Nëse biznesi juaj ka një plan të përgjegjshëm, rimbursimi i shpenzimeve të caktuara të biznesit nuk është i tatueshëm për punonjësin. Nëse plani i rimbursimit të biznesit nuk përputhet me kërkesat e IRS për një plan të përgjegjshëm, këto rimbursime janë të tatueshme për punonjësin, dhe mbajtja e taksave federale mbi të ardhurat dhe taksat e pagave duhet të bëhen në këto pagesa.
Përveç kësaj, ju si punëdhënësi duhet të raportoni këto pagesa në formularin W -2 të punonjësit.
Planet e përgjegjshme mund të përfshijnë rimbursimin për një numër shpenzimesh të ndryshme të punonjësve, duke përfshirë:
- Shpenzimet e udhëtimit të punonjësve, duke përfshirë ushqimin dhe argëtimin,
- Blerja e mjeteve dhe pajisjeve, dhe
- Shpenzimet e zyrës së punonjësve në shtëpi.
Plani i përgjegjshëm gjithashtu duhet të përfshijë një procedurë që kërkon që punonjësit të kthejnë shpërblimet e tepërta (ato që i tejkalojnë shumat e lejueshme) punëdhënësit. Nëse një punëdhënës krijon dhe mban një plan të përgjegjshëm, shpenzimet e udhëtimit të punonjësve nuk duhet të trajtohen si të ardhura të tatueshme.
Kërkesat e Lejueshme të Planit
Për t'u konsideruar si një "plan i përgjegjshëm" nga IRS, marrëveshja juaj duhet të përfshijë të GJITHA si në vijim:
- Shpenzimet duhet të kenë lidhje biznesi ; që do të thotë, ata duhet të jenë paguar ose të lindura gjatë kryerjes së shërbimeve si punonjës.
- Punëmarrësi duhet t'i llogarisë punëdhënësit në mënyrë adekuate për këto shpenzime brenda një kohe të arsyeshme. Ju duhet të kërkoni që punonjësit t'ju japin informacion të detajuar për këto shpenzime, duke përfshirë datën, kohën, vendin, shumën dhe qëllimin e biznesit për shpenzimet.
- Ju duhet të kërkoni që punonjësi të kthejë rimbursimet e tepërta brenda një periudhe të arsyeshme dhe specifike, në varësi të rrethanave
Nëse të treja këto kërkesa nuk plotësohen, plani përcaktohet nga IRS të mos jetë përgjegjës dhe çdo shpenzim i rimbursuar tek punonjësi nga biznesi juaj i takon punëmarrësit.
Rimbursimet e tepërta
Rimbursimi i tepërt është rimbursimi më i madh se shumat e lejueshme. Nëse punonjësi nuk i kthen rimbursimet e tepërta brenda një periudhe të arsyeshme kohore, këto shuma të tepërta janë të tatueshme për punëmarrësin. Gjendja më e zakonshme do të ishte një rast në të cilin i jepni një punonjësi një paradhënie para se të shkojë për një udhëtim dhe shpenzimet e saj gjatë udhëtimit janë më pak se shuma e avancuar.
Një periudhë e arsyeshme kohore për kthimin e rimbursimeve të tepërta përcaktohet nga IRS si, për shembull:
- Një paradhënie e pranuar brenda 30 ditëve nga koha e shpenzimeve
- Punonjësi jep një llogari të mjaftueshme të shpenzimeve brenda 60 ditëve pasi ato janë paguar ose kanë ndodhur.
- Punonjësi kthen çdo rimbursim të tepërt brenda 120 ditëve pasi që është paguar ose ka ndodhur.
- Punonjësit i jepet një deklaratë (të paktën një herë në tre muaj) që kërkojnë kthimin ose kontabilitetin adekuat për pagesat e papaguara dhe punonjësi respekton brenda 120 ditëve pas pranimit të deklaratës.
Dorëzimi i një Plani të Përgjegjshëm për IRS
Jo, nuk ka kërkesë që të dorëzoni një plan të shkruar në IRS. Por ju duhet të jeni në gjendje të provoni se i keni përcaktuar kërkesat tuaja për rimbursimin e punonjësve për shpenzime. Ju do të keni nevojë për diçka me shkrim për të treguar IRS-në se ju e kuptoni se çfarë është një plan i përgjegjshëm dhe se po veproni biznesin tuaj sipas kërkesave.
Së pari, ju duhet t'i vendosni këto kërkesa me shkrim, si pjesë e manualit të politikave dhe procedurave të punonjësve tuaj .
Së dyti, ju duhet të dokumentoni të gjitha transaksionet me punonjësit për rimbursimet e tyre të shpenzimeve, duke mbajtur të dhënat për të treguar se janë ndjekur të gjitha kërkesat e planit të përgjegjshëm.
Plani i përgjegjshëm ndikon dhe taksat e biznesit
Nëse këto shpenzime bëhen brenda një plani të përgjegjshëm, kjo nuk ndikon drejtpërdrejt në aftësinë tuaj për të zbritur këto shpenzime në kthimin e tatimit në biznes. Por ju duhet të siguroni dokumentacion të mjaftueshëm për të vërtetuar se këto shpenzime kanë qenë të lidhura me biznesin.
Për rimbursimet e udhëtimit, për shembull, ju mund të zbrisni shpenzimet në linjën e duhur në kthimin e tatimit tuaj të biznesit. Për shembull, për ngrëniet dhe shpenzimet e argëtimit, përdorni vijën 24b të listës C (për pronarët e vetëm ose me një anëtarë të SH.PK).