5 mënyra për të shkurtuar kohën që kalon arkivimin
Por për fat të keq, e urreni apo jo, kur drejtoni një biznes të vogël, regjistrimi duhet të bëhet, ose së shpejti do të gjeni tavolinën tuaj të kolapsit nën peshën e të gjithë letrës që vazhdon të grumbullohet. Çfarë është një hater e paraqitjes për të bërë?
Ka dy qasje ndaj problemit që mund të ndihmojë.
Ju mund të përpiqeni që ta bëni kohën tuaj të paraqitjes sa më të shkurtër që të jetë e mundur (një metodë që unë kam pothuajse të përsosur gjatë viteve të drejtimit të një zyre) ose të bëni kohën tuaj të paraqitjes sa më shumë argëtim të jetë e mundur (diçka që unë vazhdoj të përpiqem ta kryej). Le të shikojmë në këshilla për shkurtimin e sasisë së kohës që keni shpenzuar së pari në dosjen.
Copë dhe riciklimi kur është e mundur
Pyetja e parë për çdo copë letre që ndez në ju që pret të paraqitet është: "A duhet të paraqitet ky dokument?"
Shumë dokumente që vijnë në postë mund të shkojnë direkt në shredder. Cila është pika në paraqitjen e reklamave ose letrave informative nga kompani të tjera, për shembull? Kur keni të bëjmë me postë, lexoni një copë e-mail një herë, vendosni nëse do t'ju duhet një vit e tutje dhe duhet të kopjoni ose fshini atë në përputhje me rrethanat.
Shanset janë të mira që po paraqitni edhe shumë kopje të dokumenteve që nuk keni nevojë të dorëzoni - dhe as që duhet të shtypni në radhë të parë.
Nuk ka nevojë të depozitosh kopje letrash të faturave ose letrave, për shembull, nëse skedarët elektronikë janë të organizuar dhe po ndjekin procedurat e duhura të rezervimit.
Pra, kur ju jeni duke trajtuar atë grumbull të depozitimit, copëtoni "letër që mund të jetoni pa".
Përdorni një sistem arkivimi që i bën punët e tjera të zyrës më të lehtë, jo më të vështira.
Pjesa më e madhe e letrës që duhet të paraqes është e lidhur me procesin e bërjes së biznesit - dhe këto dokumente duhet të futen në sistemin e kontabilitetit para se të bëhet me ta ndonjë gjë tjetër.
Pra, në vend që të marrësh atë faturë për një fishek toner të printerit dhe ta paraqesësh atë nën "P" në sistemin tim të dosjeve kryesore, ta dorëzoj atë në sistemin tim të parë të dosjeve, një seri dosjesh të etiketuar sipas muajit dhe vitit.
Për shembull, nëse kam blerë fishek toner në shtator 2017, kjo është dosja në të cilën ajo shkon, së bashku me të gjitha faturat e tjera, faturat dhe dokumentet e tjera të biznesit që ndodhën brenda atij muaji. Pastaj është një çështje e thjeshtë për të punuar përmes dosjes në fund të muajit dhe të bëjë të gjitha shënimet e kontabilitetit që duhet të bëhen (ose nëse nuk e bëni vetë, t'ia dorëzoni dosjen mujore mbi kontabilistit ose llogaritarit tuaj) .
Vini re se ne drejtojmë një biznes shërbimi , jo një biznes të shitjes me pakicë, kështu që ulur dhe punuar në llogaritë një herë në muaj punon për mua. Ju do të duhet të modifikoni idetë e dosjes mujore në përputhje me rrethanat nëse keni nevojë të sillni më shpesh llogaritë tuaja të përditësuara.
Mendoni para se të skedoni
Çfarë ndodh pasi kam përdorur dosjet mujore për të bërë kontabilitetin? Dokumentet duhet të zhvendosen në sistemin "kryesor" të dosjeve . Por, më shumë sesa thjesht paraqitjen e çdo dokumenti në mënyrë individuale në varësi të titullit të saj, unë i përmbahem logjikisht sipas grupit, një procedurë e paraqitjes që gjej shumë më të shpejtë.
Le të kemi një vështrim tjetër në shembullin e fishekut toner të printerit.
