Ekzistojnë ndryshore që duhen marrë në konsideratë kur bëni zgjedhjen tuaj. Këto përfshijnë qëllimin e ngjarjes suaj, buxhetin me të cilin po punoni, arsyen tuaj për punësimin e jashtëm dhe kandidatët në dispozicion për këtë punë dhe për fat të mirë ka disa burime të shkëlqyera që kompanitë mund të përdorin për të zgjedhur planifikuesin më të mirë ose prodhuesit ndihmojnë në krijimin e ngjarjes së tyre të kompanisë.
Përdorni udhëzuesin e mëposhtëm për t'ju ndihmuar të përcaktoni nëse keni nevojë për një planifikues ngjarje për ngjarjen tuaj të ardhshme të kompanisë dhe nëse bëni, si ta zgjidhni kandidatin më të mirë për këtë punë.
Përcaktoni objektin tuaj të ngjarjes dhe nevojën për Planifikuesin e ngjarjeve
Shumica e njerëzve mendojnë se punësimi i një organizuesi të ngjarjes së jashtme ose furnizuesit ushqimor fillon me përcaktimin e buxhetit të ngjarjes , por e vërteta është se është më e rëndësishme të fillosh duke përcaktuar pse doni të mbani një ngjarje në radhë të parë. Para se të kontaktoni me një burim të jashtëm ose të brendshëm i cili do t'ju ndihmojë të planifikoni këtë ngjarje, dëshironi të jeni në gjendje të ndani qëllimet e rëndësishme të ngjarjes. Përgjigjuni pyetjeve tuaja relevante rreth kujt, çfarë, ku, kur, pse dhe si do të ketë mjaft kohë për të bërë rregullime më vonë.
Pasi të keni përcaktuar objektivat tuaja, disa ide të qarta do të fillojnë të dalin në lidhje me temën dhe mesazhin që dëshironi të përcillni në ngjarjen tuaj, por më e rëndësishmja, do të doni të përcaktoni cilat aktivitete dhe shërbime keni nevojë për burimin e jashtëm për të trajtuar në emër tuaj.
Ju do të dëshironi të përcaktoni se çfarë buxheti keni për një projektues dhe nëse ata do të ndihmojnë në përzgjedhjen e vendit, të krijojnë menutë dhe të bëjnë rekomandime për opsionet e ushqimit dhe pijeve, folësit e burimeve dhe argëtimi, të jenë në vend për nevojat e prodhimit ditor, dhe / ose të ndihmojë në krijimin e dokumenteve të rëndësishme të komunikimit si ftesat dhe lista e mysafirëve.
Nëse planifikoni ngjarjen tuaj vetëm dhe ende keni ndonjë nga këto nevoja të paplotësuara, shanset janë që ju do të dëshironi të punësoni një planifikues ngjarje për të menaxhuar këto detyra dhe përgjegjësi.
Përdor burimet lokale për të gjetur një planifikues ngjarjeje të kualifikuar
Shpesh, njerëzit mendojnë se fjala e gojës është mënyra më e mirë për të punësuar një organizues të ngjarjeve për festën e tyre të përvjetorit, takimin e biznesit në mëngjes, tërheqjen e fundjavave ose një lloj tjetër ngjarjeje, dhe sigurisht që kjo ndihmon, kjo ndoshta nuk është qasja më efektive.
Nëse përpiqesh të gjesh projektuesin më të mirë të ngjarjes për çështjen tënde, është më mirë të hulumtosh dikë që ka përvojë dhe mban një reputacion të fortë brenda komunitetit të planifikuesve të ngjarjeve. Fjala e gojës ofron një mundësi për shitje të lehtë për një projektues që dëshiron të gjejë klientë të rinj, por reputacioni i kolegëve është shumë efektiv.
Pavarësisht nëse është një ngjarje shoqërore ose një takim korporatash, në përgjithësi, rregullat e punësimit të një planifikuesi ngjarje ose furnizuesish mbeten të njëjta: dëshironi të punësoni dikë që ka ekspertizë në krijimin e llojit tuaj të ngjarjes.
Konsideroni kapitujt e grupeve të anëtarësimit profesional ose kontrolloni me kapitullin kombëtar ose lokal të Profesionistëve të Takimeve Ndërkombëtare, Shoqatës Ndërkombëtare të Ngjarjeve Speciale, Shoqatës Kombëtare të Drejtuesve të Catering.
