Zgjidhni Temën dhe Vendndodhjen Tuaj
Ky hap përfaqëson dy variablat që audienca juaj do të dëshirojë të dijë përpara çdo gjëje tjetër.
"Ku dhe pse" i takimit do të ndikojë në çast se cilët do të ftohen dhe nëse do të marrin pjesë apo jo.
Vendi që zgjedh zgjidhni ndikon në takimin e përgjithshëm dhe prek vendimet e tjera që ju duhet të bëni gjatë planifikimit të ngjarjes.
Identifikoni pjesëmarrësit
Një pjesë e madhe e drejtimit të një takimi të fokusuar dhe produktiv është evitimi i distractions, dhe kjo do të thotë kufizimin e ftesave për vendimmarrësit e lartë. Ka një tendencë në kulturën e korporatave që të përfshijë të gjitha palët e ndërlidhura në komunikimet, por ju mund të rritni prodhimin duke eliminuar bashkëpunëtorët që mund të ngadalësojnë progresin me diskutime jo të rëndësishme. Në vend që të ftojmë pjesëmarrësit pa të drejtë vote, inkurajoni pjesëmarrësit kryesorë të bisedojnë me vartësit e tyre para se të vijnë në takim.
Oferta Tre Datat dhe Kohët
Kini kujdes se si pyesni për disponueshmërinë e secilit pjesëmarrës. Është e lehtë të hapësh një "kuti Pandorash" të çështjeve kur është fjala për caktimin e një date reciprokisht të dobishme për takimin tuaj.
Një mënyrë për të shmangur këtë është që të ofrojë disa data dhe afate, pastaj të pyesni secilin person se cili punon më së miri. Nëse jeni me fat atëherë një nga datat do të përputhet me të gjithë. Nëse jo, mos kini frikë të pyesni outlierët nëse ata mund të përshtatin kalendarin e tyre për të akomoduar shumicën.
Krijo një itinerar
Është thelbësore që të keni një orar për cilat tema do të diskutohen së bashku me të cilët do të udhëheqin secilin segment të takimit.
Planifikuesit mund të kenë nevojë të kërkojnë këshilla nga drejtuesit më të lartë në mënyrë që të krijojnë me saktësi një itinerar. Sapo të përfundohet drafti i parë duhet të dorëzohet në grup për miratim.
Diskutoni nevojat e prezantimit
Ka shumë mënyra të ndryshme për t'i paraqitur ide grupit, dhe çdo folës i planifikuar do të ketë preferencën e vet. Funksionaliteti i PowerPoint-it, aksesi në internet dhe bordet e bardha janë vetëm disa nga komponentët që mund t'ju nevojiten për të rregulluar. Jini aktiv në kërkimin e këtyre të dhënave dhe përcillni ato për të konfirmuar ato disa ditë para mbledhjes.
Orari Catering
Çelësi i urdhërimit të ushqimit për takime të vogla është që menuja të funksionojë. Ju nuk dëshironi furnizim ushqimi të ndërhyjë me ndonjë aspekt të biznesit në dorë, në mënyrë që të shmangni ushqimet e tepërta formale nëse është e mundur. Nëse kërkohet një drekë e ulur, atëherë përpiquni të rezervoni një dhomë të afërt për vakt në mënyrë që pjesëmarrësit të mund të kthehen në takim sa më parë që të jetë e mundur.
Dërgo Detajet Përfundimtare
Përafërsisht shtatë ditë para ngjarjes ju dëshironi të dërgoni një kopje përfundimtare të itinerarit dhe detajet për secilin pjesëmarrës. Kjo duhet të përfshijë gjithçka që është urdhëruar për ditën. Gjithashtu përfshini udhëzimet, informacionet e parkimit, numrat e dhomave dhe kontaktet e urgjencës.
Nëse jeni duke punuar me drejtuesit atëherë kopjoni asistentët e tyre administrativ edhe në email.
Dita e Takimit
Si planifikues takimi, është puna juaj për të siguruar që ngjarja të nisë me sukses. Natyrisht, do të dëshironi të arrini në vend në fillim për të inspektuar dhomën dhe për t'u takuar me hotelierët dhe koordinatorët e A / V. Në varësi të vendndodhjes, mund të dëshironi të postoni edhe sinjalizime në mënyrë që të gjithë të gjejnë rrugën e tyre në dhomë.
Dhe atje ju keni - tetë hapa relativisht të thjeshtë për të planifikuar një takim të vogël të suksesshëm.
Ekzekutimi i çdo hapi natyrisht do të marrë kohë dhe zell nga ana juaj, por komunikimi i planeve tuaja me të pranishmit është gjysma e betejës. Sa më shumë njerëz e dinë se çfarë të presin nga takimi, aq më të përgatitur do të jenë ata që të zbresin në biznes.