Çfarë ju duhet për të ruajtur dhe organizuar
Në një masë të caktuar, artikujt që ju nevojitet për të zhvilluar një sistem të depozitimit do të varen shumë nga biznesi juaj.
Për shembull, nëse shitni një produkt të prekshëm, do t'ju nevojitet diçka që ndjek inventarin tuaj. Megjithatë, këtu është një listë e përgjithshme e artikujve që ju duhet të mbani gjurmët në biznesin tuaj në shtëpi:
- Planet e biznesit dhe marketingut.
- Dokumentet ligjore (dmth. Shkresa LLC, licenca e biznesit dhe regjistrimi i pronësisë intelektuale, kontratat)
- Kontaktet (profesionale, klientët, shitësit, ofruesit e shërbimeve, etj)
- Informacion Financiar (pasqyra e fitimit / humbjes, bilancet, llogaritë e pagueshme / të arkëtueshme)
- Tatimet
- Shpenzimet e biznesit (faturat)
- projektet
Së bashku me këtë listë, do të doni të shtoni artikuj që janë specifikë për biznesin tuaj.
Sistemet për organizimin e biznesit tuaj në shtëpi
Shanset janë që ju do të përdorni një shumëllojshmëri të metodave për të ruajtur dhe trajtuar letrat tuaja dhe informacione të tjera të rëndësishme. Faktori kyç është të zgjidhni një metodë që funksionon më mirë për ju. Gjithkush ka një mënyrë të ndryshme të të menduarit dhe organizimit. Për shembull, për disa njerëz, ka më shumë kuptim për të organizuar skedarët në mënyrë alfabetike, por për të tjerët, ata e gjejnë më të lehtë organizimin deri në datën.
Nëse nuk jeni të sigurt se çfarë do të funksionojë më mirë për ju, provoni një dhe nëse përpiqeni ta mbani atë, adopto një sistem tjetër. Këtu janë tre mënyra për të organizuar dosjet dhe informacionin tuaj:
Simple Binder Filing System
Për bizneset e vogla që nuk prodhojnë shumë dokumente, sistemi i lidhësve është një zgjedhje e mirë.
Është gjithashtu ideale për njerëzit që duan të kenë gjithçka në një vend ose që kanë nevojë për informacionin e tyre për t'u lëvizur. Sistemi i lidhësit përdor një lidhje të madhe me tri unaza, mbrojtës të fletëve dhe ndarës të seksioneve.
Përdorni ndarësit e seksioneve për të organizuar kategoritë e biznesit tuaj si urdhërat në pritje, urdhërat e përfunduar, kopjet master të formave të ndryshme ... etj. Prej aty, do të filloni të grumbulloni skedarët në mbrojtëset e fletëve. Sapo lidhësi të bëhet i plotë - në fund të javës, muajit ose tre muajve - do të jetë koha për të pastruar. Ju vetëm do të transferoni skedarët e porosive të klientëve dhe të dhënat e tjera historike në një sistem të depozitimit tradicional që pasqyron nga afër organizatën tuaj të lidhësit.
Sistemi i regjistrimit tradicional
Sistemet tradicionale të dosjeve përdorin një kabinet arkivimi, fotografi të varur dhe dosje manila. Pothuajse çdo biznes do të duhet përfundimisht këtë lloj të depozitimit, ndërsa biznesi i tyre rritet. Ka vetëm shumë dokumente të krijuara me kalimin e kohës që të mos kenë një. Dhe që nga regjistrimet e taksave duhet të mbahen për shtatë vjet, keni nevojë për një vend për të ruajtur të gjitha këto shënime. Sistemet e regjistrimit tradicional janë ideale për artikujt që duhet të mbahen, por nuk arrihen rregullisht, siç janë tatimet e vitit të kaluar dhe licencat e biznesit. Këtu janë disa këshilla për të marrë sistemin tuaj të dosjeve tradicionale jashtë terrenit dhe të suksesshëm:
- Mendoni se çfarë lloj sistemi ju do të përdorni në të vërtetë. Ju mund të shkoni me arra për të blerë furnizime të shkëlqyera zyre dhe për të hartuar sistemin më të përpunuar dhe të gjallë të faqeve në botë, por nëse nuk përshtatet me stilin tuaj të punës, do të jetë një humbje e kohës dhe parave të vendosura.
