Struktura e Tarifës së Planifikuesve të Ngjarjeve

Nëse jeni duke filluar një biznes planifikimi ngjarje për ngjarjet shoqërore, ngjarjet e biznesit ose një kombinim i të dyjave, kushdo që po konsideron biznesin e tyre duhet të jetë i shqetësuar për vendosjen e një norme të drejtë për shërbimet. Është e rëndësishme të dini se si të ngarkoni për shërbime.

Për fat të keq, përgjigjja nuk është e thjeshtë. Disa faktorë shkojnë në përcaktimin e normës së një, duke përfshirë shpenzimet operative të planifikimit të ngjarjeve , pagat dhe fitimet.

Realiteti është se normat ndryshojnë në bazë të vendit ku veproni biznesin tuaj, llojet e projekteve që merrni dhe çfarë tregu është i gatshëm të paguajë.

Gjithashtu varet nga tregu juaj i synuar. Kjo është, klienti ose perspektiva juaj do të ketë një buxhet të synuar në mendje, dhe shërbimet tuaja duhet të jenë konkurruese brenda këtyre parametrave.

Mënyrat që Planifikuesit e Ngjarjeve i Strukturojnë Tarifat e tyre

Sidoqoftë, nëse doni të filloni një biznes me kohë të pjesshme apo edhe me kohë të plotë, ekzistojnë rreth pesë mënyra për të strukturuar tarifën tuaj të ngjarjes dhe të japin kuotën e tarifave për klientët tuaj:

Për shpjegimet dhe shembujt e mëposhtëm, le të supozojmë që doni të fitoni mesatarisht $ 75 në orë për shërbimet tuaja.

Tarifat Bazuar në një Normë të Sheshtë të Projektit

Shumë klientë preferojnë të dinë se sa do të kushtojë një projekt, duke përfshirë të gjitha tarifat. Si një planifikues ngjarje , për të ofruar këtë, ju duhet të përcaktoni një tarifë të sheshtë dhe të përcaktoni se cilat shërbime do të mbulohen për atë shumë.

Kjo e vë përgjegjësinë e menaxhimit të një buxheti direkt tek ju, planifikuesi, dhe kërkon që të parashikoni një sërë skenarësh në të cilat rrethanat mund të ndryshojnë. Në këtë skenar, klienti mund të kontraktojë drejtpërdrejtë me planifikuesin e ngjarjeve për të koordinuar të gjithë logjistikën, furnizimin me ushqim, vendbanimin, shpenzimet e banimit, etj.

Tarifat e projektit të sheshtë zakonisht përdoren për ngjarjet e paketuara, siç janë ato të gjetura me programet e marketingut sportiv dhe mund të llogariten në baza individuale me shumë përcaktime dhe paralajmërime.

Për shembull, supozoni se jeni duke u punësuar për të organizuar një turne historik njëditor të qytetit për 15 mysafirë. Klienti juaj dëshiron që ju të caktoni një tarifë të sheshtë për transport, një udhëzues privat, drekë dhe çdo / të gjitha tarifat e pranimit në vendet; megjithatë, ajo gjithashtu kërkon që ju të jepni një ndarje të nivelit të lartë të çdo pjese të shpenzimeve.

Në këtë skenar, ju duhet të negocioni / llogarisni koston e të gjitha shërbimeve, duke përfshirë kohën tuaj, dhe citoni një total të kombinuar për shpenzimet. Do të jetë përgjegjësi / rreziku i planifikuesit të ngjarjes për të identifikuar depozitat e kërkuara, për të paguar të gjitha shërbimet dhe për të mbajtur përgjegjësinë për të gjitha marrëveshjet e shërbimit.

Tarifat Bazuar në një Përqindje të Shpenzimeve

Mesatarisht, planifikuesit më të kualifikuar të ngjarjeve duhet të ndihen rehat me ngarkimin midis 15-20% të kostos totale të një ngjarjeje si pjesë e tarifës së tyre. Në varësi të kompleksitetit të programit dhe sasisë së kohës që duhet për të planifikuar dhe ekzekutuar një ngjarje, ndonjëherë kjo është e mjaftueshme për të mbuluar koston dhe burimin e fitimit të një planifikuesi.

Për shembull, supozoni se jeni duke u punësuar për të organizuar një darkë private në një restorant ekskluziv për 40 mysafirë me një mesatare prej 175 $ për person.

