Një faturë, ndonjëherë e quajtur një faturë shitëse, është një dokument i dërguar nga një ofrues i një produkti ose shërbimi te blerësi. Fatura përcakton një detyrim nga ana e blerësit për të paguar, duke krijuar një llogari të arkëtueshme . Me fjalë të tjera, fatura është një verifikim me shkrim i marrëveshjes ndërmjet blerësit dhe shitësit të mallrave ose shërbimeve.
Faturat janë një pjesë e rëndësishme e sistemit të regjistrimit të kontabilitetit dhe kontabilitetit të biznesit tuaj, sepse ato regjistrojnë transaksionet e shitjeve.
Çfarë përfshin një faturë?
Seksionet e zakonshme në një faturë përfshijnë:
- Data kur fatura është krijuar. Mos harroni këtë! Data e faturës fillon orën që kalon në klient. Nëse keni kushte (një afat kohor për pagesë), dëshironi të përfshini datën në mënyrë që të gjithë të dinë se kur është pagesa.
- Emrat dhe adresat e klientit dhe furnizuesit. Nëse po krijoni faturë në softuerin e kontabilitetit, mund të keni nevojë vetëm për adresën e emailit të klientit, por është ende një ide e mirë për të mbledhur dhe përfshirë adresën fizike, në rast se keni nevojë të dërgoni një letër ose dokument të vërtetë.
- Kontaktoni emrat e individëve në dy biznese (ose biznese dhe individuale). Është një rregull i mirë i marrëdhënieve me klientët për të siguruar që emrat të shkruhen saktë.
- Përshkrimi i artikujve të blera , ose produkte ose shërbime, duke përfshirë çmimet dhe sasitë. Shpesh do të keni përshkrime të artikujve standard dhe numra të inventarit. Por të jeni sa më specifik dhe më të detajuar, kur krijoni faturën. Kjo shmang konfuzionin dhe "Nuk e di".
- Kushtet e pagesës. Për shembull, ofruesi mund të specifikojë "net 30 ditë", që do të thotë se shuma e plotë është brenda 30 ditëve.
Si të faturoheni një klient
Ju mund të përdorni softuerin e kontabilitetit të biznesit në internet , ose ndoshta po përdorni një faturë të paracaktuar që do të përfundoni. Procesi punon në të njëjtën mënyrë për të dy proceset e faturimit.
Ju do të përgatitni një faturë vetëm pasi të keni dërguar ose dorëzuar produktin ose shërbimin tek klienti.
- Filloni duke identifikuar klientin . Në disa raste, ju gjithashtu mund të dëshironi të identifikoni një nën-klient ose punë brenda dosjes së atij klienti.
- Përfshini numrat e mëparshëm të dokumenteve që lidhen me këtë shitje, duke përfshirë çdo urdhërblerjeje ose marrëveshje ose vlerësim të shitjes.
- Identifikoni artikujt e shitur dhe të dorëzuar . Zakonisht, do të përfshini emrin e produktit ose shërbimit, sasinë (ose kohën, për shërbimet) dhe normën (për artikullin ose për orë). Nëse po përdorni softuerin online, llogaritet totali për secilin artikull. Ky është vendi ku mund të keni nevojë të klasifikoni një artikull si " mbrapa porositur ".
- Çdo artikull merr vijën e vet dhe shtohet totali i të gjitha linjave.
- Tjetra, do të përfshini informacionin e depozitave të bëra tashmë nga klienti ose ndonjë zbritje të aplikuar në këtë faturë.
- Ju mund të dëshironi të ofroni klientëve metoda të ndryshme të pagesës, ndoshta duke dhënë një zbritje për të paguar me para në dorë.
- Përfshini kushtet e transportit për produktet e transportuara. Ekzistojnë dy lloje: pika FOB e transportit ose destinacioni FOB. (F OB qëndron për "falas në bord" ). Nëse termat janë pika FOB e transportit, dërguesi (që është shitësi) paguan transportin. Nëse kushtet janë destinacioni FOB, blerësi paguan transportin. Është gjithashtu një ide e mirë të theksohet nëse klienti merr artikullin ose artikujt, në rast se ka ndonjë pyetje në lidhje me artikullin që po merret.
- Përfshini kushtet e shitjes. Kjo është, kur doni që blerësi të paguajë dhe a do të jepni ndonjë zbritje për pagesën e hershme? Termat janë shprehur si kjo 2/10 Net / 30. Kjo do të thotë që ju do të jepni një zbritje prej 2% nëse pagesa është pranuar brenda 10 ditëve dhe e gjithë bilanci është në 30 ditë.
Faturat mund të postohen me postë ose me email ose me faks për një klient.
Kur një klient paguan, numri i faturës duhet të shënohet në faturën e shitjes dhe të përputhet me faturën e shitjes në programin tuaj të kontabilitetit, prandaj është e qartë se fatura është paguar. Pagesa merr shumën e papaguar nga llogaria juaj e llogarive të arkëtueshme.
Faturat kundrejt urdhrave të blerjes
Faturat nganjëherë ngatërrohen me urdhrat e blerjes . Urdhrat e blerjes (PO) janë përpara transaksionit dhe faturat janë pas transaksionit. Urdhrat e blerjes regjistrojnë një urdhër nga një klient tek një shitës ose furnizues.
Një faturë, nga ana tjetër, regjistron marrjen e produktit ose shërbimit dhe, siç u tha më lart, kushtet e pagesës. Urdhërat e blerjes përdoren nga shumë kompani si pjesë e një procesi miratimi. Disa kompani kërkojnë urdhra blerjeje për produkte ose shërbime mbi një sasi të caktuar.
Faturat kundrejt faturave
Dallimi midis një fature dhe një faturë është fokusi dhe pikëpamja. Fatura është krijuar nga një furnizues dhe është një deklaratë e shërbimeve ose produkteve të prodhuara dhe të dorëzuara tek klienti, përfshirë shumën që i detyrohet. Një faturë mund të krijohet para ose pas marrjes së produktit ose shërbimit. Është e zakonshme që një faturë të përfshihet me produktet që dorëzohen, prandaj marrësi mund të kontrollojë sendet për t'u siguruar që të gjitha ato janë atje.
Një projekt-ligj është një kërkesë për pagesë. Një faturë zakonisht konsiderohet nga këndvështrimi i klientit. Është e zakonshme të marrësh një faturë pa faturë, si në një restorant ose dyqan me pakicë. Një faturë zakonisht jepet me shpresën e pagesës së menjëhershme.
Disa shembuj të faturimit
Kjo faturë përfshin të dhënat kanadeze, por kjo do t'ju japë një ide se çfarë përfshin një faturë .
Këtu janë disa udhëzime hap pas hapi për krijimin e një fature.