Aftësitë që Duhet të Bëheni Planifikues Eventesh
Planifikuesit më të suksesshëm të ngjarjeve kanë një toolbox të mbushur me një skillet mbresëlënëse. Prej tyre, këto janë 5 aftësitë më të mira të planifikimit të ngjarjeve që do të arrini në mënyrë të rregullt dhe ato që mund të bëjnë ose të thyeni suksesin tuaj.
5 Aftësitë e planifikimit të ngjarjeve që ju nevojitet
Shumë e organizuar
Në planifikimin e ngjarjeve, suksesi është në detaje. Dhe ka shumë prej tyre! Mbajtja e detyrave të shumta, shitësit e shumëfishtë dhe listat vazhdimisht të ndryshueshme për të bërë në të njëjtën kohë - duke e mbajtur të kënaqur klientin tuaj - mund të jetë sfiduese për disa dhe të frikshme për të tjerët. Të jesh i organizuar është një domosdoshmëri për planifikimin e ngjarjeve të suksesshme Për ata që bëjnë dhe menaxhojnë listat për të mbajtur jetën e tyre personale duke ecur mirë, organizimi mund të vijë natyrshëm. Për të tjerët që luftojnë për të kujtuar afatet ose për të marrë pastrimin e thatë, duke u organizuar mund të kërkojë më shumë përpjekje.
Planifikuesit e ngjarjeve mund të menaxhojnë një ngjarje në një kohë ose të jenë në fazat e planifikimit të ngjarjeve të shumta në të njëjtën kohë.
Disa ngjarje, siç janë konferencat vjetore, marrin më shumë se një vit planifikim, kështu që planifikuesit e ngjarjeve duhet të qëndrojnë të organizuar gjatë bastisjes së gjatë.
Mjetet organizative për planifikuesit e ngjarjeve janë të shumtë, nga softueri që gjurmon regjistrimin tek shabllonet për format dhe fletët e tabelave. Një listë e plotë e planifikimit të ngjarjeve që është përshtatur për çdo ngjarje është një nga mjetet më të vlefshme për planifikimin e ngjarjeve, pavarësisht nga aftësia juaj organizative natyrore.
Pra, kuptojeni një sistem organizativ që punon për ju, sepse kjo është një nga aftësitë më të rëndësishme të planifikimit të ngjarjeve që mund të keni.
i pashëm
Çfarë kanë të përbashkët të gjitha ngjarjet? Njerëzit! Me kë bashkëveproni dhe punoni në procesin e planifikimit të ngjarjeve? Njerëzit! Planifikuesit e suksesshëm të ngjarjeve janë të këndshëm, të angazhuar, biseda të mira dhe dëgjues të shkëlqyeshëm. Planifikimi i ngjarjeve është një profesion shumë social në atë që rezultati përfundimtar - vetë ngjarja - është ose një grup njerëzish, të mëdhenj apo të vegjël. Të kuptuarit e njerëzve dhe të flasësh me ta janë pjesë e punës. Kjo nuk do të thotë se, si një planifikues i ngjarjeve, do të kaloni shumicën e ditës tuaj në dreka të klientit dhe të kesh kokteje në ngjarjet shoqërore. Aspak. Planifikimi i ngjarjeve është punë e vështirë dhe shumë prej tyre shpenzohen në një tavolinë me një telefon ose kompjuter. Por, të qenurit i personalizuar është një domosdoshmëri kur merret me një nga këto detyra të planifikimit të ngjarjeve të përbashkëta:
- Negocimi me hotele
- Diskutimi i menutë me menaxherët e hotelierisë
- Takimi me shitësit
- Pitching idetë tuaja ngjarje për një klient të ardhshëm
- Rrjetëzimi në çdo kohë dhe kudo
- Mbikëqyrja e personelit të ngjarjes
- Duke punuar me ngjarjen tuaj dhe duke bashkëvepruar me mysafirët dhe punëtorët
Në fund të fundit, në jetën e përditshme, shumica prej nesh kujtojmë njerëzit e këndshëm dhe të dobishëm që bashkëveprojmë me ne dhe se ndërveprimi mund të bëjë një përvojë shumë më të këndshme për të dyja palët.
