Si të zgjidhni softuerin e pagave për biznesin tuaj të vogël

Karakteristikat për të kërkuar në softuerin e pagave online

A po i heq flokët mbi listën e pagave? Të bësh listën e pagave, madje edhe për vetëm një punonjës, ka shumë gracka për pronarin e biznesit të vogël. Ka shumë për të ditur, dhe mbajtja me shumë rregullore federale, shtetërore dhe lokale të taksave për pagat është një dhimbje. Përveç kësaj, ju keni afate për t'u takuar, për pagesat dhe raportet për të gjitha këto agjenci.

Nuk është çudi që shumë biznese të vogla kthehen në shërbimet e pagave për këto detyra.

Por cili shërbim i pagave është më i miri?

Cilat janë shërbimet e listës së pagave?

Ka dy lloje të shërbimeve të listës së pagave: shërbimet online dhe (për mungesën e një termi më të mirë) shërbimet personale. Shërbimet në internet mund të jenë aplikacione ose të bazuara në internet. Shërbimet personale janë një biznes i zotëruar nga një individ i cili mund të bëjë listën e pagave në internet ose që mund të jetë vendor.

Procesi i vlerësimit punon në të njëjtën mënyrë për të dy llojet e shërbimeve të pagave. Por ky artikull do të fokusohet në shërbimet online. Këtu janë disa karakteristika që duhet të keni parasysh:

Sa kushton një shërbim online i pagave?

Gjëja e parë që pyesin pronarët e bizneseve kur kërkon një shërbim të listës së pagave është: "Sa kushton?" Ndërsa kostoja është e rëndësishme, faktorë të tjerë janë po aq të rëndësishëm.

Konsideroni koston e shërbimit tani dhe në të ardhmen. Nëse keni një biznes shumë të vogël me vetëm një ose dy punonjës, mund të dëshironi të kufizoni koston tuaj duke përdorur një shërbim të shkallëzuar, në të cilin kostoja është minimale vetëm për disa punonjës dhe që rritet kur shtoni punonjës dhe shërbime.

Për shumicën e shërbimeve të listës së pagave kam shikuar, kostoja është në muaj, kështu që ju mund të ndryshoni në çdo kohë. Shumica e bazoi koston në numrin e të punësuarve. Disa ofrojnë një mundësi 1099 për të paguar kontraktuesit, shitësit, ose përkthyes të pavarur. (Ju do të gjeni një listë të shkurtër me shpenzimet në fund të këtij neni.)

Shpenzimet vijnë në dy nivele për disa shërbime: një shërbim bazë që vetëm llogarit dhe jep pagesa, ndoshta me një shërbim W-2 dhe një mundësi të plotë shërbimi që gjithashtu bën depozitimin dhe pagesën e taksave të listës së pagave dhe regjistrimeve të taksave, duke përfshirë Forma 941 (forma tremujore e raportimit të tatimit mbi pagat).

Çfarë duhet të përfshijë një shërbim i plotë i pagave?

  1. Setup, Trajnimi dhe Dashboard. Sistemi duhet të jetë i lehtë për tu vendosur. Duhet të keni një pult të udhëhequr përmes proceseve dhe t'ju lejojë të kontrolloni aktivitetet si depozitat dhe depozitat e pagave. Trajnimi duhet të jetë i thjeshtë, me video të mira për t'ju ndihmuar të punoni nëpër procese të ndryshme. Çfarë niveli i njohurive të pagave ata supozojnë që ju keni? Shumica e pronarëve të bizneseve kanë pak njohuri, prandaj shërbimi juaj duhet të ofrojë njohuri themelore të hollësishme të kushteve të listës së pagave, pagesave dhe regjistrimeve.
  2. Paychecks . Secili nga këto sisteme ju lejon të futni informacionin për secilin punonjës, duke përfshirë formularin W-4 për mbajtjen e tatimit federal të tatimit mbi të ardhurat dhe informacione të tjera të nevojshme për përgatitjen e pagave. Sistemet duhet t'ju lejojnë të shkruani kontrolle të shtypura ose të keni kontrolle të drejtpërdrejta të depozituara (mënyra më e mirë). Kontrolloni me bankën tuaj në kërkesat e saj.
  3. Forma W-2. Shërbimi juaj duhet t'ju ofrojë Formularët W-2 , formularin vjetor për pagën e punonjësve dhe tatimet që ju duhet t'u jepni punonjësve në janar. Opsioni i plotë i shërbimit duhet gjithashtu të paraqesë këto forma me Administratën e Sigurimeve Shoqërore për ju në kohën e duhur.
  4. Taksat për arkëtimin e dokumenteve dhe depozitave. Ky është ndoshta shërbimi më i rëndësishëm. Dhënia e dosjes dhe pagesa e këtyre taksave është një përgjegjësi e madhe. Një sistem me shërbim të plotë duhet të paraqesë të gjitha dokumentet relevante të tatimit mbi pagat dhe tatimet mbi punësimin për ju. Ata duhet të bëjnë pagesa në emër tuaj me agjencitë e duhura federale, shtetërore dhe lokale. Formularët duhet të përfshijnë formularin 941 - Paga tremujore dhe deklarata tatimore dhe format federale dhe tatimore të papunësisë.

Shërbimi duhet gjithashtu të mbajë gjurmët e taksave shtetërore dhe lokale të listës së pagave, e cila është një ndihmë e madhe nëse keni punonjës që punojnë në qytete dhe shtete të ndryshme.

Cilat karakteristika të tjera duhet të prisni?