- Krijo një sistem për menaxhimin e letrës suaj që lejon shumë pak "prekje". Ju dëshironi të shmangni ndërtimin e shtyllave të letrës, dhe që kanë të bëjnë me çdo pjesë herë të shumëfishta. Në vend të kësaj, punoni për të marrë vendime se ku duhet të shkojë një copë letre për herë të parë që ju prekni.
- Vendosni mënjanë kohën për paraqitjen . Është e lehtë të shmangësh këtë detyrë si murtaja, por kërkohet dhe do të ndihmojë biznesin tuaj të shkojë shumë më mirë. Sidomos faturat dhe sendet e tjera të përdorura në kohën e taksave, mbajtja e kësaj sende të organizuar bën paraqitjen e taksave tuaja që shumë më lehtë.
Sistemi i Regjistrimit Elektronik
Bota dixhitale nuk ka eliminuar plotësisht nevojën për ruajtjen e letrës, por ka bërë shumë më të lehtë ruajtjen e informacionit. Sistemet digjitale mund të krijojnë, dërgojnë dhe menaxhojnë faturat dhe mund të gjurmojnë financat e biznesit tuaj në shtëpi dhe pastaj të importohen në softuer tatimor për paraqitjen elektronike. Ju mund të skanoni fatura dhe t'i ruani ato në një skedar në kompjuterin tuaj (edhe pse ndoshta duhet ta mbani versionin e letrës gjithashtu). Sistemet elektronike mund t'i ruajnë klientët, klientët dhe informacionet e perspektivës në një sistem të menaxhimit të marrëdhënieve me klientët për qasje të lehtë, emailim, faturim dhe më shumë. Sistemet online mund të përdoren për të ruajtur idetë tuaja, t'ju ndihmojnë të menaxhoni projekte, të organizoni informacione ose kërkime.
Por, si sistemet e skedarëve të letrës, sistemi juaj i arkivimit digjital duhet të ketë një strukturë organizative, duke përdorur dosjet dhe skedarët e ruajtur në kompjuterin tuaj ose në re . Për menaxhimin më të lehtë, përdorni të njëjtën strukturë dhe emrat e skedarëve në sistemin tuaj dixhital, siç bëni edhe në sistemin tuaj të letrës. Për të mbrojtur skedarët tuaj dixhital, rezervoni ato në një hard disk të veçantë ose në një sistem ruajtjeje online.
Një kombinim i të gjitha më lart
Shanset janë që ju duhet të përdorni më shumë se një sistem për të menaxhuar të gjitha të dhënat dhe materialet që ju nevojiten për të ruajtur në biznesin tuaj. Së pari, do të duhet të vendosni se çfarë funksionon më mirë për ju, dhe pastaj ta zbatoni atë. Për shembull, mund të keni një sistem kërkues për t'ju ndihmuar të organizoni menaxhimin e përditshëm të biznesit tuaj, si orarin tuaj, marketingun dhe kopjet e formave tuaja.
Sistemi juaj tradicional mund të mbajë të gjitha dokumentet tuaja afatgjata, siç janë taksat e viteve të kaluara, lejet dhe licencat e biznesit dhe regjistrimet e pronësisë intelektuale. Ju mund të përdorni një sistem dixhital për të ruajtur idetë tuaja, të tilla si Evernote dhe për të ndjekur projekte.
Nga ana tjetër, mund të dëshironi të jeni sa më shumë dixhitalë, duke përdorur një listë në internet dhe kalendar , duke skanuar të gjitha faturat në kompjuterin tuaj dhe duke përdorur softuer ose shërbime online për të gjitha nevojat e tjera të menaxhimit të biznesit. Edhe kështu, ju do të dëshironi ende një sistem për të menaxhuar letër që nuk gjenerohet. Çështja kryesore është gjetja e sistemit që është e lehtë për ju që të rrini me të dhe të gjeni informacionin që ju nevojitet kur keni nevojë për të.
Përditësuar Shtator 2016 Leslie Truex