Mos lejimi i kohës së mjaftueshme të konfigurimit
Ekziston gjithmonë një garë kundër kohës kur vendoset një ngjarje , por duhet të keni një vlerësim se sa kohë do t'ju nevojitet për të marrë gjithçka në vend. Asgjë nuk duket më e keqe sesa të ketë një dhomë të mbushur me punëtorë që vrapojnë kur të vijë i ftuari i parë. Qëllimi duhet të jetë që të ketë gjithçka të vendosur të paktën 15 minuta përpara se të hapen dyert.
Nuk caktoni një ecje me klientët
Fletnotazhet, emailet dhe urdhrat e ngjarjeve të banketit janë mjete të shkëlqyera për të komunikuar detajet e një ngjarjeje. Megjithatë, duke u mbështetur vetëm në dokumentet për të pikturuar një pamje të rastit mund të çojë në gabime. Strategjia më e mirë është që të ecni nëpër itinerarin me klientin tuaj në vend kur të jetë e mundur. Diskutoni çdo moment dhe detaje sikur ngjarja të ndodhte para jush.
Duke harruar të konfirmoni shitësit tuaj
Shitësi juaj mesatar i ngjarjes u shërben klientëve të shumtë në disa kategori të ndryshme.
Shkurtimisht, kjo do të thotë se ata kanë shumë për të kujtuar. Ju gjithmonë dëshironi të merrni një konfirmim verbal ose email nga të gjithë shitësit 48 orë para kohës së instalimit. Email-i zakonisht është më i mirë, sepse ju mund të shkruani pritjet tuaja dhe t'u kërkoni atyre të përgjigjen me shkrim.
Pamje nga ngjarjet konkurruese
Nëse keni pasur ndonjëherë një "fqinj të zhurmshëm" atëherë ju tashmë e dini se si mund të jenë këto vëmendje.
Përballimi i ngjarjeve të tjera në vendin tuaj mund të jetë një sfidë e madhe, prandaj duhet ta diskutoni paraprakisht këtë skenar me menaxhimin e vendit dhe klientët tuaj. Gjeni se kush do të ndajë të njëjtat zona të përbashkëta dhe burime publike me partinë tuaj dhe do të identifikojë se kush ka autoritetin për të zgjidhur çështjet e zhurmës në qoftë se ato bëhen problem.
Nuk ka një plan për emergjenca
Çfarë ndodh me ngjarjen tuaj në rast të motit të keq, apo edhe mbylljes së vendit tuaj? Këto nuk janë gjëra të lehta për të planifikuar, por ato bëhen të pamundura për të menaxhuar në ditën e shfaqjes. Plotësoni strategjinë tuaj të paparashikuara të paktën 2 javë përpara për një masë të mirë. Edhe nëse planifikoni të anuloni ngjarjen, do t'ju nevojitet një metodë e organizuar për të kontaktuar të gjithë mysafirët tuaj.
Nuk ka ndihmë të mjaftueshme në Ditën e Eventit
Kostot e punës janë gjithmonë një çështje kur përpiqen të balancojnë buxhetet e ngjarjeve . Kjo duke u thënë, duke dështuar për të ndihmuar duart mund të shkaktojë probleme më të mëdha sesa të kalojnë buxhetin. Ju nuk mund të presin që të bëni gjithçka vetë nëse jeni planifikuesi i ngjarjeve. Punonjësit, shitësit dhe detajet e koordinimit janë të mjaftueshme për t'ju mbajtur të zënë në vetvete. Mos kini frikë të shpenzoni disa qindra dollarë për të punësuar punëtorë shtesë, sepse nuk do të jeni në gjendje që sapo të lëvizni gjërat.
Jo duke përdorur një Listë Paketimi
Menaxhimi i një ngjarjeje jashtë vendit zakonisht kërkon një listë të gjerë furnizimesh. Sigurisht, zakonisht keni disa javë për të marrë të gjitha këto furnizime në rregull, por ata nuk do të bëjnë ndonjë të mirë në qoftë se ata kurrë nuk e bëjnë atë në vendin e ngjarjes. Një listë e paketimit siguron një përshëndetje të menjëhershme për gjërat që duhet të ngarkoni në makinë. Sigurisht, ka gjasa që të gjeni lapsa dhe kaseta për të marrë hua në vend, por çfarë ndodh nëse harroni etiketat e emrit tuaj ose laptopin tuaj? Bëni një listë paketimi dhe kontrolloni dy herë para se të largoheni.
Lajm i mirë është se këto gabime të planifikimit të ngjarjeve janë lehtësisht të parandalueshme. Në fakt, mund të printoni këtë artikull dhe ta postoni atë për të shërbyer si një kujtesë për atë që nuk duhet të bëni. Mbani mend, parandalimi është gjithmonë më i lehtë se shërimi!