Garancitë tatimore. Shërbimi juaj duhet të garantojë që format tatimore do të dërgohen para të gjitha afateve dhe që pagesat do të bëhen me kohë në mënyrë që të mos bëni gjoba apo gjoba . Shërbimi duhet të bjerë dakord të paguajë gjobat ose gjobat për paraqitjen e vonuar ose pagesën. Nëse ata nuk e bëjnë këtë garanci, mos i përdorni ato.

Qasja në lëvizje. Duhet të keni mundësi të hyni në pult, të bëni ndryshime, të dërgoni informacion në kompjuterin tuaj, telefonin celular ose tabletë ose të telefononi në informacione.

Punonjësi vetë-shërbim. Disa nga këto shërbime kanë një pult që punonjësit mund të hyjnë në dhe të marrin informacion mbi pagesat e tyre të vitit të kaluar.

Ata mund të jenë në gjendje të ndryshojnë informacionin online W-4.

Integrimi me sistemin tuaj të kontabilitetit. Duke pasur shërbimin tuaj të pagave integrohet me sistemin tuaj të kontabilitetit ju kursen kohë dhe para. Intuit Payroll shitet vetëm me QuickBooks Online, kështu që kjo mund të jetë një mundësi e mirë për ju nëse tashmë keni QBO. Software Patriot ka një sistem të kontabilitetit që ju mund të shtoni në shërbimin tuaj të pagave.

Pyetje të tjera të rëndësishme për të kërkuar

Mbështetje dhe Shërbim. Kjo është me të vërtetë e rëndësishme. Gjërat ndodhin dhe listat e pagave duhet të drejtohen në kohë të caktuara. Ju duhet të dini se shërbimi juaj është në dispozicion dhe i dobishëm.

Niveli më i lartë i shërbimit është telefonata. Çfarë orë ka tavolina e ndihmës?

Niveli i dytë më i lartë është biseda. Cilat janë orët e tyre?

Niveli i tretë është email. Sa shpejt reagon shërbimi juaj ndaj postës elektronike?

Gjatë periudhës së provës ose 30 ditëve të para, sigurohuni që të kontaktoni disa herë për të vlerësuar mbështetjen e ofruar.

Updates. Rregulloret e taksave të pagave dhe normat e taksave janë gjithnjë në ndryshim. Ndërsa vlerësoni sistemet, pyesni se si e përditësojnë programin e tyre dhe si i komunikojnë këto përditësime për ju.

Sigurimit. Sa i sigurt është sistemi i tyre? A është ndoshta në re (ndoshta)? Sa shpesh mbrapa?

Shërbime të tjera shtesë që mund të dëshironi

1099 Shërbimi. Disa nga këto sisteme kanë një shtesë (për kosto shtesë) që ju lejon të paguani punëtorët e kontratës, shitësit dhe përkthyesit e pavarur dhe të lëshoni formularët 1099-MISC (të ngjashme me format W-2 për punonjësit). Shërbimi duhet gjithashtu të sigurojë paraqitjen e formularëve 1099-MISC me IRS.

Mbulimi i rezervës . Nëse paguani jo të punësuar, mund t'ju duhet të keni rezervë të lënë pas dore nga pagesat e tyre. Nëse keni shërbimin 1099, shërbimi juaj duhet të jetë në gjendje ta bëjë këtë dhe të lëshojë raporte.

Ku të kontrolloni për shërbime të mundshme

Kur e keni ngushtuar përzgjedhjen tuaj në disa shërbime, kontrolloni ato. Kontrolloni ratings në internet, por mos u varni shumë prej tyre. Një vend më i mirë për të kontrolluar është Zyra e Mirë e Biznesit . Shikoni se cilat ankesa janë paraqitur kundër kësaj kompanie dhe se si janë zgjidhur ato.

Cilat janë disa shërbime të pagave që duhen marrë parasysh?

Ju do të gjeni shumë shërbime të listës së pagave nëse kërkoni internet. Këtu janë vetëm disa për të filluar kërkimin tuaj me të. Ne zgjodhëm opsionin e shërbimit të plotë për secilin.

I ntuit Full Payroll Shërbimi. Ky shërbim është një shtesë për QuickBooks Online. Çmimi varet nga cili version i QBO ju doni dhe nivelin e shërbimeve të listës së pagave që ju nevojitet. Çmimi është mujor.

Patriot Payroll Software. Sistemi i tyre i pagave me shërbim të plotë fillon me 25 dollarë në muaj për një punonjës, duke u rritur me numrin e të punësuarve.

Paychex. Sistemi i tyre bazohet në numrin e të punësuarve. Ata kërkojnë një ofertë me shkrim nga një klient i mundshëm para lëshimit të informacionit të çmimeve.

Gusto: Çmimi i tyre është $ 39 në muaj çmimi bazë plus $ 6 në muaj për person (Ne supozojmë se do të thotë për person që paguhet).

ADP ka tre nivele të listës së pagave, duke përfshirë HR. Nuk kishte çmime të disponueshme.

Si të provoni një sistem pagash

Një çështje përfundimtare: Problemi me provimin e këtyre sistemeve është se ata kërkojnë nga ju që të "vazhdoni të jetoni" dhe nuk mund të lëshoni paga më shumë se një herë. Patriot dhe Gusto kanë versione demo që mund të provoni. ADP ka dy muaj pa pagesë të listës së pagave, por kjo do të thotë që ju jeni të përkushtuar për të kandiduar dy muaj me sistemin e tyre.