Kjo Agjendë e Takimit të Shembujve Mban Mbledhjen Tuaj të Organizuar
Ju keni dhënë shumë mendime për atë që shpresoni të fitoni nga një Bord Këshillëdhënës dhe ju mirëpresim këshillave dhe ekspertizës që anëtarët e Bordit Këshillëdhënës mund të japin në aspekte të ndryshme të biznesit tuaj, si menaxhimi , marketingu , kontabiliteti , stafin , shërbimin ndaj klientit , teknologjinë, etj.
Kështu që ju doni të jeni të sigurt se në këtë mbledhje të parë ju lejoni anëtarët e Bordit Këshillëdhënës të kontribuojnë.
Planifikoni takimin rreth problemit ose diskutimit
Takimi juaj i parë, si të gjitha mbledhjet e Bordit Këshillëdhënës, duhet të planifikohen rreth një pyetjeje apo problemi. Ju mund të gjeni më të lehtë për të përmendur problemin si një qëllim . Për shembull, "Ne duam të rrisim shitjet tona me 25% këtë tremujor tjetër. Si mund ta bëjmë këtë?" Ose mund ta përmendni temën për diskutim më në përgjithësi: "Si mund t'i presim shpenzimet tona të biznesit ?" ose "Si mund ta rrisim produktivitetin apo si mund ta përmirësojmë shërbimin e klientit ?"
Mblidhni materialet përkatëse të sfondit
Sapo të keni vendosur për temën e diskutimit, është koha për të mbledhur materialet që do t'ju nevojiten anëtarëve të Bordit Këshillëdhënës.
Meqenëse ky është takimi i parë i Bordit Këshillimor, duhet të përfshini një plan biznesi dhe çdo dokument tjetër që lidhet me temën e diskutimit, siç janë tabelat, grafikët dhe fletët e fakteve që ilustrojnë sfondin e temës së diskutimit.
Nëse është e mundur, ju duhet të dërgoni një kopje të këtyre dokumenteve tek të gjithë anëtarët e Bordit Këshillëdhënës dy javë më parë, së bashku me një kopje të rendit të ditës.
Krijo axhendën e takimit
Më poshtë është një shembull i një Agjendë (me komente për drejtimin e takimit në mënyrë efikase) që mund të dëshironi të përdorni për takimin tuaj të parë Këshillimor të Bordit.
Vini re se çdo pikë e rendit të ditës është e caktuar; ndërtimi i një afati kohor në mbledhjen tuaj dhe fërkimi i tij siguron që takimi juaj të mos bjerë poshtë dhe të stimulojë diskutimin në temë.
Bëni rregullime për regjistrimin e procesverbalit të mbledhjes
Ju gjithashtu do të dëshironi të bëni disa masa për regjistrimin e procesverbalit të mbledhjes. Mos u mundo të bëni vetë këtë; ju duhet të jeni në gjendje të merrni pjesë plotësisht dhe të dëgjoni dhe kontribuoni mirë është një punë me orar të plotë. Nëse nuk keni dikë që mund të marrë pjesë dhe të shërbejë si sekretar, kërkoni leje nga anëtarët e Bordit Këshillëdhënës për të regjistruar mbledhjen.
Bëni pije freskuese në dispozicion
Duke pasur pije freskuese në dispozicion është një ide e mirë. Kafeja, çaji, uji, lëngjet dhe ushqimet e shëndetshme si frutat apo muffins janë një prekje e këndshme dhe gjithmonë i mirëpritur në takime. Pas takimit tuaj të parë, ju do të keni një ndjenjë të preferencave të pjesëmarrësve për pije dhe ushqime dhe mund të planifikoni në përputhje me rrethanat për takimin e ardhshëm.
Relax!
Mbi të gjitha, mos u shqetësoni për prezantimin tuaj. Ju jeni atje për të ndarë vizionin tuaj dhe shpresat për kompaninë tuaj dhe kërkoni këshilla, jo për të bërë përshtypje dikush me efektet e paraqitjes multimediale.
Qëllimi juaj me rreze të gjatë është që të krijoni një marrëdhënie pune të besimit me anëtarët e Bordit Këshillëdhënës, në mënyrë që të fokusoheni në sigurimin që anëtarët e Bordit Këshillëdhënës të largohen duke ndier se janë dëgjuar dhe se kanë kontribuar në menaxhimin e kompanisë suaj - dhe duke pritur takimin e ardhshëm të Bordit.
