Planifikimi i auditimit
Siguruesi i kompensimit të punonjësit tuaj ka të ngjarë të fillojë procesin e auditimit menjëherë pasi të përfundojë politika e kompensimit të punonjësit tuaj.
Ju mund të merrni një letër nga siguruesi juaj ose një telefonatë nga personi i caktuar për të kryer auditimin tuaj. Auditori juaj i caktuar duhet të planifikojë auditimin në një kohë që është e përshtatshme për ju. Data duhet të jetë mjaft e gjatë në të ardhmen që ju do të keni kohë të mjaftueshme për të mbledhur informacionin që auditori do të ketë nevojë. Kërkojuni auditorit t'ju japë një përmbledhje të të dhënave që ai ose ajo do të kërkojë për të kryer auditimin.
Vini re se auditori juaj i caktuar mund ose nuk mund të jetë një punonjës i siguruesit. Disa sigurues mbajnë një departament të auditimit në shtëpi me punonjës të tyre. Të tjerë e transferojnë funksionin e auditimit në një firmë të pavarur audituese. Procesi duhet të jetë i njëjtë nëse auditimi kryhet nga një punonjës i siguruesit ose një kontraktori.
Regjistrimet që do t'ju nevojiten
Auditori do të ketë nevojë për informata të ndryshme financiare për periudhën kohore të mbuluar nga politika që auditohet. Këtu është lloji i informacionit që mund t'ju kërkohet të jepni:
- Llogari kontabël
- Formularët e taksave, veçanërisht formularët 941 dhe 944, Punëdhënësit Federal Tax Return (tremujore dhe vjetore, respektivisht)
- Regjistrimet e pagesave të parave të gatshme
- Pagesat për shërbimet e ofruara nga kontraktorët e pavarur. Auditori do të duhet të verifikojë se këta punëtorë nuk janë punonjësit tuaj.
- Pagesat për shërbimet e ofruara nga nënkontraktorët
- Certifikata e sigurimit për çdo nënkontraktor që keni marrë me qira
- W-2 dhe 1099
- Përshkrimi i punës për çdo punëtor. Sigurohuni që ai të përshkruajë me saktësi detyrat e punëtorit.
- Përshkrimi i operacioneve të biznesit tuaj
- Të dhënat e pagave për periudhën e politikës. Auditori do të duhet të verifikojë të gjitha burimet e pagave të ofruara për secilin punëtor (paga, shpërblime etj.).
- Kufizimet e pagave të zbatueshme për zyrtarët ekzekutivë, partnerët, pronarët e vetëm etj. Që mbulohen nga politika
- Vlerësimi i punës suaj të vlerësimit
Pasi të keni mbledhur të dhënat e nevojshme, do t'ju duhet ta organizoni atë. Vendosini të gjitha të dhënat tuaja të listës së pagave (të tilla si format W-2, cungun e paguar dhe regjistrimet jashtë orarit) së bashku në mënyrë që informacioni të jetë lehtësisht i arritshëm. Po kështu, vendosni të gjitha informacionet në lidhje me nënkontraktuesit, duke përfshirë shumat e pagesës dhe certifikatat e sigurimit, në një vend. Përpjekjet tuaja do të paguhen, duke e bërë auditimin më të lehtë dhe më të shpejtë.
Çfarë përfshihet në listën e pagave?
Pagesa e kompensimit të punonjësit tuaj llogaritet duke shumëzuar një normë të caktuar të listës së pagave dhe pastaj duke e ndarë rezultatin me 100. NCCI dhe shumica e autoriteteve të kompensimit të punëtorëve shtetërorë i referohen listës së pagave si shpërblim . Këto terma përdoren shpesh në mënyrë të ndërsjellë. Të dyja do të thotë vlera monetare e shërbimeve që punonjësit tuaj i japin organizatës suaj.
Shpenzimet që përfshihen në shpërblim ndryshojnë disi nga shteti në shtet. Megjithatë, ato përgjithësisht përfshijnë:
- Pagat dhe pagat bruto, duke përfshirë pagat dhe pagat prapavepruese
- Komisione. Kjo përfshin komisionet e përgjithshme të marra nga një punëtor dhe çdo tërheqje kundër komisioneve.
- Bonuset, duke përfshirë planet e aksioneve bonus
- Pushime, pushime dhe pagesë e sëmurë
- Pagesa jashtë orarit. Në të gjitha, por disa shtete, shpërblimi përfshin jashtë orarit të llogaritur në normën e drejtpërdrejtë. Për shembull, supozoni që norma normale e orëve të një punëtori është 20 $ në orë. Nëse punonjësi paguhet $ 600 për 20 orë jashtë orarit, do të përfshiheni vetëm $ 400 të pagës jashtë orarit.
