Lista e Kontrollit të Planifikimit të Eventeve

Çdo planifikues ngjarje me vlerë të kripës së tyre e di se një listë e planifikimit të ngjarjeve është ndoshta mjeti më i vlefshëm në planifikimin e një ngjarjeje të suksesshme. Ky është një mjet për planifikimin e ngjarjeve që ju lehtëson kur zgjoheni në mes të natës në një djersë paniku të bindur që keni harruar një detaj të rëndësishëm në planifikimin e ngjarjes tuaj të ardhshme. Me një listë gjithëpërfshirëse të planifikimit të ngjarjeve nga ana juaj, ju mund t'i afroheni ngjarjes tuaj me besim, duke e ditur se nuk keni lënë pas dore asgjë .

Çfarë ndodh nëse e konsideron veten super të organizuar dhe tashmë shfrytëzoni një listë kontrolluese kur planifikoni një ngjarje, por keni hasur në situata ku keni kuptuar (shumë vonë) që nuk keni pasur ndonjë detaj të rëndësishëm. Ku keni gabuar?

Çdo ngjarje kërkon një listë kontrolli të ngjarjeve të dizajnuara me atë ngjarje të veçantë në mendje dhe të përshtatura për specifikimet e ngjarjeve individuale. Pra, çdo listë e planifikimit të ngjarjeve është e ndryshme. Megjithatë, ekzistojnë pesë sende që duhet të keni në listën tuaj të planifikimit të ngjarjes, pavarësisht nëse planifikoni një parti të vogël ditëlindjeje ose një funksion të madh të korporatës.

Nënshkruani kontratat e ngjarjes

Kjo mund të duket e qartë, por sigurohuni që të nënshkruani - dhe të merrni kopjet e nënshkruara në kthim - të gjitha kontratat që ju nevojiten për ngjarjen tuaj. Kjo përfshin kontrata të ngjarjeve me klientin, vendndodhjen, shitësit, hotelin, argëtimin etj. Një shtrëngim duarsh i fortë është një mënyrë e mirë për të kryer biznes, por jo mënyra për të siguruar punësimin e ndonjë shitësi dhe jo mënyra për t'u zotuar për të punuar për një klient .

Merrni gjithçka me shkrim dhe mos bëni asnjë punë ose shpenzoni një monedhë në planifikimin e ngjarjes tuaj derisa të gjitha dokumentet të jenë nënshkruar dhe dorëzuar. Nëse jeni një planifikues ngjarje që ka nevojë për një kontratë me ngjarje për shërbimet tuaja të ngjarjes, kliko këtu.

Konfirmo datën dhe kohën e ngjarjes

Ju jeni gjunjë të thellë në fazat e planifikimit për këtë ngjarje.

Si mundet dikush të marrë datën gabim? Shitësit shpesh kanë ardhur në punë të tjera. Klientët mund të bien dakord për një datë dhe kohë për ngjarjen dhe pastaj thjesht harrojnë t'ju njoftojnë për ndryshimin e planeve. Para se të filloni të planifikoni ngjarjen tuaj, kontrolloni datën dhe kohën e fillimit dhe përfundimit dhe merrni këto me shkrim, në mënyrë që të gjithë të jenë në të njëjtën faqe.

Të marrësh ndihmë shtesë

Mos e nënvlerësoni vlerën e ndihmës shtesë në ditën e ngjarjes suaj. Gjithmonë ka diçka që ka nevojë për t'u kujdesur dhe shumica e planifikuesve të ngjarjeve tashmë janë shumë të zënë me aktivitetin e ngjarjes për t'i kushtuar vëmendjen e tyre situatave që lindin. Marrja e ndihmës shtesë është një hap i rëndësishëm që shpesh anashkalohet derisa të jetë tepër vonë për të punësuar stafin më të mirë të ngjarjes për punën në dorë. Mos u vendosni për mbetjet kur është fjala për punësimin e stafit të ngjarjes. Vendoseni këtë artikull në listën tuaj të ngjarjes dhe siguroj personelin më të mirë të trajnuar me përvojën që ju nevojitet që i përshtatet buxhetit tuaj të ngjarjes.

Kryerja e një Site Walk-Through

Asgjë nuk mund të krahasohet me parashikimin e diçkaje në mendjen tuaj, sikur ta përjetosh atë në dorën e parë. Kryerja e shëtitjes së faqes së ngjarjes me klientin dhe shitësit tuaj është një hap kritik në procesin e planifikimit të ngjarjes.

Ai paraqet një mundësi për të ngritur pyetje, për të adresuar shqetësimet dhe për të arritur një marrëveshje mbi vendosjen e dhomës, dekorin, vendosjen e regjistrimit dhe rrjedhën e përgjithshme të ngjarjes. Shpesh herë, edhe kur mendojmë se po komunikojmë qartë, vizioni ynë për diçka është në kontrast të thellë me atë që dikush tjetër parashikon në bazë të përshkrimit tonë. Merrni një shëtitje nëpër hapësirë ​​fizike gjatë fazave të planifikimit kështu që nuk ka surpriza në ditën e ngjarjes.

Përfshini Përkujtues në Ndjekjen Pasuese

Në botën ideale, duke i thënë dikush një herë do të ishte e mjaftueshme për të siguruar që puna të bëhet. Për fat të keq, bota e vërtetë e punës nuk funksionon në këtë mënyrë ose të paktën jo në biznesin e planifikimit të ngjarjeve. Me kaq shumë detaje për të menaxhuar dhe lojtarë të shumtë të përfshirë në faza të ndryshme të ngjarjes, është e lehtë për diçka që të humbasë.

Pra, kur të zhvilloni listën tuaj të planifikimit të ngjarjes për të mbajtur të organizuar dhe në orar, përfshini përkujtesa për ndjekje të caktuara. Për shembull, nëse keni biseduar me furnizuesin për idetë e menusë, përfshini një artikull në listën tuaj të planifikimit të ngjarjes, që lexon: "Ndiqni me furnizuesin në menunë e propozuar" dhe "Përcaktoni provë me furnizuesin". Në planifikimin e ngjarjeve nuk ka gjë e tillë që vërteton diçka shumë herë.