Një sistem i menaxhimit të kohës që punon vërtet

Mos e ndiqni vetëm kohën tuaj; Manage It!

Shumë njerëz gabojnë në ndjekjen e kohës për menaxhimin e kohës . Ata fenë fetare mbajnë gjurmët e çdo gjëje që bëjnë çdo ditë, për javë apo edhe muaj.

Dhe pastaj ata e ndalojnë atë, sepse nuk kanë arritur ndonjë ndryshim pozitiv. Sigurisht, ata kanë eliminuar disa ngjarje dhe kanë prioritizuar disa të tjerë. Por ata nuk kanë arritur asgjë të vërtetë; ata e kanë riorganizuar atë. Në fund të ditës së tyre ata janë ende të hutuar dhe të frustruar.

Por mbajtja e asaj se si e kaloni kohën nuk është menaxhimi i kohës. Menaxhimi i kohës është për të bërë ndryshime në mënyrën që ju kaloni kohën tuaj.

Për një menaxhim efektiv të kohës , duhet të aplikoni një sistem të menaxhimit të kohës që do t'ju ndihmojë të shihni se ku ndryshimet mund dhe duhet të bëhen ... që do të thotë se hapi i parë i menaxhimit të kohës është të analizoni se si e shpenzoni kohën tuaj në mënyrë që të mund të përcaktoni çfarë ndryshimesh doni të bëni.

Kategorizo ​​për Menaxhimin Efektiv të Kohës

Si e menaxhoni me të vërtetë kohën? Sekreti është në kategoritë. Shikoni kalendarin tuaj për nesër. Ndoshta tashmë është plot ngjarje dhe aktivitete që shpresoni të përmbushni. Ndërsa punoni ose më pas, do të mbushni hapësirat bosh me detaje mbi atë që keni bërë.

Në fund të ditës, shikoni në listë dhe emërtoni çdo detyrë dhe / ose ngjarje me një nga kategoritë e mëposhtme. Sa kohë keni shpenzuar gjatë ditës tuaj të punës:

1) Vendosja e zjarreve. Një telefonatë e papritur. Një raport që është i nevojshëm për një takim që duhet të ishte shtypur dje. Një skedar që mungon që duhet të jetë në tryezën tuaj . Sa nga dita jote ishte shpenzuar në mënyrën e krizës? Për shumicën e njerëzve, kjo është një kategori negative që çon energjinë e tyre dhe ndërhyn në produktivitetin e tyre.

Ndihmoni me organizimin e skedarëve

Si të vendosni një sistem të menaxhimit të dokumenteve

Mastering Your Filing System

10 Këshilla për Organizimin e Dosjeve Elektronike

2) Trajtimi me ndërprerje. Thirrjet telefonike dhe njerëzit që rënë nga zyra juaj ndoshta do të jenë në krye të listës kur do të caktoni ngjarje në këtë kategori. Edhe një herë, për shumicën e njerëzve, kjo është një kategori negative sepse ndërhyn me (dhe nganjëherë e vret) produktivitetin.

Ndihmoni që të ballafaqoheni me ndërprerje

Ballafaqimi me telefonatat në hyrje

Qëndruar në orarin kur punoni

Kryerja e një biznesi të suksesshëm në shtëpi me fëmijët

3) Kryerja e detyrave të planifikuara. Kjo është përdorimi më pozitiv i kohës gjatë ditës së punës. Ju jeni në kontroll dhe realizoni atë që keni dashur të arrini. Detyrat e planifikuara mund të përfshijnë thirrje telefonike , takime me stafin, madje edhe përgjigjur email-it - nëse këto janë detyra që keni vënë në axhendën tuaj.

4) Puna e pandërprerë. Ju mund të mos punoni në një detyrë që keni planifikuar të bëni, por ju po arrini të arrini diçka, dhe për shumicën e njerëzve, kjo është një mënyrë pune shumë produktive dhe pozitive .

5) joproduktive të pandërprera. Ato raste gjatë ditës së punës që përdoren për të ringjallur dhe rigrupuar. Dreka ose një ndërprerje në mes të mëngjesit mund të llogariten nëse janë të pandërprerë.

Nëse je me fat që mund të punosh me një kompani që ofron shërbime në terren ose vende për pushime (Fortune), kjo do të llogaritej gjithashtu. Gjithkush ka nevojë për një sasi të caktuar të joproduktive të pandërprera të ndërtuara në ditët e tyre për të qenë produktivë gjatë kohës së punës.

Një javë për të kaluarën tuaj është çelësi i së ardhmes

Tani që i kuptoni kategoritë e këtij sistemi të menaxhimit të kohës, është koha t'i përdorni ato për të analizuar javën tuaj të punës "tipike". Duke përdorur cilindo sistem kalendarësh që përdorni për caktimin e emërimeve dhe aktiviteteve në jetën tuaj të përditshme, kthehuni mbrapsht dhe zgjidhni një javë tipike të zakonshme. Shko nëpër shënimet e çdo dite pune dhe kategorizoji ato sipas kategorive të menaxhimit të kohës më lart nëse nuk e keni tashmë. Mbajtja e një totali në fund të çdo dite do ta bëjë të lehtë të shihni se si e keni kaluar kohën tuaj të punës çdo ditë.

Tani ju keni të dhënat që ju nevojiten për të bërë ndryshime në mënyrën që ju kaloni kohën tuaj në punë. A po shpenzoni shumë kohë duke vënë jashtë zjarreve? Pastaj ju duhet të bëni ndryshimet organizative ose fizike për të parandaluar ose shtyrë këto kriza të vazhdueshme. Për shembull, pastroni dhe riorganizoni tavolinën tuaj , kështu që mund të gjeni skedarët që ju nevojiten lehtësisht dhe të krijoni një rutinë të vendosjes së dosjeve që ju nevojiten për ditën tjetër, në tavolinën tuaj para se të niseni për ditën.

Mos merrni mjaft joprodukturë të pandërprerë gjatë ditës së punës? Pastaj ju duhet të Rregulloni Kohën për Ju . Për shembull, mos e hani drekën në tryezën tuaj dhe hiqni fizikisht nga ndërtesa për kohën e përcaktuar të drekës.

Duke aplikuar kategoritë e mia të punës për menaxhimin e kohës dhe duke bërë ndryshimet që duhet të bëni për të shpenzuar më shumë kohë gjatë ditëve të punës në kategoritë pozitive dhe më pak kohë në kategoritë negative, ju do të jeni në gjendje të menaxhoni në mënyrë efektive kohën tuaj - dhe të përmbushë qëllimin e vërtetë të menaxhimit të kohës, të ndihet më mirë.