Si të dini nëse keni një problem të kontrollit të inventarit
Ekzistojnë disa metoda që mund të përdorni për të kontrolluar testimin e proceseve të kontrollit të inventarit. Një metodë është t'i nënshtrohet një rishikimi të dërgesave të humbura kohët e fundit për klientët tuaj. A ishte ndonjë nga këto dërgesa të humbura për shkak të mungesës së të kuptuarit të asaj që keni në dorë dhe në dispozicion për të transportuar?
Për shembull, mund të keni pasur 100 secila nga Pjesa A dhe një klient kërkoi 100 secila. Por ata nuk ju nevojiten për ta dërguar atë deri në javën e ardhshme, kështu që 100 pjesët e secilës pjesë të A u ulën në depo tuaj. Ditën tjetër, një klient tjetër thirri dhe kërkoi 100 për secilën nga Pjesa A. Ju ishit larg nga zyra, duke u kujdesur për dyzet milionë gjëra të tjera që një pronar i biznesit të vogël duhet të kujdeset, kështu që një punonjës tjetër juaj mori thirrjen . Se një punonjës tjetër kontrolloi dhe pa 100 çdo pjesë të A-së të ulur atje dhe e dërgoi atë të konsumatorit të dytë. Javën e ardhshme, ju duhet të dërgoni 100 pjesët e Pjesës A tek klienti i parë, dhe nuk ishte atje.
Biznesi juaj i vogël mund të ketë një problem të kontrollit të inventarit. Është e rëndësishme të dini jo vetëm se çfarë ka biznesi juaj i vogël në dorë, por atë që keni që është në dispozicion për të transportuar. Në rastin e mësipërm, ndërsa një punonjës tuaj pa se keni pasur 100 secila pjesë të A për të transportuar, nuk ka pasur asnjë proces në vend për të lejuar që ajo të dijë se secila 100 janë ndarë tek një klient tjetër.
Auditimi i dyshemesë në fletë
Një metodë tjetër që mund të përdorni për të kontrolluar testin e inventarit tuaj është që të bëni një kontroll në katin e poshtëm. Kjo do të thotë që ju të dilni në katin tuaj të magazinës (ose dhomën e magazinimit, sallën e sallës ose garazhin - kudo që biznesi juaj i vogël të mbajë inventarin) dhe ju zgjidhni një pjesë të vogël të artikujve për t'u numëruar.
Do të diskutojmë se sa artikuj do të llogariten më vonë, por kur të përfundoni, atëherë merrni ato numra të numërimit në sistemin tuaj që ndjek inventarin. Kjo mund të jetë WMS (sistemi i menaxhimit të magazinave), ERP / MRP (planifikimi i burimeve të ndërmarrjeve / planifikimi i kushteve materiale), një spreadsheet Excel, një libër i librit ose, ndoshta, një grumbull Post-It. Nëse nuk keni një sistem që regjistron inventarin tuaj - edhe nëse është vetëm një grumbull i Post-It - ju keni një çështje të kontrollit të inventarit.
Në auditimet nga dyshemeja në fletë, atëherë krahasoni numrat fizikë që sapo keni bërë me atë që sistemi juaj i kontrollit të inventarit mendohet të keni pasur. Përsëri, qëllimi juaj duhet të jetë 100% saktësi. Nëse numrat tuaj të numërimit fizik nuk përputheshin saktësisht me atë që sistemi juaj i kontrollit të inventarit mendon se keni pasur, ae dini pse? Dhe mund të zbatoni kundërmasat për të parandaluar që kjo të ndodhë përsëri? Disa nga arsyet më të njohura që numëron nuk lidhen përfshijnë:
- Ju keni marrë një dërgesë nga furnizuesi juaj, por nuk i keni numëruar pjesët në kutitë. Lista e paketimit nuk duhet të llogaritet si 100% e saktë. Hapni kutitë dhe numëroni përmbajtjen. Nëse furnizuesi juaj thotë se ju dërguan 1,000 pjesë dhe ata vetëm ju dërguan 990 pjesë dhe ju nuk e kapni gabimin - ju jo vetëm që keni një çështje të kontrollit të inventarit, por mund të përfundoni me anijet e shkurtra të klientëve tuaj.
- Ju keni dërguar pjesë në një klient, por nuk e zvogëloni inventarin tuaj në mënyrë korrekte. Ose në të gjitha. Sigurohuni që po zbritni dërgesat tuaja nga jashtë nga inventari juaj, arrin në kohë reale.
- Çështjet e cilësisë ju detyruan të hiqni një pjesë të inventarit nga grumbulli juaj i përdorshëm i inventarit. Sidoqoftë, sistemi i kontrollit të inventarit nuk ka një mënyrë për të dalluar në mes të përdorshëm dhe jo të përdorshëm, prandaj sistemi juaj thotë se ke më shumë se sa mund të përdorësh. Duke pasur aftësinë për të dalluar në mes të inventarit të përdorshëm dhe jo të përdorshëm nuk është vetëm një tipar i rëndësishëm që ju lejon të mbani gjurmët e pjesëve me çështje cilësore, por gjithashtu mund të jetë një mekanizëm për të shpërndarë inventarin tek një klient duke i mbajtur ato pjesë në magazinë.
