Është në thelb konferenca para konferencës.
Për ata që nuk mund të planifikojnë takime të shpeshta, një takim paraprak mund të duket i parehatshëm ose i vështirë në fillim, sepse mund të përfshijë terma ose gjuhë të reja, të tilla si "ngjarja e ngjarjes" ose "rendi i ngjarjes së banketit".
Çfarë duhet të presin planifikuesit e ngjarjeve nga një parapërgatitje?
Një para-con është një takim që zhvillohet me shitësit e ngjarjeve dhe furnizuesit, ku ngjarja ose programi është caktuar të zhvillohet. Mbahet zakonisht një ose dy ditë para ngjarjes aktuale dhe ndryshon nga shëtitja që ndodh në ditën e një ngjarjeje.
Disa njerëz mund të shoqërojnë takime paraprake me planifikimin e konferencave më të mëdha, konventave, kongreseve dhe programeve nxitëse. Megjithatë, është gjithashtu e zakonshme që të zhvillohet një takim paraprak për seminaret dhe ngjarje të tjera të veçanta.
Çfarë duhet të presësh gjatë një takimi para-kon
Takimi para-kon mundëson planifikues ngjarjesh një mundësi për të shqyrtuar të gjithë logjistikën përfundimtare për një program të caktuar me ekipin e menaxhimit të furnizuesve të cilët janë të përfshirë në program.
Në mënyrë tipike, një takim paraprak koordinohet dhe planifikohet nga menaxheri i shërbimeve të konferencës së vendit. Ai ose ajo do të ftojë menaxherë nga fusha të ndryshme që janë të përfshirë në ngjarje për të rishikuar logjistikën e rolit të tyre të veçantë për një ngjarje.
Kjo është një kohë e shkëlqyer për takimin ose planifikues ngjarjesh për të krijuar një raport me të gjithë të përfshirë.
Gjatë periudhës paraprake, është e përshtatshme për planifikuesin e ngjarjes të nxjerrë në pah disa nga objektivat kyçe të ngjarjes, duke përfshirë informacione të rëndësishme rreth organizatës që organizon ngjarjen, mesazhet kyçe që përcillen në ngjarje dhe VIP-të e rëndësishme.
Pre-Con është koha e duhur për të rishikuar ngjarjen e ngjarjes
Një aktivitet i ngjarjeve njihet edhe si specifikim i ngjarjeve. Ai përfshin të gjithë informacionin përkatës në lidhje me një program ose një ngjarje, duke përfshirë detaje rreth vetë programit. Këto artikuj mund të përfshijnë disa ose të gjitha këto: datat, kohët, kontaktet, profilet e pjesëmarrësve, kontaktet e urgjencës, ushqimi dhe pija, transportimi, informacioni i transportimit, faturimi, audio / vizuale dhe nevoja të tjera të veçanta.
Çdo menaxher i departamentit do të shqyrtojë të kuptuarit e tij ose të saj të ngjarjes , duke përfshirë detajet përkatëse dhe procedurat e tyre tipike operative. Ata gjithashtu do të rishikojnë kuptimin e tyre për kontratën e ngjarjes dhe informacionin e ndarë më parë në ngjarjet e ngjarjeve të banketit.
Planifikuesit e takimeve dhe ngjarjeve duhet të kujtojnë që të bëjnë pyetje të hollësishme në lidhje me specifikimet e ngjarjeve gjatë kësaj kohe, siç janë nivelet e personelit dhe emrat e kontakteve kyçe gjatë ngjarjes aktuale nga të gjitha fushat e përfaqësuara. Elementet kyçe të diskutimit paraprak mund të përfshijnë një rishikim të:
- Kërkesat për ushqim dhe pije
- Kërkesat e listave të dhomave të vizitorëve (nëse është e përshtatshme)
- Konferenca dhe shfaqjet tregtare tregojnë kërkesat
- Hapësirë për takim dhe kërkesa hapësinore për tregti (planet e dyshemesë)
- Kërkesat teknike, të tilla si elektrike dhe telekomunikacionit
- Detaje rreth vendosjes së tabelave
Kjo është koha ideale për të bërë ndryshime të minutës së fundit. Ndonëse nuk mund të pëlqejnë gjithmonë, shumica e shitësve dhe furnizuesve presin ndryshime të arsyeshme (dhe të paarsyeshme). Natyrisht, nëse paraprakisht është planifikuar gjatë një kohe kur është në zhvillim, mendoni të kryeni një inspektim të hershëm për të siguruar që çdo gjë të funksionojë normalisht.