Le të vlerësojmë se ju merr një total prej 15 orësh për t'u takuar me klientin tuaj, planifikoni, merrni pjesë dhe plotësoni të gjitha ndjekjet në këtë ngjarje. Nëse ngarkoni një normë prej 18% të shpenzimeve totale, do të fitoni pak më shumë se sa norma juaj orë e synuar prej $ 75 / orë:

$ 175 x 40 vizitorë = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 orë x $ 75 / hr = $ 1,125

Nëse klienti po kontrakton me ju për të gjitha shërbimet drejtpërdrejtë, shpenzimi i shpenzimeve nëntotale për klientin do të ishte gjithsej 8.260 $.

Tarifat Bazuar në Normën Orë

Disa klientë preferojnë projektuesin e ngjarjeve të japin kuotën e një norme orë për shërbime dhe të vlerësojnë numrin e përgjithshëm të orëve për të menaxhuar dhe ekzekutuar një program të caktuar të klientit. Kjo mund të duket e ngjashme me normën e sheshtë të projektit, por lejon fleksibilitet nga ana e të dyja palëve për t'u përshtatur me ndryshimet që mund të jenë të nevojshme përgjatë rrugës.

Shumë planifikues të ngjarjeve të biznesit do të paguajnë për orë për shërbime. I lejon një klienti të dijë se sa do të kushtojë të punësojë shërbimet tuaja dhe t'i lejojë atij që të llogarisë një buxhet të arsyeshëm. Shpesh, arsyeja për këtë është sepse klienti dëshiron të ketë një trajtim më të mirë për çdo shpenzim të papritur.

Gjithmonë mbani mend që të përcaktoni parametra të kujdesshëm rreth pritjeve në mënyrë që të dyja palët të jenë në pajtim me atë se cilat shërbime do të ofrohen. Si një planifikues ngjarjeje, duhet të përfshini një referencë në faturim për të gjitha shpenzimet e arsyeshme të biznesit që mund të lindin.

Disa planifikues të ngjarjeve mund të shënojnë shpenzimet operative siç janë transportimi i anijeve, makinat dhe sendet e tjera të shpenzimeve nga më shumë se 15-20% ndërsa të tjerët nuk e bëjnë këtë; nëse veproni, ju duhet të zbuloni shënime të tilla dhe të merrni një marrëveshje me klientin tuaj paraprakisht.

Kur është fjala për normat e planifikimit të ngjarjeve për orë, është gjithashtu e rëndësishme të përcaktoni se sa shpesh mund të faturoheni për kohën tuaj.

Për shembull, le të supozojmë se një klient ju punëson në tetor për të organizuar një seminar njëditor në mars. Shërbimet tuaja janë duke u kontraktuar me burime dhe negociuar për vendin, shërbimet e hotelerisë , A / V dhe kontribuojnë në krijimin e përmbajtjes për një numër të kufizuar të artikujve të komunikimit (dmth. Ftesat, axhenda, format e vlerësimit etj.).

Klienti juaj po ju punëson gjithashtu për të siguruar menaxhimin në vend. Ju vendosni një marrëveshje përpara se do të faturoheni për shërbime të identifikuara në kohë të ndryshme dhe do të dorëzoni faturat për të gjitha shërbimet e kryera deri më sot në baza javore, dy javore ose mujore.

Sipas kësaj marrëveshjeje, ju dhe klienti juaj duhet të përpunoni një deklaratë të detajuar të punës që përfshin përgjegjësitë e pritura të të dyja palëve. Pastaj, mund të vlerësoni një buxhet total prej kaq shumë orësh dhe shpenzime të arsyeshme (të jetë e qartë për atë që mund të përfshijnë këto detaje).

Tarifat Bazuar në Përqindjen e Shpenzimeve Plus Pagesa Flat / Hourly Rate

Ndonjëherë ju jeni duke u punësuar për të organizuar një ngjarje, dhe për çfarëdo arsye, klienti preferon një normë të bazuar në një përqindje të shpenzimeve. Megjithatë, kjo nuk mjafton për të mbuluar koston e kohës dhe shërbimeve tuaja totale. Në këto situata, është e arsyeshme të paraqitni tarifat tuaja me një kosto të kombinuar në dy kategori të ndryshme.

