Cfarë Shpenzime të Lëvizshme të Punonjësve Ju duhet të Paguani
Është më mirë që të përmbahemi me rimbursimin e vetëm atyre shpenzimeve lëvizëse të aprovuara nga IRS si zbritje nga një kthim tatimor i punonjësve.
Sipas IRS , shpenzimet e zbritshme të lëvizjes për punonjësit përfshijnë vetëm
"shpenzimet e arsyeshme të:
Zhvendosja e mallrave shtëpiake dhe sendeve personale nga shtëpia e mëparshme në shtëpinë e re, dhe
Udhëtimi (duke përfshirë strehimin) nga shtëpia e mëparshme në shtëpinë e re.
Rimbursimet e shpenzimeve të pa-deductible janë gjithmonë të tatueshme për punonjësit, edhe nëse rimbursimi mund të kualifikohet si një plan i përgjegjshëm (siç përshkruhet më poshtë).
Implikimet tatimore të rimbursimeve të shpenzimeve për lëvizjen e punonjësve
Në përgjithësi, çdo pagesë që ju bëni punonjësve është e tatueshme dhe pagimi i shpenzimeve të lëvizjes së punonjësve konsiderohet një përfitim i tatueshëm. Por ka një mënyrë për ta bërë përfitimin jo të tatueshëm tek punonjësi.
Nëse dëshironi që shpenzimet lëvizëse të punonjësit të mos jenë të tatueshme për punonjësin (IRS përdor termin "përjashtuar" nga tatimi), ju duhet t'i paguani ato nëpërmjet asaj që IRS-ja i bën thirrje një plani të përgjegjshëm .
Në këtë rast, punonjësi paguan shpenzimet dhe ju rimbursoni ato.
Për të përmbushur kriteret për një plan të përgjegjshëm, shpenzimet duhet të specifikohen dhe vetëm shpenzimet specifike mund të paguhen. Shpenzimet duhet gjithashtu të jenë për qëllime biznesi.
Punonjësi duhet të ketë paguar ose të ketë kryer shpenzime të zbritshme gjatë kryerjes së shërbimeve si punonjës i kompanisë suaj. Ju mund të keni nevojë të dokumentoni se masa kërkohet nga biznesi juaj.
Ka edhe disa procedura të kontabilitetit që duhet të ndiqen në mënyrë që plani i rimbursimit të jetë
- Punonjësi duhet " të llogarisë në mënyrë adekuate këto shpenzime brenda një periudhe të arsyeshme kohore". Kjo është, punonjësi duhet të ju jap faturat për të gjitha shpenzimet.
- Nëse i jepni punonjësit një paradhënie për këto shpenzime, punonjësi duhet të kthejë çdo para të tepërt brenda një periudhe të arsyeshme kohore.
Për shembull, le të themi se po e çoni $ 5,000 për shpenzimet e lëvizjes dhe punonjësi ju jep faturat për $ 3,660. Punonjësi duhet t'ju japë një kontroll për bilancin ($ 1,350). Nëse nuk plotësohen të gjitha kriteret për një plan të përgjegjshëm, plani nuk është një plan i përgjegjshëm. Dhe " rimbursimet për shpenzimet e pakthyeshme " (për punonjësit) dhe kompensimet për shpenzime të ndryshme ose të paspecifikuara janë të tatueshme për punëmarrësin.
Vetëm të jetë absolutisht e qartë: Çdo rimbursim i bërë punonjësve sipas një plani të papërgjegjshëm duhet të trajtohet si i tatueshëm (duke përfshirë mbajtjen në burim), edhe nëse rimbursimi është për shpenzimet që janë të zbritshme për punonjësin. Dhe çdo pagesë që nuk mbështetet nga faturat, edhe nëse ato janë pjesë e një plani të përgjegjshëm, janë të tatueshme dhe i nënshtrohen mbajtjes në burim.
Mbajtja në burim e taksave të pagave për zhvendosjen e pagesave të shpenzimeve për punonjësit
Nëse pagesat janë bërë sipas kritereve për një plan të përgjegjshëm dhe janë plotësuar të gjitha kushtet e nevojshme, pagesat për punonjësit për shpenzimet e lëvizjes nuk janë subjekt i mbajtjes në burim.
Pagesat e shpenzimeve që nuk janë bërë sipas kritereve për një plan të përgjegjshëm (të përshkruar më lart) janë subjekt i mbajtjes në burim për taksat federale të të ardhurave, taksat FICA (Social Security dhe Medicare) dhe taksat federale të papunësisë.
Raportimi i pagesave të shpenzimeve të lëvizshme në një formular W-2 të punonjësit
Nëse rimbursimi i punonjësit i plotëson të gjitha kushtet e një plani të përgjegjshëm, siç përshkruhet më sipër, ju nuk duhet të përfshini këto rimbursime në W-2 të punonjësit. Nëse punonjësi ju jep llogari adekuate për shpenzimet, por shuma nuk është rimbursuar, do t'ju duhet të kontrolloni me shërbimin e listës së pagave ose me përgatitësi i taksave për të përcaktuar se si të raportoni shumat e tatueshme dhe jo të tatueshme. Ju duhet të raportoni shumën e këtij përfitimi kur të përfundoni raportin vjetor tatimor të W-2 për punonjësin për vitin paraprak.
