10 Këshilla për menaxhimin e skedarëve për të mbajtur skedarët elektronikë të organizuar

Këshilla për menaxhimin e skedarëve për skedarët dixhital

Mbajtja e dokumenteve elektronike të organizuara mund të jetë një punë e përditshme në botën e sotme të "Wired".

Përveç ruajtjes së dokumentevenivel lokal në kompjuterë, laptopë ose pajisje të lëvizshme, gjithnjë e më shumë biznese po përdorin cloud për aplikacionet themelore të biznesit dhe ruajtjen e skedarëve. (Shihni pse cloud computing është ideale për bizneset e vogla dhe 5 disavantazhet e cloud computing. )

Ndërlikimi i mëtejshëm i çështjes së magazinimit është nevoja që shumë biznese të ndajnë dokumente midis punonjësve .

Brenda një zyre kjo zakonisht realizohet duke përdorur një server skedari ose një pajisje ruajtje të rrjetit (NAS). Nëse kërkohet përdorimi i përbashkët i lëvizshëm, dokumentet mund të ruhen në cloud dhe ndahen duke caktuar lejet e qasjes. Rezultati i gjithë kësaj mund të jetë një makth i menaxhimit të skedarëve me disa nga dokumentet e një personi të depozituara në re dhe disa dokumente vendore, madje edhe individuale të ruajtura vetëm në një vend ose në tjetrin.

Organizata është çelësi i menaxhimit elektronik të skedarëve

Kudo që ruhen dokumentet, është e rëndësishme t'i mbani ato të organizuara dhe të azhurnuara. Qëllimi i menaxhimit të skedarëve elektronik është që të siguroheni që të gjeni atë që kërkoni, edhe nëse e kërkoni atë vite pas krijimit të saj.

Shumica e njerëzve të biznesit në një kohë ose në një tjetër kanë qenë në pozitën e turpshme për të pasur një thirrje të konsumatorëve dhe nuk janë në gjendje të gjejnë me shpejtësi faturën përkatëse ose dokumentet e tjera të rëndësishme të klientit.

Njëlloj i bezdisshëm po përpiqet rreth në fund të vitit duke u përpjekur për të gjetur dokumente që kanë të bëjnë me llogaritë e kompanisë për kontabilist apo edhe më keq, taksambledhës .

Organizimi i duhur i dokumenteve digjitale është veçanërisht kritik në një mjedis të përbashkët - nëse një nga punonjësit tuaj mungon (përkohësisht ose përgjithmonë!) Ju duhet të jeni në gjendje të gjeni lehtësisht çdo dokument të krijuar ose të menaxhuar nga ai person.

(Vini re se humbja e mundshme e të dhënave me punëtorët e pakënaqur dhe të nisur është një arsye tjetër për të mbrojtur të dhënat e biznesit tuaj.

Këto këshilla për menaxhimin e skedarëve do t'ju ndihmojnë t'i mbani dosjet tuaja të arritshme:

1. Përdorni dosjet e instalimit të parazgjedhur për skedarët e programeve.

Përdorni vendndodhjet e skedarëve default kur instaloni programe aplikacioni. Nën Windows, skedarët e programeve të aplikacionit të konventës qëndrojnë nën dosjen (Drive Letter:) -> Program Files. Instalimi i aplikacioneve në vende të tjera është konfuze dhe e panevojshme.

2. Një vend për të gjitha dokumentet.

Vendosni të gjitha dokumentet nën një dosje të vetme "rrënjë". Për një përdorues të vetëm në një mjedis të Windows vendndodhja e paracaktuar është dosja My Documents.

Në një mjedis të ndarjes së skedarëve përpiquni të bëni të njëjtën gjë. Krijo një dosje rrënjëje të vetme (të quajtur "Dokumentet e përbashkëta" për shembull) dhe ruani të gjitha dokumentet në nën-dosjet brenda dosjes rrënjë. Duke pasur një vend të vetëm për të gjitha dokumentet elektronike bën më të lehtë gjetjen e gjërave dhe për të drejtuar rezerva dhe arkiva.

3. Krijoni dosje në një hierarki logjike.

Këto janë sirtarët e kabinetit të dosjeve të kompjuterit tuaj, për të thënë kështu. Përdorni gjuhë të thjeshtë për të emëruar dosjet tuaja; ju nuk dëshironi të shikoni në këtë listë të dosjeve në të ardhmen dhe pyesin se çfarë "TFK" ose çfarëdo shkurtimi tjetër interesant që keni shpikur do të thotë.

4. Fole dosjet brenda dosjeve.

Krijo dosje të tjera brenda këtyre dosjeve kryesore kur lind nevoja. Për shembull, një dosje e quajtur " Faturat " mund të përmbajë dosje të quajtura "2018", "2017" dhe "2016". Një dosje me emrin për një klient mund të përfshijë dosjet "të dhënat e klientit" dhe "korrespondencën". Qëllimi është që të ketë çdo skedar në një dosje në vend që të ketë një listë të dokumentave jetimë të listuara.

Sidoqoftë, mos krijoni struktura komplekse me shumë shtresa të dosjeve. Kudo që të jetë e mundur përdorni emrat përshkrues të skedarëve në vend.

