Para, Gjatë dhe Pas një Auditimi ose Inspektimi
- Autoritetet lokale , për inspektimet e zjarrit, kodet e ndërtimit, çështjet e shëndetit dhe sigurisë dhe shkeljet e mundshme të amerikanëve me Aftësi të Kufizuara (ADA)
- Agjencitë shtetërore , për taksën e shitjes, regjistrimin e biznesit dhe çështjet e punësimit
- Agjencitë federale, duke përfshirë OSHA, ADA, departamentin e pagave dhe të orëve, si dhe emigracionin / zakonet (ICE).
Ja një listë të agjencive shtetërore dhe federale që mund të auditojnë ose të inspektojnë biznesin tuaj.
Llojet e auditimeve dhe inspektimeve
- Disa agjenci duhet të inspektojnë biznesin tuaj kur të hapet. Këto janë zakonisht biznese lokale si departamenti i shëndetit ose departamenti i ndërtimit.
- Disa agjenci inspektojnë rregullisht . Inspektorët lokale të zjarrit dhe të shëndetit zakonisht vijnë në një orar të rradhës.
- Disa agjenci mund të vijnë në biznesin tuaj pa paralajmërime për asnjë arsye . OSHA është një nga këto agjenci.
- Disa agjenci vijnë në përgjigje të një ankese nga një punonjës ose klient ose ndonjë person tjetër. Inspektorët e emigracionit, inspektorët e ADA dhe inspektorët e OSHA përgjigjen ndaj ankesave të një punonjësi apo klienti. Auditorët e IRS ose auditorët e taksave shtetërore të pagave mund të vijnë në përgjigje të një ankese nga një kontraktues i pavarur.
Përgatituni përpara një kontrolli ose kontrolli
Bëni kohë për t'u përgatitur për auditime apo inspektime të mundshme:
- Bëni një listë të agjencive të mundshme që mund të inspektojnë biznesin tuaj specifik. Përfshini agjencitë që mund të shfaqen për shkak të natyrës specifike të biznesit tuaj. Për shembull, bizneset e bazuara në ushqim mund të kenë një inspektor shëndetësor.
- Njihini të drejtat tuaja për çdo lloj inspektimi. A mund të kërkoni që inspektori të kthehet më vonë, kur është më i përshtatshëm për ju? A keni të drejtë të shoqëroni inspektorin ose auditorin?
- Ulem me avokatin tuaj dhe diskutoni të drejtat dhe përgjegjësitë tuaja gjatë këtyre kontrolleve dhe inspektimeve.
- Vendosni procedurat për ju dhe stafin tuaj për të ndjekur kur një inspektor ose auditor shfaqet dhe trajnojë stafin tuaj se çfarë duhet të bëjë. Mund të jetë një ide e mirë për t'i vënë këto procese në një fletore diku.
- Vendosni se kush duhet të njoftohet kur arrin një inspektor. Çfarë duhet të bëjë stafi juaj nëse nuk jeni të disponueshëm? Kush është përgjegjës tjetër? Duhet të njoftohet avokati juaj dhe kur?
- Kontrolloni të dhënat tuaja të biznesit që i përkasin këtij inspektimi për t'u siguruar që ato janë të sakta, të plota dhe në përputhje me ligjin. Për shembull, një inspektor federal ose shtetëror për paga dhe orë do të dëshirojë të shohë fletët e kohës ose të dhënat e tjera të ruajtjes së kohës.
Numri një gjë për të bërë gjatë një inspektimi ose auditimi:
Ji i sjellshëm dhe i dobishëm. Qëndrimi juaj duhet të jetë: "Ne duam t'i bindemi vënies dhe të bëjmë gjënë e duhur. Na ndihmo të dimë se çfarë është kjo. Nëse ka çështje, ne duam t'i korrigjojmë ato."
- Verifikoni identitetin e inspektorit dhe sigurohuni që inspektori të ketë dokumentet e duhura, përfshirë një urdhër, nëse është e nevojshme. Inspektorë të rremë nganjëherë shfaqen në përpjekje për të frikësuar punëdhënësit në dorëzimin e tyre në inspektime, duke paguar gjoba apo gjoba ose duke blerë kostot e pajtueshmërisë.
- Pastaj, vendosni planin tuaj në vend.
- Bëni fotografi, ose mbani një regjistër të inspektimit ose të auditimit. Ndiqni inspektorin ose pyetni nëse mund të uleni në auditim.
- Mos bëni asgjë vullnetare . Nëse pyeteni një pyetje, përgjigjuni. Mos shtoni asgjë në përgjigjen tuaj.
- Në fund të auditimit ose inspektimit, kërkoni një rishikim. Shumica e inspektorëve ose auditorëve nuk do të angazhohen për ndonjë gjë specifike, por ata duhet t'ju japin një ide të përgjithshme nëse ka pasur shkelje dhe çfarë të presim tjetër.
Pas një auditimi ose inspektimi
Nëse shkeljet janë pohuar nga inspektori, ju mund të keni të drejtën e një procesi të ankesave. Si trajtohet ky hap varet nga agjencia specifike. Si vazhdimësi, çdo agjenci duhet t'ju ofrojë një shënim të shkruar të shkeljeve, nëse këto janë të korrektueshme dhe se si, dhe çfarë gjobash dhe ndëshkimesh janë duke u vendosur.
Në këtë pikë, ndoshta do të dëshironi të kontaktoni avokatin tuaj për të diskutuar një përgjigje.
Nëse nuk vijnë shkelje nga inspektimi, diskutoni me punonjësit tuaj se çfarë shkoi mirë, atë që keni dëgjuar ose parë dhe çfarë mund të mësoni për të bërë më mirë herën tjetër.
Për pothuajse çdo biznes, do të jetë një herë tjetër.