Ndjekja e të gjitha daljeve të parave
Klienti ose kontabilisti juaj do të regjistrojë të gjitha këto transaksione në ditarin e disbursimeve të parave të gatshme para se t'i postojë ato në librin kryesor, llogarinë e llogarive të pagueshme etj.
Kjo zakonisht bëhet në baza mujore. Në disa biznese, ditarët e disbursimit të parave të gatshme kombinohen me ditarin e arkëtimeve të parasë së gatshme dhe referohen si libri i parave të gatshme.
Ditari i disbursimeve të parasë së gatshme është një mjet i rëndësishëm në menaxhimin e parave të gatshme - pronarët e bizneseve mund ta përdorin këtë për të parë sa para janë paguar dhe ku ka shkuar, duke llogaritur përqindjen që shkoi në inventar kundrejt asaj që shkoi për të paguar faturat e tjera. Ditari i disbursimit të parave të gatshme përfshin numrat e kontrollit të çeqeve që janë shkruar, prandaj shumë paketa softueri të kontabilitetit i referohen ditarit si një regjistër kontrolli. Këto paketa ose kanë formate paraprakisht për ditarin e disbursimeve të parave të gatshme, ose forma lehtësisht të personalizueshme për t'iu përshtatur nevojave tuaja.
Vendosja e Gazetës së Disbursimeve të Parasë
Kolonat janë ngritur për secilin transaksion si më poshtë:
- data
- Kontrolloni numrin
- Shpjegim
- Kredia në cash
- Kredi të tjera
- Llogaria është debituar
- Llogaritë debitore të pagueshme
- Detyra të tjera.
Kolonat e llojit të pagesave në para mund të jenë më specifike për natyrën e biznesit. Për shembull, disa biznese mund të kenë nevojë vetëm për një kolonë për të regjistruar shumën e parasë së gatshme, ndërsa të tjerat kanë nevojë për shtylla shtesë për llogaritë e pagueshme, zbritjet e pranuara të blerjeve të parave të gatshme etj. Gjithmonë duhet të ekzistojë një kolonë 'tjetër' për të regjistruar shuma të cilat nuk përshtaten kategoritë kryesore.
Përditësimi i librave të tjerë
Rregullisht, nganjëherë çdo ditë, artikujt e linjës në ditarin e disbursimit të parave të gatshme përdoren për të azhurnuar librat plotësues - ato të dizajnuara për të regjistruar lloje të veçanta të transaksioneve kontabël. Nëse shumica e pagesave në para janë për furnizuesit për blerje të kredive, atëherë libri kryesor subsidiar i azhurnuar është libri i llogarive të pagueshme.
Llogaritë e librit të përgjithshëm përditësohen mujore duke përdorur shumat nga ditarët e disbursimeve të parave të gatshme. Nëse biznesi përdor llogaritë e kontrollit subsidiar për të mbështetur llogaritë e librit kryesor, postimet janë pjesë e sistemit të kontabilitetit të dyfishtë .
Zbritje Postimi
Ditari i disbursimit të parave të gatshme do të përfshijë një zbritje të marrë kolonë nëse ka pagesa në para për furnizuesit që mund të gëzojnë një zbritje, ndoshta për pagesa të hershme. Kështu, regjistrohet shuma e faturës së bashku me zbritjen e marrë dhe pagesën në para. Vetëm zbritjet marrin totalin e kolonës është vendosur në librin kryesor.
2 Dëshmitë e Postimit
Kontabiliteti dhe kontabiliteti mund të përdorin dy procedura në fund të një periudhe kontabël për të vërtetuar se të dhënat mbi ditarin e disbursimit të parave të gatshme janë transferuar në mënyrë korrekte në librat e tjerë subsidiarë.
- Totali i të gjitha bilanceve të librit kryesor (nëse shumica e pagesave janë për furnizuesit, ne i referohemi bilanceve të llogarisë së furnitorit në llogarinë e llogarive të pagueshme) duhet të jetë e barabartë me bilancin në llogarinë e kontrollit të librit ndihmës në librin kryesor.
- Libri i përgjithshëm duhet të jetë në bilanc, domethënë, debitimet e përgjithshme në librin kryesor duhet të jenë të barabarta me kreditë e përgjithshme.