Është gjithashtu e rëndësishme të gjesh kush po boton artikuj në industrinë e tyre.
Nëse dëshironi të dini se kush ka reputacion për ofrimin e shërbimeve ose ekspertizës në një treg të caktuar, kontrolloni me konventën lokale dhe zyrat e vizitorëve, pasi shumë planifikues të ngjarjeve janë anëtarë aktivë dhe gjithashtu mbajnë marrëdhënie me dhomat lokale të tregtisë; një mënyrë tjetër për ekspertët e burimeve është të shkoni në departamentin e shitjeve të konventës së hotelit - ata do të ndajnë me ju kë besojnë.
Intervistat dhe diskutimi i nevojave eventuale me aplikantët
Shumica e planifikuesve të ngjarjeve do të jenë të etur të dëgjojnë për ngjarjen tuaj specifike, por fillimisht t'i ofrojnë detaje të shkurtra dhe të përqendrohen pak më shumë në ekspertizën e tyre në raundin fillestar të intervistave, gjatë së cilës duhet të ulni numrin e kandidatëve deri në tre aplikantët më të fortë.
Ju pastaj duhet të pyesni çdo planifikues të ngjarjeve ose firmën e tyre për të shkëmbyer informacion rreth biznesit të tyre, përvojën me ngjarjet e kaluara dhe mënyrën se si ata planifikojnë për rastet e papritura, duke i kushtuar vëmendje të duhur mënyrës së përgjigjes së kërkuesit dhe çfarëdo pyetjeje të mëvonshme që ai ose ajo mund të ketë për kompaninë tuaj, ngjarjen, ose qëllimet e saj.
Planifikuesit e mirë do të ecin përmes një diskutimi për të mësuar rreth objektivave të përgjithshëm të ngjarjes suaj, afatit, buxhetit, numrit të mysafirëve dhe preferencave personale. Planifikuesit e mirë do t'ju bëjnë pyetje në lidhje me organizatën tuaj dhe do të mësoni për objektivat tuaja dhe ngjarjen tuaj të veçantë - kërkoni këto shenja kur intervistoni për të gjetur kandidatë që dalin nga pjesa tjetër.
Edhe pse nuk është gjithmonë e mundur të takosh dikë personalisht gjatë raundit të parë të intervistave, veçanërisht nëse programi yt është jashtë qytetit, kjo mund të jetë një hap kritik në zgjedhjen e planifikuesit apo producentit të duhur për ngjarjen dhe kompaninë tuaj.
Takimet ballë për ballë ofrojnë njohuri përtej ekspertizës ose eksperiencës së planifikuesit në raportin e tij me ekipin në kompaninë tuaj që do të ndihmojnë në krijimin e kësaj ngjarjeje - do të zgjidhni një kandidat i cili jo vetëm që ka një rekord të mirë për duke prodhuar ngjarje të cilësisë, por edhe një që merr së bashku me ekipin tuaj.
Shtrëngimi i opsioneve dhe bërja e përzgjedhjes
Nuk është mjaft e mirë për të shkuar në instinktin tuaj të zorrëve, këshillat e miqve tuaj, apo edhe kolegët dhe bashkëpunëtorët, apo vetëm takimi në person - kjo është ngjarja juaj, dhe emri dhe reputacioni juaj do të lidhen me të - ju do të jeni duhet të kontrolloni edhe referencat e kandidatëve tuaj. Sigurohuni që të kërkoni emrat e klientëve që kandidatët kanë punuar me më parë, por edhe gërmoj në historinë e çdo planifikuesi për të gjetur ngjarje që ai ose ajo nuk mund të ketë përmendur - mund të zbuloni se ai ose ajo i ka prishur disa ngjarje me një klient të veçantë që nuk e bëri nuk do të rifillojë.
Pasi të keni vërtetuar se një kandidat është i mirë me kompaninë tuaj, tregon ekspertizë në këtë fushë dhe ka një kuptim shumë të mirë të ngjarjes që dëshironi të prodhoni me të, është koha të kufizoni përzgjedhjen tuaj në një dhe të dëgjoni idetë e tij ose të saj për ngjarjen. Bazuar në qëllimet dhe idetë tuaja, një planifikues i mirë i ngjarjeve do t'ju prezantojë me një plan që do të ndihmojë në arritjen e temës tuaj - nëse është një mbrëmje dhe darkë private për një grup të ngushtë njerëzish, planifikuesi duhet të vijë tek ju me ide që përfshijnë shumë nga detajet për programin tuaj.
