ketu jane disa shembuj:
- Pajisje të zgjuara me GPS për të mbledhur dhe ruajtur informacionin e udhëtimit të biznesit të punonjësve
- Aplikacionet celulare për të automatizuar ndjekjen e kilometrazhit të punonjësve dhe për të llogaritur me saktësi biznesin e saktë të çdo punonjësi, udhëtimin dhe kilometrat personale.
Me aplikacionet e duhura celulare dhe platformën softuerike, ju mund të eliminoni detyrat manuale për shoferët për të rritur produktivitetin, për të zvogëluar shpenzimet dhe për të siguruar pajtueshmërinë me IRS-në - të gjitha duke fituar njohuri mbi sjelljet e drejtimit dhe efikasitetin e fuqisë punëtore mobile.