W-4, I-9, Aplikimi i Punës, Regjistrimi i Shtetit, dhe Më shumë
Përgjegjësia juaj e parë për dokumentet dhe rregulloret për punonjësit e rinj vjen menjëherë pas punës. Para se punonjësi të fillojë punën dhe të marrë pagën e tij të parë të pagave , ekzistojnë disa forma që ju kërkohet të keni të punësuarit të plotë. Këto forma duhet të plotësohen nga çdo punonjës, sipas ligjeve federale dhe shtetërore.
në shumicën e rasteve, ju nuk keni nevojë t'i ktheni formularët askujt, por ju duhet t'i mbani ato. Kur këto forma janë përfunduar, ju duhet t'i mbani ato në një vend të caktuar, në dispozicion të punonjësve dhe të tjerëve që kanë nevojë t'i shohin ato. Departamenti Amerikan i Punës (nën Divizionin e pagave dhe orëve) ka kërkesa specifike për listat e pagave dhe të personelit që duhet të mbahen në të gjithë punonjësit.
Agjencitë federale, shtetërore dhe lokale gjithashtu mund të auditojnë të dhënat tuaja të punonjësve për një sërë arsyesh, kështu që mbajtja e shënimeve është e rëndësishme.
01 - Formulari W-4 për mbajtjen në burim të tatimit në të ardhurat federale
Të gjitha punëtorët e rinj duhet të plotësojnë Formularin W-4 para se të marrin pagën e parë të tyre. Kjo formë përfshin informacion mbi statusin martesor, numrin e personave në ngarkim, dhe shumat e përcaktuara shtesë të mbajtjes në burim. Përdoret për të llogaritur mbajtjen në burim për taksat federale të të ardhurave. Ju nuk duhet të mbani kopjet e të gjitha formave W-4, vetëm ato më të fundit.
Punëdhënësit nuk duhet t'u japin punonjësve këshilla se si të plotësojnë këtë formular, por ju mund t'i drejtoni ato në një artikull të IRS-it që i ndihmon ata të plotësojnë këtë formular.
Sigurohuni të përdorni versionin më të fundit të formularit W-4. Akti i Shkurtimeve të Taksave dhe i Punës i vitit 2017 bëri ndryshime të rëndësishme në tavolinat e mbajtjes në burim dhe punonjësit mund të duan të ndryshojnë mbajtjen e tyre për të shmangur marrjen e shumë taksave nga pagesat e tyre. Ju duhet të përdorni formularin 2018 W-4 për punë të reja dhe për punonjësit që duan të bëjnë ndryshime në formën e tyre.
Punonjësit mund të ndryshojnë formën e tyre W-4 sa herë që të pëlqejnë. Për shembull, një punonjës mund të marrë një bonus dhe dëshiron të ndryshojë mbajtjen në burim. Është përgjegjësia juaj si punëdhënësi të mbajë gjurmët e ndryshimit të fundit dhe të sigurohet që pagat e punonjësve të pasqyrojnë dëshirat e punonjësit për mbajtjen në burim.
02 - Formulari I-9 dhe E-Verifikimi i Sistemit për Pranueshmërinë e Punësimit
Si një punëdhënës, duhet të dokumentoni të drejtën e punonjësve të rinj për të punuar në SHBA. Dokumenti që duhet ta përdorni është F orm I-9 , Verifikimi i Përshtatshmërisë së Punësimit, i cili duhet të plotësohet nga çdo pagesë e re. Punonjësi i ri duhet të sigurojë dokumentacionin e (a) identitetit dhe (b) të drejtën për punë.
Ka dy hapa për procesin I-9. Së pari, punonjësi plotëson formularin dhe deklaron se cilat dokumente të identitetit dhe punës do të përdoren. Pastaj, ju si punëdhënësi duhet të shikoni ato dokumente dhe të siguroheni se janë të përshtatshme dhe të përshtatshme.