- Pagesat e bëra nga ju që përndryshe do të ishin ndaluar nga pagesa e punonjësve siç kërkohet me ligj për sigurimet shoqërore, Medicare ose një plan pensioni
- Pagesa për punëtorët në baza të ndryshme nga koha e punuar. Shembujt janë vepra me copa, ndarjen e fitimeve ose planet e stimujve.
- Pagesa ose leje për vegla dore ose mjete të dorës të mbajtur nga përdoruesit që përdorin për të kryer punët e tyre
- Vlera e qiradhënies së një apartamenti apo shtëpie që i jepet një punonjësi. Gjithashtu, vlera e banesave të tjera dhe ushqimeve të marra nga një punëtor si pjesë e pagës së tij ose të saj
- Pagesat e zbritura nga pagesa bruto e punonjësve për daljen në pension, kafene, ose planet e kursimeve
- Listat e pagave për punonjësit e nënkontraktorëve të pasiguruar (shih komentet më poshtë)
Çfarë është përjashtuar nga lista e pagave?
Ekzistojnë një numër shpenzimesh që përjashtohen zakonisht kur listën e pagave llogaritet për qëllimin e sigurimit të kompensimit të punëtorëve të klasifikuar. Ndërsa këto ndryshojnë nga shteti, ato shpesh përfshijnë:
- Këshilla dhe mjete të tjera të marra nga punonjësit
- Paga e shkyçjes (përveç kohës së punuar)
- Zbritje për mallrat e blera nga punëdhënësi
- Shpenzimet e rimbursuara të biznesit
- Paguani për detyrë ushtarake aktive
- Shpërblime uniforme
klasifikimet
Një nga detyrat primare të auditorit është të sigurojë që biznesi i siguruar të klasifikohet siç duhet. Sistemet e klasifikimit të kompensimit të punëtorëve janë dizajnuar për të kategorizuar bizneset , jo punonjësit individualë. Auditori do të shqyrtojë veprimet e kompanisë tuaj për të përcaktuar nëse klasifikimi bazë i renditur në politikën tuaj është i saktë.
Klasifikimi bazë është klasifikimi që përshkruan më mirë biznesin tuaj të përgjithshëm. Kjo shpesh është e njëjtë me klasifikimin qeverisës (klasifikimi ka caktuar shumën e pagave). Për shembull, supozoni se veproni me një dyqan makine. Disa nga punonjësit tuaj punojnë me lathes, ndërsa të tjerët veprojnë shtyn stërvitje ose makina vulosje. Aktivitetet specifike të kryera nga punonjësit tuaj mund të ndryshojnë nga punëtori në punëtor. Megjithatë, ata të gjithë i përshtaten klasifikimit tuaj bazë, Shop Machine.
Disa punonjës mund të kryejnë detyra që kërkojnë klasifikime të veçanta. Për shembull, dyqani juaj i makinave punëson një punonjës klerik, i cili kryen punën e tij në një zyrë të mbyllur nga punëtorët e tjerë. Ky punonjës ka të ngjarë të caktohet klasifikimi Punonjës i Zyrës së Klientit në vend të Shitores së Makinave.
Sistemet e klasifikimit të kompensimit të punëtorëve janë jashtëzakonisht komplekse. Auditori juaj mund të riklasifikojë biznesin tuaj në një mënyrë që ju nuk e kuptoni ose që nuk ka kuptim për ju. Në këtë rast, pyetni auditorin për një shpjegim. Nëse jeni ende të hutuar rreth ndryshimeve, kërkoni ndihmën tuaj nga agjenti ose ndërmjetësi juaj .
Takimi me auditorin
Për të kryer auditimin, auditori do të duhet të takohet me ju ose një përfaqësues të besuar të firmës suaj. Nëse delegoni këtë detyrë dikujt tjetër, sigurohuni që ai ose ajo:
- e di mirë biznesin tuaj
- kupton të gjitha fazat e veprimtarisë së firmës suaj
- e di se cilat detyra kryhen nga secili punonjës
- kupton politikën e kompensimit të punëtorëve të kompanisë suaj, duke përfshirë klasifikimet që përmban
- kupton të dhënat financiare të firmës suaj, përfshirë të dhënat e listës së pagave, në mënyrë që ai ose ajo t'i përgjigjet pyetjeve nga auditori
Kur takoheni me auditorin, ju ose i emëruari juaj duhet të jeni bashkëpunues dhe t'i përgjigjeni pyetjeve të auditorit sa më shumë që mundeni. Mos ofroni informacione që nuk janë kërkuar.