Në këtë pikë, planifikuesi i ngjarjes duhet të prezantojë me ide që do t'ju bëjnë të ndiheni sikur keni marrë buxhetin tuaj dhe dyfishuar vlerën e tij. Duhet të jetë e dukshme në mënyrën se si e zhvendosin vizionin e tyre për ngjarjen tuaj.
Krahasimi i buxhetit tuaj me planifikuesit e ngjarjeve
Bazuar në objektivat e ngjarjes tuaj, është e mundur të krijohet një ndjenjë e përgjithshme se sa do të kushtojë për elemente të ndryshme të programit tuaj, i cili do të ndryshojë në bazë të llojit të ngjarjes që po pret dhe çfarë përfshin. Shumë njerëz që organizojnë një ngjarje për herë të parë priren të bien në grackën e dëshirës për të planifikuar një shampanjë në një buxhet të birrës, prandaj shumë njerëz do të kthehen në planifikuesin e ngjarjes së tyre për ndihmë.
Një kandidat ideal do të marrë atë buxhet që ju i paraqitni dhe e shndërroni atë në diçka magjike, por ato ide do të vijnë me një çmim dhe është e rëndësishme që ju t'i kërkoni planifikuesit të zbulojë të gjitha shpenzimet e tij ose të saj dhe burimet e mundshme se si këto tarifa do të mbulohen dhe përfshihen në buxhetin e përgjithshëm , tarifat e planifikimit të ngjarjeve do të ndryshojnë nga projektuesi në projektues ose kompani të ngjarjeve në kompaninë e ngjarjeve.
Në varësi të natyrës së ngjarjes suaj, do t'ju kërkohet të jepni depozita, dokumente dhe kontrata për organizatorin e ngjarjeve dhe ngjarjet e ngjarjes dhe shërbimet që ata ofrojnë. Është një mënyrë krejtësisht e pranueshme për të trajtuar biznesin, por këshilla më e mirë në këtë pikë është që të kërkoni këshilla profesionale dhe të mos nënshkruani kurrë një kontratë që nuk është shqyrtuar nga avokati juaj ligjor - veçanërisht kur merret me individë privatë të cilët nuk mund të kenë të njëjtat burime të një firme të madhe.
Qëndroni me Planifikuesin tuaj dhe Jeni të përgatitur për të zjarrit dhe Rehire
Shumica e historive të këqija që ndodhin në lidhje me planifikimin e ngjarjeve zakonisht janë rezultat i mungesës së ndjekjes. Planifikimi i ngjarjeve kërkon koordinim efektiv të logjistikës dhe shtyrja e tyre ndaj një personi të palës së tretë mund të dështojë nëse planifikuesi i ngjarjes që keni punësuar nuk është plotësisht përgjegjës për qëllimet dhe objektivat e kompanisë suaj për ngjarjen.
Për këtë arsye, ju si menaxher i punësimit duhet të punoni ngushtë me planifikuesin ose prodhuesin për të siguruar që çdo element i prodhimit të shkyçet pa pengesa - nga sigurimi se vendet dhe furnizuesit janë gati për ngjarjen për të siguruar pagesa për secilin shitës para dhe pas. Nuk do të thotë që shumica e planifikuesve të ngjarjeve nuk japin shërbimet e tyre të premtuara; kjo thjesht do të thotë që ju duhet të siguroheni se logjistika është konfirmuar.
Nëse gjithçka shkon siç është planifikuar, do të keni një ngjarje të suksesshme dhe një burim të shkëlqyeshëm të planifikimit të ngjarjeve për të ardhmen, por nëse procesi i planifikimit nuk funksionon normalisht për shërbimet e rënë dakord me shkrim, atëherë është e rëndësishme të rishikoni nëse projekti është një përshtatje e mirë me projektuesin.
Përderisa është e arsyeshme që të jeni të duruar dhe të punoni përmes logjistikës dhe çdo keqkuptimi të mundshëm përgjatë rrugës, nëse nuk merrni shërbimet që dëshironi, atëherë duhet të jeni gati për të pasur disa diskutime serioze. Nëse duhet, jini të gatshëm të lëshoni një planifikues të keq dhe të keni një mundësi rezervë në çdo kohë.