Ditur se si të lidhen me personalitete të ndryshme, si të lidhemi me dikë me të cilin dëshiron të bësh biznes dhe të jesh dikush që bën një përshtypje pozitive janë çelësat e suksesit, prandaj e konsideroni këtë një nga ato aftësi thelbësore të planifikimit të ngjarjeve. Askush nuk dëshiron të punojë ose të ndihmojë dikë që është i vështirë të flasë, vështirë për t'u kuptuar ose i pasjellshëm dhe joprofesional në asnjë mënyrë.
Komunikues i shkëlqyer (i cili përfshin dëgjimin!)
Aftësitë e shkëlqyera të komunikimit janë thelbësore në shumë profesione. Në planifikimin e ngjarjeve, miscommunication mund të rezultojë në probleme të shumta si për planifikues ngjarje dhe të klientit, dhe një keqkuptim të thjeshtë mund të ketë rezultate katastrofike. Të jesh në gjendje të komunikosh në mënyrë efektive mendimet dhe idetë është një aftësi shumë praktike që përdoret në baza ditore nga planifikuesit e ngjarjeve të të gjitha niveleve të përvojës.
Këtu janë disa shembuj se si këto aftësi të planifikimit të ngjarjeve përdoren kur planifikohen ngjarjet:
Komunikimi me shkrim:
- duke shkruar propozime për ngjarje për një klient të ardhshëm
- krijimin e materialeve në tregun e firmës suaj
- shkruar kontratat me klientët dhe shitësit
- hartimi i falenderimeve për folësit e ftuar dhe VIP
Komunikim verbal:
- aftësinë për të shpjeguar qëllimin dhe qëllimin e një ngjarjeje
- duke komunikuar në mënyrë efektive idetë tuaja me një mbikëqyrës, klient ose shitës
- të kuptuarit dhe përpunimin e informacionit që është dhënë, të tilla si shqetësimet e një klienti ose pyetje nga një furnizues ushqimesh
- me shkathtësi duke negociuar normat e hoteleve, detajet e kontratës ose shtesat nga shitësi
Krijues
Planerët e suksesshëm të ngjarjeve kanë ide. Shumë prej tyre. Dhe me atë krijimtari, aftësia për të transformuar idenë në diçka të prekshme. Ata mund të marrin një vizion dhe ta sjellin në jetë. Nga zhvillimi i një teme unike për një parti që të dalë me një zgjidhje ujdisje të përballueshme që plotëson një buxhet të vogël, krijimi është thelbësor kur planifikon një ngjarje.
Kreativiteti gjithashtu vjen në lojë kur ballafaqohet me problemet e pashmangshme që lindin gjatë evenimentit më të zellshëm, të planifikuar profesionalisht. Në këtë skenar, kreativiteti merr formë në formën e zgjidhjes së problemeve. Të jesh në gjendje të mendosh kreativisht për të zhvilluar zgjidhje për problemet mund të ndikojë pozitivisht në suksesin e ngjarjes tënde.
multitasker
Në faza të ndryshme të procesit të planifikimit të ngjarjeve, ka shumë detyra që menaxhohen. Ju mund të jeni duke negociuar një kontratë hoteliere, duke u takuar me klientin për të diskutuar folësit e ftuar të mundshëm, duke prenotuar një furnizues, duke intervistuar shitësit me qira dhe duke eksploruar mundësitë e argëtimit. Dhe kjo është vetëm për një ngjarje. Shto ngjarje të shumëfishta në fazat e planifikimit në të njëjtën kohë, dhe rezultati është një veprim mashtrimesh. Planifikuesit e suksesshëm të ngjarjeve duhet të dinë se si të bëjnë shumë punë dhe të mbajnë shumë aspekte të ngjarjes duke lëvizur njëkohësisht pa asnjë prej atyre detyrave që bien nga rruga.
Suksesi qëndron në aftësinë për të përcaktuar përparësitë dhe të përqëndrohet në çdo detyrë në atë mënyrë prioritare, pa u hutuar nga gjërat e tjera që kanë nevojë të mbrohen ose të mbingarkohen nga gjërat e shumta që kanë nevojë për vëmendjen tuaj. Qëndrimi i qetë, i fokusuar dhe fleksibël janë atributet e multitaskerit të suksesshëm.