Ashtu si shumë biznese, firma juaj mund të punësojë një firmë kontabël offsite për të trajtuar funksionet tuaja të kontabilitetit dhe pagave. A duhet të takohet me llogaritarin tuaj me auditimin në emër tuaj? Përgjigjja është jo. Klienti juaj mund t'i sigurojë auditorit të dhënat financiare që ai ose ajo ka nevojë për të bërë auditimin. Megjithatë, auditori do të duhet të vizitojë lokalet tuaja për të kryer një auditim fizik.
nënkontraktorët
Shumë shtete kanë ligje që vendosin përgjegjësi ndaj kontraktorëve që punësojnë nënkontraktorë të pasiguruar. Këto ligje do të zbatohen për ju nëse biznesi juaj vepron si kontraktues dhe nënkontraton punën me të tjerët.
Për shembull, supozoni se kompania juaj, ABC Construction, punëson një nënkontraktor të quajtur P & J Plumbing për të bërë punën e gypave në një ndërtesë që po rinovon. Një punonjës i P & J është plagosur në punë dhe përpiqet të paraqesë një kërkesë për kompensim të punëtorëve. Sidoqoftë, P & J nuk ka blerë kompensimin e punëtorëve. Në shumicën e shteteve, punëtori i dëmtuar mund të kërkojë përfitime sipas politikës së kompensimit të punonjësit tuaj.
Siguruesit kërkohet nga ligji për të siguruar përfitime për punonjësit e nënkontraktorëve të pasiguruar. Kështu, auditori juaj do të shqyrtojë dokumentet tuaja tatimore dhe të kërkojë 1099 forma të lëshuara për nënkontraktorët. Ai ose ajo do të kontrollojë për të parë nëse keni marrë një certifikatë sigurimi nga secili nënkontraktor që keni punësuar. Nëse ndonjë nënkontraktor që keni punësuar nuk ka ofruar dëshmi të sigurimit të kompensimit të punëtorëve, auditori do t'ju kërkojë një shtesë shtesë për mbulimin e sigurimit të atij kontraktori.
Norma e ngarkuar për një nënkontraktor të pasiguruar varet nga lloji i punës që ka kryer nënkontraktuesi. Për shembull, nëse nënkontraktori ka kryer punë me mbulim, atëherë do të përdoret shkalla e klasifikimit të mbulimit të aplikueshëm. Norma do të zbatohet për të gjithë ose një pjesë të kostos së punës së nënkontraktuar. Nëse paratë që keni paguar për nënkontraktor ishin vetëm për punë, atëherë kostoja e plotë (e ndarë me 100) do të përdoret si bazë e shpërblimit.
Kontraktor kundrejt nenkontraktorit
Nëse biznesi juaj nuk është një kontraktues, a jeni përgjegjës për dëmtimet e shkaktuara nga punonjësit e kontraktorëve të pavarur që merrni me qira? Përgjigjja është përgjithësisht jo. Kontraktuesi ushtron një biznes që është i pavarur nga ju. Kështu, kontraktuesi është përgjegjës për sigurimin e punonjësve të kompensimit për punonjësit e saj të dëmtuar.
Për shembull, supozoni se posedoni një dyqan me pakicë. Ju punësoni një fabrikë të pabesueshëm, një kontraktues dyshemeje, që të heqni një dysheme të vjetër linoleumi në dyqanin tuaj dhe ta zëvendësoni atë me një të re. Ju përshkruani rezultatin që dëshironi (një kat i ri) dhe Fabulous bën punën. Një mbikëqyrës i shkëlqyer mbikëqyr punëtorët e parketeve. Mbikëqyrësi përcakton oraret e punës dhe dikton mënyrën se si punonjësit kryejnë punën e tyre. Nëse një punonjës Fabulous është plagosur gjatë instalimit të dyshemesë suaj të re, Fabulous (jo firma juaj) duhet të jetë përgjegjës ndaj punëtorit.
Ka disa situata ku një kompani mund të mbahet përgjegjëse për dëmtimet e punonjësve të një kontraktori të pavarur. Kështu, ju duhet të insistoni që të gjitha punimet e kontraktorit të pavarur ofrojnë dëshmi se ata kanë blerë punëtorë për kompensim.