Patriot Software ofron më shumë sqarime se si këto shpenzime janë futur në formularin W-2 të një punonjësi. Ne do të përdorim shembullin e mësipërm, ku punonjësi merr 5,000 dollarë për shpenzime të lëvizshme, ka faturat për $ 3,660 dhe mban $ 1,350 të mbetura. Shuma që punonjësi mban është i tatueshëm për punonjësin. Ne do të supozojmë se kjo pagesë bëhet sipas kërkesave për një plan të përgjegjshëm, siç përshkruhet më sipër:
- 1.350 $ i tatueshëm është i përfshirë në Kutinë 1 të W-2 (dhe në kutitë 3, 5 dhe 16, nëse tatohen nga shteti ose qyteti).
- Taksat federale dhe shtetërore të tatimit mbi të ardhurat dhe taksat FICA duhet të llogariten për 1.350 $ të tatueshme dhe të përfshira në kutitë e duhura në W-2.
- Ju duhet të përfshini $ 3,660 (shuma e barabartë me shumën e provuar (për shembull, pjesa e paaksueshme) në kutinë 12 të Formularit W-2 duke përdorur kodin "L."
Për më shumë detaje rreth asaj se si funksionon kjo, shih botimin IRS 15 (Qarkorja E).
Dhënia e një punonjësi para shtesë për shpenzimet e lëvizjes
Disa biznese i japin punonjësve një shumë të caktuar për shpenzimet e lëvizjes, varësisht nga lloji i lëvizjes dhe distanca. Pagesa mund të jetë ende e zbritshme për biznesin tuaj si shpenzim biznesi.
Nëse dëshironi të jepni para një punonjësi për shpenzimet e lëvizjes dhe le të punësuarit të vendosë se si do të shpenzohen këto para, ju keni një plan të papërgjegjshëm, sipas rregullave të IRS. Në këtë rast, sikurse është theksuar më sipër, nëse nuk dëshironi që punonjësi të duhet të tregojë faturat, të gjitha pagesat janë të tatueshme për punonjësin si përfitim. Përveç kësaj, tatimi federal mbi të ardhurat dhe tatimi i FICA-s duhet të mbahen gjatë pagesës.
Në këtë rast, mund të dëshironi të shtoni një shumë shtesë për pagesën për të ndihmuar punonjësin me taksat shtesë që duhet paguar. Kjo quhet "grumbullimi" i një kontrolli dhe është bërë për t'i dhënë punonjësit shumën e saktë të pagesës, pas taksave.
Për shembull, nëse paguani një punonjës $ 2,000 në shpenzimet e lëvizjes, mund të bëni një llogaritje bruto për të dhënë më shumë se 2,000 dollarë për të mbuluar taksat shtesë. Patriot Software ka një kalkulator bruto që mund t'ju ndihmojë me këtë.
Shpenzimet lëvizëse të punonjësve janë të zbritshëm
Pagesa e shpenzimeve të lëvizjes së punonjësve është një shpenzim i zbritshëm i biznesit për biznesin tuaj. Zhvendosjet e shpenzimeve të punonjësve për punonjësit duhet të kufizohen në ato që punonjësi mund të zbresë në kthimin e tij ose të saj të taksave. Kjo do të thotë vetëm shpenzimet për lëvizjen e mallrave shtëpiake dhe për shpenzimet e udhëtimit në vendin e ri për punonjësin dhe familjen e tij.
Tregimi i të punësuarve rreth planit të rimbursimit të shpenzimeve lëvizëse
Ashtu si me çdo përfitim tjetër punonjës, të gjithë punonjësit duhet të trajtohen njësoj. Ju mund të vendosni kriteret për kualifikimin e planit sipas llojit të punonjësve (rrogë kundrejt orëve, për shembull), por nuk mund t'i jepni një punonjësi në të njëjtën klasifikim më shumë nga ky përfitim se një tjetër.
Është gjithmonë një ide e mirë për të vënë këtë lloj përfitimi me shkrim dhe për ta përfshirë atë në komunikimet tuaja me punonjësit. Doracaku i punonjësve tuaj ose manualet e politikave dhe procedurave është një vend i mirë për të përshkruar planin. Mos harroni të përfshini informacion në lidhje me implikimet tatimore të këtij përfitimi.
Ndihma për punonjësit me uljen e shpenzimeve të tyre lëvizëse
Nëse nuk jeni një përgatitor i kualifikuar i taksave , dhënia e këshillave tatimore për punonjësit në lidhje me zbritjet e tatimit mbi të ardhurat nuk është një gjë e mirë për të bërë. Inkurajoni punonjësit tuaj për të marrë këshilla profesionale tatimore ose për të përdorur softuerin e taksave profesionale . Këtu janë disa gjëra që mund të bëni për t'i ndihmuar punonjësit të kuptojnë këtë përfitim të shpenzimeve lëvizëse dhe se si do të ndikojë në taksat e tyre:
- Jepni punonjësve një paketë të zhvendosjes së punës që shpjegon se si dhe kur shpenzimet e lëvizjes do të rimbursohen nga kompania juaj.
- Jepuni punonjësve mundësinë për të ndryshuar mbajtjen në burim (në Formularin W-4 ) për të llogaritur pagesën fillestare të rimbursimit.