Për shembull, një klient ju fton të organizoni ngjarje të lidhura me një konferencë. Caktimi juaj është të organizoni dy darkë private dhe një shëtitje me golf, secili me 50 mysafirë. Kostoja totale për këto ngjarje të kombinuara arrin rreth 20,000 dollarë, por kërkon rreth 60 orë të kohës suaj dhe kompleksiteti i këtij projekti mund të justifikojë një diferencë më të lartë fitimi. Duke e mbajtur këtë në mendje, ju mund të vini në tarifën tuaj përfundimtare të sheshtë + normë orë me llogaritjet e mëposhtme:

Përqindja e shpenzimeve Vlerësimi:
$ 20,000 x 18% = 3,600 $

Vlerësimi i normës së orëve:
60 orë x $ 75 / hr = $ 4,500

Deficiti i orëve: $ 900

Nëse vini në një deficit, siç kemi bërë në shembullin e mësipërm, mund të zgjidhni të caktoni 15 orë për të menaxhuar logjistikën e shitësve të shumëfishtë jashtë. Citimi juaj më pas mund të reflektojë sa vijon:

Shpenzimet e Subtotal Event: 23,600 $
Pagesa Flat: $ 1,125 (bazuar në 15 orë në $ 75 / orë)

Në këtë skenar, duhet të përcaktoni me kujdes se keni vlerësuar orët tuaja në mënyrë të përshtatshme (një llogari për të mbuluar shpenzimet operacionale jo standarde si udhëtimi personal). Siç pritej, disa klientë janë të kënaqur të shohin rritjen e shpenzimeve më vonë nëse nuk ofrohen arsye të justifikueshme.

Tarifat Bazuar në Normat e Komisionueshme

Një mënyrë tjetër që planifikuesit e ngjarjeve mund të mbledhin tarifa për shërbime është duke siguruar hapësirën e ngjarjes nëpër vende që ofrojnë një normë të porositur. Këto janë tarifa që u ofrohen zakonisht agjentëve të udhëtimit për të prenotuar bileta, dhoma hoteli dhe forma të tjera të transportit.

Për shembull, shumë hotele mund të zgjasin një normë të porositur deri në 10% për dhoma dhe shpenzime të tjera.

Edhe pse disa planifikues të ngjarjeve do të përqafojnë normat e porosive si burim të ardhurash për veten e tyre, klientët savvier mund të vënë në dyshim ndjenjën e lojalitetit të planifikuesit të ngjarjeve kur janë të përfshira normat e porositura. Për këtë arsye, shumë planifikues të kalitur do të kufizojnë çdo përzgjedhje planifikimi që përfshin një normë të porositur ose të negociojë çmimet e pakualifikueshme për programet e tyre dhe kalojnë atë burim kursimi direkt në fundin e klientit të tyre.

Për më tepër, disa klientë mund të jenë të vetëdijshëm se ekzistojnë tarifa të disponueshme dhe nuk presin që konsulentët e jashtëm të japin llogari duke përdorur ndonjë nga metodat e tjera të identifikuara të faturimit që kemi përshkruar dhe që ende paguajnë një normë të porositur. Në përgjithësi, nuk është konsideruar si një formë e mirë nga shumë planifikues të ngjarjeve që në thelb të "dyfishojnë" rrjedhën e tyre të të ardhurave në këtë mënyrë.

Nëse pranoni tarifat e porositura, nuk është mirë të ngarkoni tarifat e klientëve për shërbimet tuaja duke përdorur metoda alternative të faturimit.

Ekzistojnë skenarë kur normat e porosive të bëjnë kuptimin më të madh, si një organizatë jofitimprurëse ose shoqatë më e vogël që mund të punësojë shërbimet tuaja për një ngjarje ose takim anëtarësie dhe pjesa më e madhe e tarifave paguhen direkt nga pjesëmarrësit në vend të organizatës.

Një tjetër skenar mund të jetë nëse klienti juaj po blen dhurata nga klienti dhe ju gjithashtu mund të ofroni shërbime të shpërndarjes së artikujve promovues. Në këtë rast, thjesht negocioni për artikujt promovues dhe mos ngarkoni për shërbimet tuaja në baza ore, përveç nëse klienti juaj është në dijeni të të gjitha akuzave përpara.