Ju duhet ta mbani këtë formular në të dhënat e punonjësit, por ju nuk keni nevojë ta dërgoni te dikush. Nëse një oficer i emigracionit vjen në kompaninë tuaj ose dëshiron të inspektojë dokumentet e punonjësve tuaj, forma është dëshmi juaj që ju keni verifikuar të drejtën e punës së punonjësit.
Punëdhënësit më të mëdhenj (me shumë punonjës) mund të regjistrohen për sistemin E-Verify dhe ta përdorin atë për të kontrolluar përshtatshmërinë e punonjësve të rinj për të punuar në SHBA. Sistemi përdor informacionin në Formularin I-9 për t'u krahasuar me bazat e të dhënave federale.
03 - Formulari i Aplikimit për Punë
Çdo punonjës i ri duhet të plotësojë një formular aplikimi për punë, edhe nëse ky person tashmë ka dorëzuar një CV për punën. Formulari i aplikimit për punë përmban informacione për punonjësin e ri që mund të verifikohet, si punëdhënësit e mëparshëm dhe arsimi. Gjithashtu përfshin disa deklarata që aplikanti duhet të nënshkruajë.
Një deklaratë në formularin e aplikimit vërteton se informacioni mbi aplikacionin është i vërtetë dhe korrekt, ndërsa deklaratat e tjera i lejojnë punëdhënësit të kryejë kontrolle referimi dhe kontrolle të mëparshme.
Duke pasur një formular aplikimi për çdo punonjës ju mbron si punëdhënës nga një kërkues që bën kërkesa mashtruese dhe ju lejon të veproni nëse formulari i aplikimit nuk është i saktë.
04 - Mbajtja në burim dhe regjistrimi
Punëdhënësit duhet të regjistrojnë punonjës të rinj me sistemin e ri të njoftimit të qirave të shtetit; ky regjistrim lejon shtetin të mbledhë pagesat e ndihmës së fëmijëve nga këta punonjës. Një listë e sistemeve të njoftimit të shtetit është përfshirë në këtë artikull.
Çdo shtet që mbledh taksat mbi të ardhurat ka kërkesa për punëdhënësit që të raportojnë dhe paguajnë këto taksa. Kontaktoni departamentin tuaj shtetëror të të ardhurave (ose ekuivalent) për informacion se si të regjistroheni si punëdhënës në shtet. Kjo agjenci shtetërore gjithashtu do t'ju japë informacion mbi mbajtjen e formularëve dhe kërkesave për raportimin dhe pagesën e shumave të mospaguara.
Për shtetet që kanë një taksë mbi të ardhurat, do t'ju duhet të zbritni këto taksa nga pagat e punonjësve dhe t'i dërgoni taksat e mbajtura në agjencinë e duhur shtetërore.
05 - Një listë kontrolli për punësimin e punonjësve të rinj
Këtu është një listë e plotë e proceseve të reja të punës me 12 hapat , prandaj mos harroni asgjë. Ai përfshin marrjen e një numri identifikues të punëdhënësit (një numër identifikimi të punëdhënësit federal) që regjistrohet me IRS-në për raportimin dhe pagesat tatimore dhe regjistrimin me entitetin tatimor të shtetit tuaj (nëse kërkohet tatimi në të ardhurat e shtetit). Listat dhe kërkesat e tjera janë gjithashtu të listuara.
06 - Një gjë tjetër - Doracaku i punonjësve tuaj
Nëse biznesi juaj ka disa punonjës, duhet të keni një doracak të punonjësve ose udhëzime për politikat dhe procedurat. Një doracak mund të përfshijë përshkrimet e procesit të punës dhe përfitimet përveç politikave dhe procedurave.) Të gjithë punonjësit e rinj duhet të marrin një kopje të këtij doracaku dhe duhet të nënshkruajnë se ata e kanë lexuar dhe kuptuar atë.
Doracaku i punonjësve bëhet një dokument ligjërisht i detyrueshëm për të dy ju dhe punonjësit tuaj. Duke pasur punonjësit të lexojnë manualin e punonjësve mund të ndihmojë në parandalimin e punonjësve të pakënaqur, pritjet e paplotësuara, dhe paditë e mundshme.