Përgjigjuni telefonit tuaj me një telefon të duhur të biznesit përshëndetje.
Për shembull, kur i përgjigjeni telefonit, thoni diçka të tillë si "Cypress Technologies." Susan duke folur: Si mund t'ju ndihmoj? " Kjo jo vetëm që lejon që telefonuesi të dijë se ata kanë arritur një biznes, por e vë barrën tek ai për t'iu përgjigjur pyetjes, duke kursyer kohë në pyetje eksploruese si: "A është ky teknologji Cypress?", Dhe biseda boshe.
Mendoni dhe prioritoni si flisni.
A është thirrja më e mirë tani ose më vonë? Shumë nga thirrjet telefonike që marrin bizneset janë kërkesa të shpejta që janë përgjigjur me lehtësi, të tilla si: "Sa vonë jeni të hapur?" Por të tjerët përfshijnë përgjigje më komplekse dhe kohë. Nëse është kështu, tregoni telefonuesit kështu, dhe pyesni kur do të ishte e përshtatshme ta thërrisni përsëri për ta diskutuar atë.
Përdorni Parafrazimin dhe Përmbledhjen për të Mbajtur Telefonatat në Track.
Nëse jeni duke folur me dikë në telefon i cili duket se dëshiron të flasë ose të largohet nga pika, thuaj diçka të tillë si: "Pra, ajo që dëgjoj që po thua është ..." ose "Pra, pikat kyçe janë ..." ose "A është (përmbledh përmbledhje) një përmbledhje e drejtë e asaj që thua?" Është e vështirë të flasësh me dikë që nuk pranon të bisedojë.
Mbyllni çdo thirrje me një përmbledhje të veprimit Ju dhe telefonuesi jeni dakord
Ndërsa kjo do të marrë vetëm disa sekonda në shumicën e rasteve, ajo mund të ju kursejë shumë kohë duke shmangur gabimet dhe nevojën për të kontrolluar dy herë. Për shembull, pas një bisede gjatë së cilës ju keni rregulluar një takim me një klient , mund të thoni, "Mirë.
Do të takohem me ju në zyrën tuaj në (vendosni vendndodhjen) nesër në orën 10 dhe do të kalojmë së bashku mostrat ".
Mbani një Mesazh Pad nga Phones, kështu që ju mund të shënoni detaje gjatë thirrjes.
Kjo nuk është vetëm menaxhim i mirë në kohë, duke ndihmuar të përqendroheni në thirrje, por një ndihmë për menaxhimin e kohës më vonë nëse keni nevojë të gjeni dhe / ose të rishikoni detajet e një bisede të veçantë.
Jepni Klientëve dhe Konsumatorëve tuaj mundësinë e Dërguesit
Shumë prej tyre do të përdorin email për t'ju kontaktuar më shumë sesa për telefonimin nëse ata e dinë se çfarë është adresa juaj e postës elektronike. Sigurohuni që adresa e-mail i kompanisë suaj është e dukshme në kartelat e biznesit tuaj dhe në faqen tuaj nëse keni një. Nëse keni adresat e tyre të postës elektronike, dërgoni email tek klientët dhe klientët tuaj të tanishëm, duke përmendur opsionin e emailit dhe duke e paraqitur atë si një mënyrë për të përmirësuar komunikimin.
Përdor teknologjinë për të menaxhuar kohën që po shpenzoni duke iu përgjigjur telefonit
Si minimum, biznesi juaj duhet të ketë një makinë përgjigjëse dhe postë zanore. Vendosni ato me skriptat e duhura të biznesit dhe i përdorni ato për t'iu përgjigjur telefonit për ju kur jeni jashtë zyrës ose keni nevojë të punoni për diçka të pandërprerë. Më pas planifikoni një kohë për t'iu përgjigjur këtyre mesazheve të telefonit çdo ditë. Sa i përket menaxhimit të kohës, do të fitoni kohë të vlefshme duke grupuar së bashku telefonata.
Nëse po Drejtoni një Biznes me Bazë në Shtëpi, Merrni një Telefon ose Linjë të Biznesit të Veçantë
Duhet të keni një telefon të dytë "vetëm për biznesin" me "vetem" biznesin e vet përgjigjen dhe / ose postën zanore. Jo vetëm që kjo është më profesionale, por do t'ju kursejë kohën që duhet të kalojë përmes mesazheve dhe të përcaktojë se cilat janë të lidhura me biznesin.
Është gjithmonë mirë të kesh një person Përgjigjuni telefonit
Duke pasur një makinë ose më keq, një sistem i automatizuar i Interactive Voice Response (IVR) është një kthesë e vërtetë që do t'ju kushtojë biznesi kur njerëzit nuk shqetësohen për të lënë mesazhe ose për të thirrur përsëri. Nëse përgjigjja e telefonatave hyrëse po merr shumë kohë gjatë ditës, merrni në konsideratë punësimin e një sekretari ose një shërbimi profesional përgjigjieje për t'iu përgjigjur telefonit për ju. Kostoja e marrjes së dikujt tjetër mund të kompensohet nga rritja e produktivitetit tuaj dhe shitjes më të mirë .
Mbani një Skript me Shkrim të Pyetjeve më të Shpeshta Postuar nga Telefoni juaj.
Kjo kursen ju dhe punonjësit tuaj kohë nëse ata nuk duhet të kërkojnë përgjigje ose të mendojnë se si t'i përgjigjen një kërkese të veçantë kur përgjigjen në telefon.
Përmbledhje e telefonit
Mos harroni, telefoni duhet të jetë një vegël biznesi, jo një ndërprerje e kohës që prishet, që rregullon ditën tuaj të punës. Trajtimi i thirrjeve tuaja hyrëse të telefonit sipas këtyre këshillave të menaxhimit të kohës do t'ju ndihmojë të menaxhoni më mirë kohën tuaj, të përmirësoni produktivitetin tuaj dhe ta vendosni telefonin tuaj në vendin e duhur - duke ju ndihmuar që të drejtoni biznesin tuaj në vend se t'ju vraponi.