Etiketa telefonike e duhur e biznesit mund të bëjë përshtypje pozitive tek klientët dhe klientët tuaj. Transferimi i një telefonate është më shumë sesa thjesht të dish se cilat butona do të shtyjnë në sistemin tuaj telefonik. Etiketa telefonike e biznesit që ju dhe punonjësit tuaj e përdorni çdo ditë është një pasqyrim i drejtpërdrejtë i kompanisë suaj. Ju mund të paraqisni një përshtypje profesionale ose një mungesë. Nëse punonjësi juaj është zyrtari më i lartë financiar ose një temp i ngarkuar për t'iu përgjigjur telefonave, sigurohuni që gjithkush në kompaninë tuaj të jetë në gjendje të shpejtojë mënyrën e transferimit profesional të një thirrjeje.
01 - Shpjegoni Pse Ju duhet të Transferoni Thirrjen
Njerëzit mund të falin shumë gjëra, por vrazhdësia në vendin e punës nuk është një prej tyre. Politikisht i shpjegoni telefonuesit pse keni nevojë ta transferoni thirrjen. Mund të ndodhë që thirrësi arriti departamentin e gabuar ose zgjatjen e gabuar në departamentin e duhur. Një arsye tjetër për transferimin e një thirrjeje mund të jetë që vetëm një departament tjetër mund t'i përgjigjet pyetjes ose nuk keni autoritet të mjaftueshëm për të marrë vendimin që kërkon telefonuesi. Pa marrë parasysh, sigurohuni që telefonuesit të dinë saktësisht se pse thirrja ka nevojë për transferim në mënyrë që ata të mos mendojnë se jeni duke kaluar vetëm dollar. 02 - Jepini së pari informacionin tuaj
Gjithmonë jepni telefonuesit emrin dhe zgjatjen vetëm në rast se merrni shkyçur. Kjo u lejon atyre të dinë se jeni i shqetësuar personalisht për situatën e tyre. Gjithashtu doni të parandaloni një situatë ku një telefonuesi është i shkëputur dhe duhet të fillojë përsëri nga e para, duke shpjeguar situatën tek një përfaqësues tjetër i kompanisë. Gjithashtu, duhet t'u tregoni telefonuesve emrin e personit ose departamentit që ju jeni duke i transferuar, dhe jepni edhe numrin e zgjerimit. Pa marrë parasysh se çfarë biznesi ju jeni në, të gjithë janë në biznesin e shërbimit të mirë të klientit. 03 - Kërkoni lejen për të iniciuar transferimin
Pasi të keni vendosur marrëdhënie me telefonuesin, kërkoni telefonuesin për leje për të nisur transferimin. Kjo kërkesë gjithashtu u jep mundësi thirrësit të bëjë ndonjë pyetje tjetër ose të shprehë ndonjë shqetësim tjetër për ju. Gjithashtu u jep mundësi thirrësve që të thonë se do të thërrasin kur të kenë më shumë kohë. Ndonjëherë ndodh që një telefonues nuk dëshiron të transferohet. Nëse është kështu, gjeni pse. Tjetra, shpjegoni se transferimi do të sigurojë që ata të marrin ndihmë sa më shpejt që të jetë e mundur. Gjithashtu, shpjegoni se ju do t'i jepni përfaqësuesit të ardhshëm të gjithë informacionin në thirrjen e tyre deri tani dhe se ata nuk do të duhet të shpjegojnë përsëri gjendjen e tyre
04 - Prisni një përgjigje
Mos e transferoni verbërisht thirrjen sapo të dëgjoni një telefon tjetër. Prisni që personi tjetër të përgjigjet dhe të shpjegojë pse thirrja po transferohet. Ky hap i jep punonjësit të ardhshëm një shans për t'u përgatitur për thirrjen dhe parandalon që thirrësi të shpjegojë situatën ose problemin e tij përsëri. 05 - Bëni një hyrje
Kthehu tek telefonuesi dhe shpallni emrin dhe / ose departamentin që i transferoni. Faleminderit thirrësit për durimin e tij ose të saj dhe pyesni nëse mund të bëni ndonjë gjë tjetër për ta para se të varni. Ndihmon nëse mund të përdorni emrin e parë ose të fundit të personit të cilit i është transferuar telefonuesi. Kjo përforcon lidhjen personale që e keni krijuar dhe më tej krijon një ndjenjë se telefonuesi është duke u kujdesur mirë. 06 - Plotësoni Transferin
Plotësoni transferimin duke e lidhur telefonuesin me personin ose departamentin tjetër. Mos harroni të përfundoni lidhjen tuaj duke e varur telefonin ose duke shkëputur kufjen. Për shkak se sistemet telefonike mund të jenë të komplikuara, sidomos në kompanitë e mëdha, ju doni të siguroni që ju keni shkëputur plotësisht veten nga thirrja. Nëse jeni i ri në punë, ai duhet të eksperimentojë disa herë me një koleg para se të transferojë një telefonatë. Ka disa arsye për të përfunduar një telefonatë sapo të jeni angazhuar me telefonuesin. Sidoqoftë, për çfarëdo arsyeje që keni, sado e ligjshme, duhet të ç'kyçeni në mënyrë profesionale. Arsyeja më e shpeshtë për të përfunduar një telefonatë është se ju keni ardhur në një folës të përhershëm - dikë që do të konsumojë shumë nga koha juaj dhe ju ndalon të shkoni në biznesin tuaj. Një arsye tjetër më pak e zakonshme është se thirrësi po përdor gjuhën abuzive, kërcënuese ose vulgare. Për fat të keq, njerëzit me probleme të menaxhimit të zemërimit mendojnë se mund të çlirojnë armiqësinë e tyre ndaj të huajve, veçanërisht atyre në industrinë e shërbimit ose në një pozitë shërbimi. Konsultohuni me politikat dhe procedurat e kompanisë suaj për mënyrën e trajtimit të këtij lloji të situatës në mënyrë që të shmangni ndonjë pasojë ligjore. Dhe mbani mend, është gjithmonë më mirë të vendosni mbajtësin në pritje ndërsa kërkoni këshilla se sa të thoni diçka që mund të pendoheni më vonë.
Rëndësia e mirësjelljes së telefonit
Telefoni është shpesh kontakti i parë i klientit ose klientit tuaj me biznesin tuaj. Ju dëshironi që përvoja të jetë më e mira që mund të jetë. Kryesisht, ju nuk dëshironi që klientët të varen dhe të thërrasin konkurrencën tuaj, prandaj ia vlen të investoni kohë në trajnimin e stafit tuaj në etiketën e duhur të telefonit.