Unë kam përfshirë komente në këtë Axhendë të Takimit të Bordit Këshillimor të Shembujve për t'ju udhëhequr gjatë procesit të mbledhjes. Mos hezitoni të printoni këtë axhendë dhe ta përshtatni atë sipas nevojave tuaja - mund ta kopjoni drejtpërdrejt në një dokument Word, Excel ose zyrë të ngjashme duke përzgjedhur tekstin dhe duke përdorur kopjen / ngjitjen (duke përdorur Windows, përshkruani tekstin që do të përzgjidhet me miun , dhe goditi CTRL-C për të kopjuar dhe CTRL-V për të ngjitur).
Emri i kompanisë tuaj - (Plotëso)
program
Data - (Plotësoni)
Vendndodhja - (Plotëso)
| Fillimi / Fundi i Kohës | aktivitet |
| 10:00 - 10:05 am | Prezantimet (Duke supozuar që anëtarët e Bordit Këshillëdhënës nuk janë takuar, prezantoni veten dhe të gjithë anëtarët e Bordit, duke dhënë një përmbledhje të shkurtër të ekspertizës së tyre.) |
| 10:05 - 10:10 am | Pse një Bord Këshillëdhënës? (Një deklaratë e shkurtër e asaj se si e shihni punën e Bordit Këshillimor dhe kontributet që shpresoni që Bordi Këshillëdhënës t'i bëjë kompanisë tuaj. Përfshini detaje të tilla si sa shpesh do të takohet Bordi.) |
| 10:10 - 10:20 | pyetjet (Nëse ka, Nëse nuk ka, pyet anëtarët e Bordit tuaj se si ata e shohin punën e Bordit Këshillimor dhe se si shpresojnë të kontribuojnë.) |
| Tema e diskutimit: (Vendosni pyetjen tuaj / Deklaratën e problemit këtu.) | |
| 10:20 - 10:25 | Prezantimi i temës së diskutimit (Një përmbledhje e historisë së temës dhe mënyrës se si po ndikon aktualisht në kompani, mos u jepni pikëpamjet tuaja / zgjidhjet në këtë pikë.) |
| 10:25 - 11:35 am | diskutim (Ju dëshironi të mbani idetë që rrjedhin në këtë fazë, mos refuzoni ose mos lejoni idetë në këtë pikë. A i kontribuoni idetë / pikëpamjet tuaja gjithashtu.) |
| 11:35 - 11:50 am | Propozimet / Rezolutat (Vlerësimi i ideve që grupi ka dëgjuar dhe zgjedhur zgjidhjet më të mira.) |
| 11:50 - 11:55 am | përmbledhje (Përmblidhni temën, diskutimin dhe rezultatet për grupin dhe tregoni atyre se çfarë planifikoni të bëni.) |
| 11:55 am | shtyrje |
Data e takimit të ardhshëm - (Plotëso)
Nëse e përdorni këtë orar, kjo është një kohë e mrekullueshme për të marrë anëtarët e Bordit Këshillëdhënës në një drekë të mirë (sidomos nëse ushqimi nuk është shërbyer gjatë takimit). Mos harroni se takimi ka mbaruar dhe dreka duhet të jetë kryesisht një rast shoqëror!
Mbani takimet e shkurtra
Ju kurrë nuk duhet të keni një takim të Bordit Këshillimor që zgjat më shumë se dy orë. Dy orë është e mjaftueshme për shumicën e njerëzve që të japin vëmendjen e tyre të pandarë ndaj detyrës në dorë.
Filloni takimet e ardhshme me një shqyrtim të temave të mëparshme të diskutimit
Në takimet e ardhshme, duhet të filloni me një rishikim të asaj që keni bërë në lidhje me temën që u diskutua në takimin e fundit dhe ftoni komentet e anëtarëve të Bordit Këshillues rreth veprimeve të kompanisë suaj.
Për shkak se takimi dhe përshëndetja është jashtë rrugës, ju mund të dëshironi të keni dy tema diskutimi në takimet e ardhshme të Bordit Këshillimor. Mund të keni edhe tre nëse mendoni se do të përshtaten në formatin dy orësh. Por ju nuk duhet të keni më shumë se tre.