Në vend që të dorëzoj këtë faturë nën "P" për fishekë toner të printerit, do ta paraqes këtë nën Office Supplies - Receipts, të njëjtin vend që unë do të paraqes dokumente të tilla si një faturë për një koleksion të shënimeve post-it ose një faturë për printerin letër. Kjo jo vetëm që e bën regjistrimin më të shpejtë, por e bën shumë më të lehtë për të gjetur dokumente më pas.
Përdorni fjalë të tëra dhe fraza në etiketat e dosjeve të skedarëve, jo vetëm letra
Nuk ka rregull që thotë se ju jeni të kufizuar vetëm në letra të vetme kur krijoni ndarjet e sistemit tuaj të dosjeve. Dhe nëse veproni, ju jeni duke e bërë regjistrimin tuaj të panevojshëm të ngadalshëm dhe të komplikuar. Personalizoni sistemin tuaj të regjistrimit në mënyrë që të përfitoni nga depozitimi nga një grup dhe gjeni vendndodhjen e duhur për të vendosur një dokument më shpejt.
Për shembull, në vend që të kisha një seksion të sistemit tim të dosjeve të emërtuar "C", unë gjithashtu kam një seksion të etiketuar "Files Client".
Dosjet brenda "Dosjeve të klientëve" organizohen në mënyrë alfabetike. Bukurinë e përshtatjes së sistemit tuaj të dosjeve në këtë mënyrë është se ajo gjithmonë mund të ndahet dhe organizohet më tej nëse keni nevojë. Pra, një klient i madh mund të ketë një ndarës të sistemit të skedarëve të etiketuar me emrin e saj në seksionin "Klientët" për të gjetur dokumente që lidhen me të lehtë.
Në këtë shembull, atëherë etiketat në sistemin e dosjeve do të lexonin "B", "C", "Klient Files", "D" ... Shikoni sa më e lehtë bëhet depozitimi juaj?
Një tjetër tip paraqitjeje për të shpejtuar paraqitjen tuaj: Mos harroni të përshtatni edhe alfabetin. Në vend të vetëm të kesh një seksion "M", emërtoni edhe një "Mc".
Mbani sistemin tuaj "të parë" të regjistrimit të ngushtë dhe të përshtatshëm
Gjëja tjetër e madhe për përdorimin e një sistemi me dy faza si ai që kam përshkruar më sipër është se bëhet shumë më e lehtë për të mbajtur fazën e parë të sistemit tuaj të dosjeve (dosjet mujore) fizikisht afër hapësirës tuaj të punës . Ju do të jeni shumë më të prirur për të paraqitur dokumentet menjëherë në vend që t'i lini ato të grumbullohen nëse keni një vend të ngushtë dhe të organizuar për t'i paraqitur ato.
Pra, vendosni dosjet mujore të fundit, të tanishme dhe të muajit të ardhshëm në një tabaka ose përdorni një skedar të koncerteve dhe vendoseni brenda gjatësive të krahut në hapësirën tuaj të punës. Pjesa më e madhe e sistemit tuaj të regjistrimit (sistemi "kryesor" i paraqitjes, ashtu siç e quajmë më sipër, mund të jetë në të gjithë dhomën ose edhe në një dhomë të ndryshme tërësisht, por në interes të kursimit të kohës , nuk duhet të arrini të bëni paraqitjen tuaj të parë në skenë.
Si të Bëni Fun Filing
Këshilla për dosjen që ju kam dhënë deri më tani duhet t'ju ndihmojë të shkurtoni kohën që kaloni arkivimin dhe parandaloni ngrirjen e trurit. Por ajo që bën për të bërë kohën tuaj të paraqitjes më shumë argëtim?
Në të vërtetë, e vetmja strategji që unë kam ardhur këtu është ryshfeti i plotë, duke e shpërblyer veten me një cookie nëse unë paraqes për një kohë të caktuar. Kjo do të funksionojë, por mund të çojë në vënien e shumë paund nëse keni shumë dosje për të bërë.
Ose mund të keni një qasje më artistike, duke përdorur të gjitha ngjyrat e ndryshme për dosjet e skedarëve dhe duke përdorur fontë të pazakonshëm ose kaligrafi për etiketat. Pa marrë parasysh nëse kjo e bën paraqitjen tuaj më të bukur, sigurisht që do ta bëjë atë më tërheqëse.
Dhe kush e di? Ndoshta vetëm fakti që paraqitja juaj është shumë më e shpejtë tani që është aq e organizuar do ta bëjë më të këndshëm për të bërë.