Realiteti i planifikimit të një konference është se, pa asnjë përvojë, mund të humbni shumë kohë duke menduar për çdo hollësi të vogël, duke parë çështje më të rëndësishme.
Për ta bërë procesin më të thjeshtë për timerët e parë, ne kemi përshkruar hapat më të rëndësishëm duke ju siguruar lidhje me ecuritë tona më të hollësishme për secilën lëndë të veçantë. Rezultati këtu është një udhëzues për planifikimin e konferencave që do t'ju ndihmojë të filloni me një model të qëndrueshëm në vend.
Hapi 1: Arrijnë një vizion të konferencës suaj
Çdo ngjarje fillon me një vizion, por do t'ju duhet ta transformoni vizionin tuaj në fjalë dhe numra për të matur kostot dhe për të marrë vendime të planifikuara të planifikimit. Së pari, duhet të filloni me bazat si kush, çfarë, kur, ku dhe pse.
Lexo më shumë: Planifikimi i ngjarjeve 101: Hartimi i hollësive thelbësore
Hapi 2: Krijimi i një plani biznesi
Nëse konferenca juaj nuk financohet nga një grant apo organizatë, do të duhet të përcaktoni se ku po vijnë paratë tuaja dhe për çka po përdoret. Pjesa e parë e këtij ekuacioni, të ardhurat, duhet të llogaritet në fillim të procesit të planifikimit.
Tani, për të vënë një çmim në një konferencë, duhet të keni një ide se çfarë planifikoni t'u ofroni pjesëmarrësve. Itinerari juaj dhe formimi i altoparlantit do të jetë faktori i shitjes për regjistruesit e mundshëm.
Hapi 3: Krahasimi i hapësirave dhe shërbimeve
Pasi të keni një ide më specifike rreth konferencës suaj dhe se sa njerëz duan të marrin pjesë, atëherë mund të filloni të blini për një vend të përshtatshëm.
Mbani në mend se përzgjedhja e vendit tuaj do të përcaktojë edhe shpenzimet tuaja hoteliere dhe audio / vizuale. Kjo ndodh sepse shumica e qendrave të konferencave dhe hoteleve të ngjarjeve ju kërkojnë të përdorni shërbimet e tyre në shtëpi për çdo ngjarje në vend.
Shumica e konferencave do të duhet të ofrojnë një lloj strehimi gjatë natës për mysafirët që udhëtojnë jashtë rajonit. Kjo domosdoshmëri krijon një grup tjetër të konsideratave për faktor në vendimin tuaj vend .
Lexo më shumë:
Hapi 4: Rekrutimi dhe menaxhimi i regjistruesve
Edhe konferencat më popullore duhet të tregtojnë në mënyrë efektive ngjarjen e tyre për të mbushur çdo vend në shtëpi. Pjesëmarrja është faktori më i rëndësishëm për suksesin e ngjarjes suaj. Numrat e frekuentimit të mirë sjellin të ardhura dhe mundësi sponsorizimi. Dhe sa më shumë njerëz që keni regjistruar do të krijojnë më shumë kërkesa për reklamim dhe hapje të pjesëmarrjes. Historia e gjatë është e shkurtër, nëse mund të tërhiqni një turmë atëherë çdo gjë tjetër do të bjerë në vend shumë më e lehtë.
Menaxhimi i regjistrimit bëhet më i vështirë pasi ngjarja juaj rritet në madhësi. Kjo është ajo ku një sistem regjistrimi online mund t'ju ndihmojë të gjurmoni numrin, të procesoni pagesat dhe të organizoni të dhëna.
Lexo më shumë:
Hapi 5: Planifikimi i hollësive në vend
Më në fund, pas organizimit dhe zbatimit të elementeve të biznesit të konferencës, mund të filloni të mendoni për detajet në vend. Kjo përfshin mënyrën se si pjesëmarrësit do të lundrojnë në konferencë, paraqitjen e përgjithshme të secilës dhomë dhe shpërndarjen e ushqimit dhe pijeve. Kjo është pjesa e planifikimit të një konference që shumica e njerëzve lidhen me planifikimin e ngjarjeve. Mënyra më e mirë për të koordinuar të gjitha detajet është që të ecni nëpër itinerarin tuaj ashtu si do t'ju pëlqente. Imagjinoni se si ata do të mendojnë dhe veprojnë në çdo pikë të ditës për të zgjidhur problemet para se të lindin.
Lexo më shumë:
- Planet e Planifikimit të Hapësirës së Hapur për Takime
- Ide për një tabelë të regjistrimit efektiv
- Strategjitë e sinjalizimit për të menaxhuar rrjedhën e konferencës
Hapi 6: Këshilla për menaxhimin e ekspozitës
Konferencat zakonisht përfshijnë një zonë ekspozimi ose një kongres ku sponsorët dhe shitësit marrin me qira hapësirë për të promovuar produktet e tyre.
Kjo mund të jetë një mundësi shumë fitimprurëse për konferencën tuaj nëse organizoni gjithçka mirë. Mbani në mend megjithatë se një zonë ekspozimi do të kërkojë një angazhim të konsiderueshëm të kohës dhe burimeve, prandaj sigurohuni që jeni të përgatitur për të menaxhuar nevojat e shitësve të shumtë përpara se të angazhoni në këtë format.
Lexo më shumë: