Lëshimi i këtyre kartave për punonjësit do të thotë se ata mund të kryejnë transaksione të caktuara në emër të biznesit dhe më pas të depozitojnë të gjitha faturat drejtorit kryesor financiar në fund të çdo muaji. Si një kompani, në vend të lëshimit të paradhënieve të hollave për çdo punonjës, kartat e kreditit të korporatave dalin të jenë opsioni më i mirë pasi që nuk do të përfshiheni në hassles e dhënies së parave.
Megjithatë, para se të lëshoni kartat e korporatave, duhet të vendosni masa paraprake. Pa e bërë këtë, ekziston mundësia që disa punonjës të keqpërdorin fondet e biznesit . Rreziku i blerjeve të paautorizuara rritet kur kartat e kreditit të korporatave janë në duart e tyre dhe nuk ka masa mbrojtëse në vend. Për të kontrolluar këtë rrezik, politikat e mëposhtme do të ndihmojnë:
Në Start, Vendosni Pritjet
Kur lëshoni letrat, është e këshillueshme që të vendosni dhe të informoni të gjithë punonjësit për atë që pritet prej tyre kur bëhet fjalë për përdorimin e kartës. Ju duhet të krijoni një politikë që shpjegon gjallërisht përgjegjësinë e mbajtësit të kartës, llojin e shpenzimeve që duhet të përdoren kartat dhe llojin e dokumenteve që duhet të dorëzohen për çdo shpenzim.
Kjo është një nga gjërat çelësat që çdo kompani duhet të vendosë në mënyrë që të frenojë se si mbajtësi i kartelës përdor kartën. Pa bërë këtë, biznesi juaj do të pësojë shpenzime shtesë që nuk janë buxhetuar dhe që në planin afatgjatë rrit koston e drejtimit të biznesit.
Sigurohuni që Rregullat e Kartës janë kuptuar mirë
Siç e dimë, shumica e punonjësve nuk kanë kulturën e leximit. Kjo do të thotë se në qoftë se ju vetëm pjell kartat e korporatave punonjës me një gjobë ligjore të shtypura të rregullave pa i marrë ato në lidhje me atë se si ose çfarë pritet në lidhje me përdorimin e kartës nuk do të ndihmojë që shumë prej tyre mund të përdorni kartën pa lexuar rregullat.
Për të shmangur skenarin e mësipërm, është mirë të organizoni një takim me punonjësit dhe t'i merrni me anë të politikës. Pasi të bëhet kjo, do të ishte mirë që ata të pranonin kuptimin e politikës me shkrim. Kjo do të thotë që në rast se një punonjës shkon kundër asaj që pohon politika, duhet të merren masat e duhura.
Jini të prirur të shpenzoni
Ndonjëherë shumica e punonjësve kanë tendencë të shkojnë kundër rregullave dhe të përfundojnë duke shpenzuar më shumë se sa që është e përshkruar në politikë. Me këtë në mendjen tuaj, është mirë të mbani tab të ngushtë për përdorimin e kartave të kreditit të biznesit . Zyrtari kryesor financiar duhet të informojë mbikëqyrësit në secilin departament që do t'u jepet përgjegjësia për mbikëqyrjen e punonjësve me kartela në atë departament.
Kjo në njëfarë mënyre do të minimizojë keqpërdorimin e kartave nga ana e punonjësve. Kur një punonjës e di se ka shpenzime të dikujt për monitorim, ata do të kenë frikë të angazhohen në ndonjë blerje të palejueshme që nuk janë deklaruar në politikë.
Keni Masat Mbrojtëse në Vend
Paraja është një burim ekonomik dhe kështu është shumë i pakët. Kjo do të thotë që kur një punonjës abuzon privilegjet e përdorimit të kartës së tyre, barra menjëherë transferohet prej tyre në kompani. Me këtë në mendje, është mirë që ju të vendosni kufijtë e shpenzimeve në çdo kartë.
