Master Regjistrimi juaj Sistemit!
Marrja e kohës për të organizuar sistemin tuaj të regjistrimit është vendimtare. Ndërsa të gjithë do të donin të kishin një zyrë pa letra , realiteti është se shumë biznese të vogla ende kanë nevojë për të ruajtur dokumente letrash siç janë faturat , faturat etj. Dhe të jenë në gjendje t'i marrin lehtësisht ato kur kërkohet.
Rregjistrimi i faturës siç duhet është veçanërisht i rëndësishëm; një sistem jo-ekzistues ose i çrregullt i dosjeve mund të shtojë ditë të përpjekjeve shtesë në kohën e taksës së të ardhurave pasi që ju nuk dëshironi të humbisni zbritjet tatimore për shkak të faturimeve që mungojnë.
Dhe nëse biznesi juaj i nënshtrohet gjithmonë një auditimi dhe nuk jeni në gjendje të krijoni dokumentet e kërkuara në mbështetje të shpenzimeve tuaja, pretendimet tuaja më së shumti do të refuzohen dhe kthimi juaj i taksave do të rivlerësohet .
Si një pronar i biznesit të vogël , ju duhet të jeni në gjendje të veproni në tavolinën tuaj me shpejtësi dhe me lehtësi . Megjithëse ngritja e një sistemi të depozitimit të letrës duket e vështirë, është një detyrë relativisht e lehtë që mund të bëhet më e lehtë nga disa këshilla dhe truket e paraqitjes.
Si të organizoni sistemin tuaj të regjistrimit
(1) Uluni në tryezën tuaj për disa minuta dhe kuptoni se ku do të kërkoni instinktivisht gjërat.
Unë kam një sirtar në të djathtë të workstation tim. Kur e kam vendosur për herë të parë sistemin e dosjeve, nuk kam pasur asgjë në të. Kur do të kërkoja stilolapsa, kapëse letre ose stapler, ishte vendi i parë që do të shihja, edhe pse e dija se ishte bosh. Pra, natyrisht i kam vënë lapsa, kapëse letre dhe stapler në atë sirtar. Për mua, ishte shtëpia e natyrshme për ato sende.
Gjithkush do t'i qasen kësaj ndryshe dhe ajo që punon për një person mund të mos punojë për një tjetër. Merrni pak minuta për t'u ulur në hapësirën tuaj fillestare të punës dhe për të arritur pajisje, pajisje dhe skedarë. Kjo do t'ju ndihmojë të krijoni vend ideal për paraqitjen e atyre sendeve për ju personalisht.
(2) Tani që e dini se ku do të shikoni natyrisht informacionin, duhet të përcaktoni nëse një sistem arkivimi alfabetik, numerik ose lëndor do të funksionojë më mirë për ju.
Si do të organizoni dokumentet tuaja në kategoritë e dosjeve (p.sh. shpenzimet, financat, marketingu )?
Si i gjeni dokumentet lidhur me shpenzimet e biznesit si deklaratat bankare, faturat e shërbimeve, faturat e shpenzimeve të zyrës, shkrimet e kilometrave të automjeteve , etj? Po në lidhje me informacionin e klientit - a kërkoni për gjëra sipas emrit të klientit? Nga numri i referencës? Ky është një hap kritik, pasi do të përcaktojë se si do të vendosni sistemin tuaj të dosjeve. Pasi të keni përcaktuar se çfarë kategori do të përdorni, vendosni nëse duhet të shkoni më tej dhe të krijoni nënkategori. Bëni këtë para se të bleni ndonjë gjë për sistemin tuaj të regjistrimit.
(3) Tjetra, përafërsisht përcaktoni nevojat tuaja të magazinimit.
A keni një numër të madh të dosjeve që keni qasje në baza ditore? A i aksesoni vetëm dosjet tuaja javore? Përgjigjet do të përcaktojnë nëse keni nevojë për një mbajtës të skedarëve desktop, një kabinet për arkivimin e dy arkivave pranë tavolinës suaj ose një kabinet arkivimi me katër sirtar në të gjithë dhomën.