- A janë produktet tuaja të vlefshme dhe të lehta për t'u larguar? Një kompani që shet anvils mund të ketë më pak se një çështje pilferage se një kompani që shet monedha ari. Sigurohuni që plani juaj i kontrollit të inventarit të përfshijë një mënyrë për të ruajtur sigurinë e produkteve tuaja. Dhe zbatoni një program të numërimit të ciklit që ju ndihmon të mbani gjurmët e inventarit tuaj.
Bazat e programit të programit të ciklit
Një program i numërimit të ciklit është ajo që po ndodh gjatë atyre akuzave kat-to-fletë. Programi i numërimit të ciklit është një proces me të cilin rregullisht llogarisni një përqindje të pjesëve tuaja në mënyrë që, gjatë një viti, t'i numëroni të gjitha (ose të paktën të gjitha pjesët tuaja më të vlefshme).
Ju mund të përdorni një program të numërimit të ciklit në lidhje me një inventar fizik vjetor , i cili zakonisht ndihmon në zvogëlimin e ndryshimeve të atyre inventarëve fizikë. Disa kompani përdorin numërimin e ciklit në vend të inventarit fizik vjetor, por unë nuk e rekomandoj këtë.
Për të përcaktuar parametrat e programit tuaj të numërimit të ciklit, duhet të përcaktoni:
- Sa pjesë të tërësishme duhet të llogaritni?
- A do t'i numëroni gjatë gjithë vitit? Nëse jo, si do ta përcaktoni pikën e ndërprerjes? Në mënyrë tipike, kompanitë ndjekin rregullin 80-20, dmth. 80% e vlerës së inventarit tuaj vjen nga 20% e pjesëve tuaja - kështu që fokusohemi në numërimin e 20%.
- Sa shpesh do të numëroni?
- Kush do ta kryejë numërimin? Nëse kompania juaj është mjaft e madhe, kundërshti i ciklit duhet të jetë dikush, puna e të cilit është e lidhur me saktësinë e inventarit. Kjo ndihmon në marrjen e ndonjë konflikti të mundshëm interesi në procesin e numërimit të ciklit. Numërimi i ciklit është një auditim - jo një instrument vlerësimi i performancës së punës.
- Si do të bëhet numërimi? Procesi i dyshemesë në fletë është metoda e preferuar. Një numërues i ciklit duhet t'i jepet një listë e numrave të pjesëve dhe lokacioneve. Kontrolluesi pastaj shkon mbi dysheme dhe i numëron ato. Ai nuk duhet të ketë asnjë ide se sa njerëz duhet të presin të jenë atje. Një metodë tjetër është numërimi i fletëve në dysheme. Kjo është e kundërta e metodës dysheme në fletë. Metoda e fletës në dysheme fillon kur e dorëzoni një numër listash të pjesëve dhe numrat e tyre përkatës sipas sistemit të ndjekjes së inventarit. Kontrolluesi pastaj kontrollon sasitë fizike në raftet në krahasim me numërimin e sistemit.
Duke kuptuar faktorët e procesit të numërimit të ciklit të mësipërm, atëherë mund të ndërtoni programin tuaj të numërimit të ciklit. Për shembull, nëse keni 500 numra pjesë për të numëruar dhe mund të numëroni një herë në javë, atëherë mund të numëroni 10 pjesë në javë (ose vetëm dy në ditë). Deri në fund të një viti 50-javor, do të keni numëruar të gjitha 500 numrat e pjesëve. Vetëm mos harroni të numëroni numra të ndryshëm të pjesëve me secilën numërim, për të shmangur mbingarkimin e numrit të një pjese dhe nën-numërimin e një numri tjetër.
Gjatë këtij procesi, është e rëndësishme të dini kur llogaritë e inventarit tuaj janë jashtë. Kjo është arsyeja pse një numërues i ciklit nuk duhet të jetë mbikëqyrës i magazinës ose nëpunës i kontrollit të inventarit. Është natyra njerëzore për këta punonjës që të vënë rregullime në vend pa përshkallëzuar çështjet themelore të menaxhimit. Si pronar ose menaxher i biznesit të vogël, duhet të dini kur proceset e kontrollit të inventarit nuk po funksionojnë, kështu që ju mund të zbatoni kundërmasat për të parandaluar çështjet e rrymës.
Zgjidhja e problemeve të kontrollit të inventarit
Një program i numërimit të ciklit, i kombinuar me një inventar fizik vjetor, shkon një rrugë të gjatë drejt zgjidhjes së problemeve të kontrollit të inventarit. Programet e numërimit të ciklit ndihmojnë në identifikimin e mangësive në kontrollin e inventarit, por juve ju duhet të bëni ndryshime për të ndrequr çështjet që programi juaj i numërimit të ciklit zbulon.