Ata në pozita menaxheriale mund të jepen kufij më të lartë në krahasim me ato në nivelet më të ulëta. Kjo masë ka për qëllim zvogëlimin e rrezikut për të bërë transaksione të paautorizuara. Kufiri i shpenzimeve të vendosur kurrë nuk duhet të tejkalohet dhe duhet të theksohet në politikë. Nëse ndonjë punonjës tejkalon limitin, shuma shtesë duhet të zbritet nga listat e pagave të tyre plus një dënim.
Gjithmonë kryej një përmbledhje vjetore
Programi i kartës së kreditit të kompanisë duhet të rishikohet vit pas viti. Kjo është për shkak se disa punonjës mund të kenë lëvizur nga një departament në tjetrin dhe pasi që çdo departament ka një limit specifik të shpenzimeve, ekziston nevoja për të bërë një rishikim vjetor të programit.
Duke bërë kështu, gjithashtu u lejon drejtuesve të departamenteve të lëshojnë kufizime të reja të shpenzimeve në përputhje me përgjegjësitë e çdo punonjësi. Nëse një punonjës punon në një departament që nuk ka më nevojë për një kartë krediti të korporatës, atëherë ai / ajo mund të hiqet nga programi.
Rritja e efikasitetit duke bërë vazhdimësi
Është mirë për ju që të keni dikë që nuk është pjesë e kompanisë tuaj ose as një mbajtës kartash për të bërë përmbledhje të transaksioneve në emër të kompanisë dhe t'i dorëzoni ato në fund të çdo muaji. Qëllimi kryesor i këtij personi të caktuar do të jetë lista e emrave të punonjësve të cilët nuk kanë dhënë shpjegime dhe deklarata në kohë për përdorimin e tyre të kartelave.
Kjo është një mënyrë e lehtë për ju që të monitoroni se cilat punonjës janë duke respektuar politikat e kartës dhe cilat nuk janë. Pas një periudhe të caktuar kohe, ju mund të zgjedhni të godisni një kamxhik mbi ata mbajtës të kartelave të vazhdueshme që gjithmonë shkojnë kundër politikave ose duke marrë kartat larg prej tyre përkohësisht ose madje përgjithmonë.
Vlerësoni Outlierët
Mos harroni, një punonjës i lëshuar kartë korporate duhet të përdoret vetëm për disa artikuj që janë të dobishme për kompaninë dhe nuk duhet të përdoren kurrë në blerjen e sendeve personale përveç në raste urgjente. Kështu, ekziston nevoja për të monitoruar të gjitha shpenzimet që çdo punonjës përdor në kartë në fund të çdo muaji.
Nëse një ose më shumë punonjës përdorin kartelën për sendet personale, duhet bërë një vlerësim i plotë për të përcaktuar nëse ajo ishte për shkak të një emergjence apo jo. Nëse nuk ishte rast emergjence, atëherë duhet të merren masat disiplinore kundër mbajtësit të kartës. Në anën tjetër, nëse kjo ishte për shkak të një emergjence, shpenzimet e bëra do të duhet të zbriten nga paga e mbajtësit të kartelës pa ndonjë veprim disiplinor të ndërmarrë kundër tyre.
Ndani rrezikun
Politika juaj e kartave të korporatave duhet të sigurojë që përdoruesi i punonjësve është personalisht përgjegjës për të gjitha bilancet e kartës së kreditit në rrezikun e tyre. Me një politikë të tillë në vend, kompania do të duhet vetëm të rimbursojë fondet për mbajtësit e kartave individuale sipas shumës së shpenzimeve të miratuara.
Kjo është ajo që ne i referohemi si ndarjen e rrezikut midis kompanisë dhe punonjësve. Kjo është një mënyrë e mirë për t'u marrë me punonjësit që tentojnë të blejnë sendet e tyre personale duke përdorur kartën pasi që atyre u jepet vetëm një shumë që përputhet vetëm me shpenzimet e miratuara.