Zgjidhni me kujdes. Lejo për rritje kur shikojmë në kabinete arkivimi - blej diçka për të akomoduar dy herë dosjet që mendoni se do të keni tani. Kjo do të kufizojë numrin e kohës që do të duhet të përdorni dhe riorganizoni sistemin tuaj të dosjeve.
(4) Investoni në një sistem të mirë etiketimi për qartësi dhe qasje të lehtë.
Të qenit i aftë për të lexuar etiketat e skedarëve duket qartë, por qartësia në etiketimin do t'ju kursejë më shumë kohë se sa mund të imagjinoni.
Shumica e kompanive që bëjnë etiketat ofrojnë shabllone që integrohen me softuerin më të popullarizuar të përpunimit të tekstit. Ju mund të dëshironi të konsideroni një nga sistemet e vogla të krijimit të etiketave që tani mund të shtypni edhe etiketat individuale të postimeve. Artikujt që kryejnë detyra të dyfishta zakonisht janë një investim i mençur.
(5) Tani jeni gati për të blerë dosje skedari.
Investimi më i mirë është blerja e dosjeve me ngjyrë të varur (sigurohuni që të përfshihen skedat e etiketave plastike) dhe dosjet e thjeshtë të dosjeve të manila. Dosjet me ngjyrë të varur janë më të mirat për dy arsye:
- ata janë lehtësisht të disponueshëm
- ata e bëjnë të lehtë njohjen e kategorive
Për shembull, nëse vendosni të gjitha dosjet e klientit në dosjet e varura të verdhë, informacionet financiare në dosjet blu dhe çdo gjë që lidhet me marketingun në dosjet e kuqe, mund të shihni lehtë se ku duhet të kërkoni një skedar të caktuar.
Simple është më e mira
Parimi KISS vlen për ngritjen e një sistemi arkivimi që është i lehtë për t'u përdorur dhe i lehtë për tu rritur. Mbani It Simple Sweetheart! Kategoritë e temave të gjera do t'ju lejojnë të shtoni me lehtësi skedarë të rinj ndërsa rriteni dhe do të eliminoni nevojën për të përmirësuar ose riorganizuar sistemin tuaj të regjistrimit në baza të rregullta.
Mbajtja e saj e thjeshtë do të bëjë më të lehtë për të integruar letrat tuaja dhe skedarët dixhital si pjesë e sistemit tuaj të përgjithshëm të menaxhimit të dokumenteve .
Shkoni pa letër ku është e mundur
Nëse jeni duke u përpjekur për të gjelbëruar biznesin tuaj dhe bëni zhvendosjen në një "Office Paperless" ju mund të skanoni faturat e shpenzimeve dhe t'i ruani ato me të dhënat tuaja të tjera të kontabilitetit digjital. Disa nga aplikacionet më të reja të softuerit të kontabilitetit të bazuara në cloud e lehtësojnë këtë duke krijuar aplikacione të lëvizshme që ju lejojnë të merrni një celular të telefonit të menjëhershëm të marrjes së një shpenzimi dhe ta shënoni atë në fluturim (shih Programin më të mirë të kontabilitetit për bizneset e vogla kanadeze ).
Mbani në mend se kopjet në letër ose imazhet dixhitale të pranimeve të shpenzimeve janë përgjithësisht të pranueshme për Agjencinë e të Ardhurave të Kanadasë (CRA), me kusht që ato të jenë qartësisht të lexueshme. Nëse jo, CRA mund të kërkojë të shikojë dokumentet origjinale të letrës gjatë një kontrolli apo kërkimi rutinë për dokumentacion, kështu që origjinalet duhet të mbahen gjithmonë për kohën e caktuar. (Shihni Sa kohë duhet të mbaj shënimet e biznesit tim për më shumë informacion.)