5. Ndiqni konventat e emërtimit të skedarëve.

Disa sisteme operative (si Unix) nuk lejojnë hapësira në emrat e skedarëve ose dosjeve, prandaj shmangni këtë nëse mjedisi juaj kompjuterik është i përzier. Në vend të kësaj, përdorni nënvizorët si një delimiter (p.sh. Doe_John_Proposal.doc.) Karaktere të tjera si /? <> \: * | "^ janë gjithashtu të ndaluara në emrat e skedarëve ose dosjeve nën Windows.

Përdorni emra përshkrues të skedarëve për identifikim dhe rikthim të lehtë, por mos shkoni jashtë bordit - emrat e file / path kanë kufijtë e gjatësisë që ndryshojnë në mes të sistemeve operative. Nën Windows gjatësia maksimale e plotë e rrugës për një skedar (p.sh. letra me makinë + emrat e dosjeve + emri i skedarit) është 260 shkronja. Përdorni shkurtesat e zakonshme kudo që të jetë e mundur, si Jan për Janar ose Corp për Korporatën.

6. Bëhu i veçantë.

Jepini skedarëve elektronikë logjike, emrave të veçantë dhe përfshijnë datat në emrat e skedarëve nëse është e mundur. Qëllimi kur emërtimi i skedarëve është të jetë në gjendje të tregojë se çfarë skedari ka të bëjë pa pasur nevojë ta hapë atë dhe të shikojë. Pra, nëse dokumenti është një letër për një klient duke e kujtuar atë se pagesa është e vonuar, e quajti atë diçka si "overdue_20180115"; në vend se diçka si "letër". Si do ta dini se kush është letra pa e hapur atë?

Nëse po ndani fotografi me anë të postës elektronike ose pajisjeve portative, mund të dëshironi që emri i skedarit të përfshijë më shumë informata specifike, pasi që informacioni i dosjes nuk do të përfshihet në skedarin e përbashkët. Për shembull, nëse dokumenti juaj banon në Dokumente \ Faturimet \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc dhe skedari ndahet ose transmetohet me email, të gjithë marrësit do të shohin është Doe_John_20170416.doc dhe mund të mos jetë në gjendje të them se skedari është një klient faturë pa e hapur atë.

7. Skeduluni si shkoni.

Koha më e mirë për të paraqitur një dokument është kur e krijoni së pari. Pra, merrni në zakonin e përdorimit të kutisë së dialogut "Ruaj si" për të paraqitur dokumentin tuaj si dhe emrin, duke e vënë atë në vendin e duhur në radhë të parë.

8. Renditini skedarët tuaj për lehtësinë tuaj.

Nëse ka dosje ose skedarë që përdorni shumë, i detyrojeni ato në krye të listës së dosjeve duke i riemëruar ato me një! ose një AA në fillim të emrit të skedarit.

9. Cull fotografi tuaj rregullisht.

Ndonjëherë, ajo që është e vjetër është e qartë si në shembullin e dosjes me emrin "Faturat" më sipër. Nëse nuk është kështu, mbani dosjet tuaja të qarta duke pastruar skedarët e vjetër.

Mos fshini dosjet e lidhura me biznesin, nëse nuk jeni absolutisht të sigurtë që kurrë nuk do të keni nevojë për skedarin përsëri. Në vend të kësaj, në mbledhjen tuaj kryesore të dosjeve nën dosjen rrënjë, krijoni një dosje të quajtur "E Vjetër" ose "Joaktive" dhe lëvizni skedarët e vjetër në të kur të hasni në të.

( Sa kohë duhet të mbani shënimet e biznesit për CRA ose IRS? Shpjegon se sa kohë ju duhet të mbani të dhënat e biznesit për të përmbushur detyrimet tuaja tatimore.)

10. Back up fotografi tuaj rregullisht.

Nëse jeni duke kopjuar skedarët tuaj në një tjetër disk ose kasetë, është e rëndësishme që të krijoni dhe ndiqni regjimin e rregullt të mbështetjes. Shihni 3 hapat për një sistem të suksesshëm të kopjimit .

Menaxhimi i mirë i skedarëve e bën gjetjen e asaj që dëshironi lehtë

Menaxhimi i dokumenteve elektronike duhet të jetë pjesë e një strategjie të përgjithshme të menaxhimit të dokumenteve për biznesin tuaj. Një plan i duhur i menaxhimit të dokumenteve duhet të përfshijë të gjitha aspektet e trajtimit të dokumenteve, duke përfshirë ruajtjen, rikthimin, kopjet dhe sigurinë.

Funksioni i kërkimit është një gjë e mrekullueshme, por kurrë nuk do të përputhet me lehtësinë e të qenit në gjendje të shkojë direkt në një dosje ose skedar. Nëse ndiqni këto këshilla për menaxhimin e skedarëve vazhdimisht, edhe nëse nuk e dini se ku është diçka, ju e dini se ku duhet të jetë - një avantazh i madh kur bëhet fjalë për gjetjen e asaj që kërkoni. Praktikat e mira të menaxhimit të skedarëve do të kurseni kohë dhe para të biznesit tuaj .